4 Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Leitwarte automatisieren sollten

Wenn Sie noch nicht ganz von den Vorteilen der Automatisierung überzeugt sind oder es in Ihrem Unternehmen Skeptiker gibt, kann Ihnen dieser Blog helfen

Die Kontrollräume sind das Nervenzentrum eines Finanzunternehmens. Sie sind die Schnittstelle, über die alle geschäftsbezogenen Daten geleitet werden müssen, um dort aufbereitet, analysiert und gespeichert zu werden. Doch so wichtig sie für den sicheren und rentablen Betrieb des Unternehmens auch sind – Kontrollräume werden in der Regel mit einem kleinen Team betrieben: vielleicht fünf oder sechs Personen, die dafür zuständig sind, potenzielle Interessenkonflikte bei Hunderten oder sogar Tausenden von Geschäften zu überwachen, die alle gleichzeitig ablaufen und bei denen die Daten wie bei jeder Geschäftstätigkeit miteinander verflochten sind.

Sicher und rentabel . Genau da liegt das Problem. Transaktionen müssen schnell abgewickelt werden, damit keine Geschäfte verloren gehen. Doch Schnelligkeit darf nicht auf Kosten der Sorgfalt gehen: Es muss sichergestellt werden, dass keine internen oder externen Grenzen überschritten werden, die nicht überschritten werden sollten. Es sind die Teams in der Kontrollzentrale, die jeden Tag kämpfen – vielleicht nur mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten bewaffnet. Doch diesen Krieg des 21. Jahrhunderts mit Waffen des 20. Jahrhunderts zu gewinnen, wird immer schwieriger. Weltweit nehmen die regulatorischen Anforderungen zu, immer mehr Transaktionen werden grenz- und handelsblockübergreifend abgewickelt, und die Finanzinstitute selbst agieren auf einer immer komplexeren Ebene.

Automatisierung kann helfen. Das versprechen wir. Falls Sie jedoch noch nicht ganz überzeugt sind oder vielleicht nach weiteren Argumenten suchen, die Sie der Unternehmensleitung vorbringen können, könnte Ihnen das Folgende weiterhelfen.
1. UMSATZSTEIGERUNG
Die Teams in den Kontrollräumen sind die Elite der Compliance-Welt. Was die Mitarbeiter an vorderster Front betrifft, so verfügen sie in der Regel über mehr Erfahrung als jeder andere im Ministerium. Ihre Arbeit ist anspruchsvoll und ihre Leistung steht stark im Fokus der Unternehmensleitung, da der Transaktionsbereich eines Unternehmens traditionell ein wichtiges Profitcenter darstellt. Auch hier steht diese kleine Gruppe unter hohem Druck, Geschäfte schnell und sicher abzuschließen.

Wenn Sie feststellen, dass die Fluktuation in Ihrem Kontrollraumteam höher ist, als Sie es gewohnt sind oder als Ihnen lieb ist, kann die Automatisierung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Die richtige Leitstellensoftware ordnet die Flut eingehender Informationen, automatisiert die zeitaufwendigsten und monotonsten Aspekte der Datenverarbeitung und ermöglicht es Ihren leistungsstärksten Mitarbeitern, die anspruchsvollen kognitiven Aufgaben zu übernehmen, die sie ohnehin erledigen sollten.

2. VERSTÖSSE HÄUFEN SICH
Eine Selbstverständlichkeit, die aber zweifellos etwas mehr Zeit zum Nachdenken verdient. Wenn Sie immer öfter von Regulierungsbehörden über Dinge hören, von denen Sie nichts hören wollen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Kontrollraum, nun ja, die Kontrolle verloren hat. Und wenn Sie den Leuten im Kontrollraum vertrauen, lohnt es sich zu fragen, ob sie so überlastet sind, dass sie ihre Arbeit nicht mehr erledigen können.

Oder selbst wenn sie nicht überlastet zu sein scheinen, kann es sein, dass ein manuelles oder halbmanuelles „System“ in der Leitwarte ihnen nicht die Informationen in dem geeigneten Format liefert, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Großunternehmen verfügen zwar über eine Fülle von Daten in unübersichtlicher Form, die gebündelt und katalogisiert werden müssen. Aber auch kleine Unternehmen müssen Überwachungslisten und Auswahllisten genau im Auge behalten. Kontrollraum-Software ist längst nicht mehr nur etwas für große Investmentbanken.

3. WENIGER ABGESCHLOSSENE GESCHÄFTE
Auch hier gilt: Für eine Großbank oder ein ähnliches großes Finanzinstitut kann der Transaktionsbereich eine wichtige Gewinnquelle sein. Transaktionen müssen sorgfältig, aber auch zügig abgewickelt werden. Ihre Transaktionsteams stehen höchstwahrscheinlich im Wettbewerb mit den Transaktionsteams anderer Unternehmen, die alle gegen die Uhr arbeiten, um innerhalb einer vorgegebenen Frist – oder vielleicht sogar so schnell wie möglich – das beste Geschäft für einen Kunden abzuschließen.

Da die Uhr für das Transaktionsteam tickt, tickt sie auch für das Kontrollraumteam. Eine gute Kontrollraum-Software entlastet Ihr Kontrollraum-Team nicht nur von den schlimmsten manuellen Aufgaben, die bei der Aufbereitung der verfügbaren Fakten anfallen, sondern liefert auch ein möglichst umfassendes Bild der Situation. Wenn Ihr Unternehmen also einen Rückgang bei der Anzahl erfolgreich abgeschlossener Transaktionen festgestellt hat, könnte die richtige Software hier Abhilfe schaffen.

4. AUDITS
AUSSERGEWÖHNLICH SCHMERZHAFTAudits oder behördliche Prüfungen sind sicherlich nie willkommen, müssen aber nicht unbedingt die Tortur sein, die sie manchmal darstellen. Eine umfassende Audit- und Berichtsfunktion ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Kontrollraum-Software. Eine solche Suite führt für jedes Ereignis – sei es das Anlegen, Ändern oder Löschen im Zusammenhang mit einer Vereinbarung – ein detailliertes Prüfprotokoll. Sie liefert aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu allen wesentlichen Aspekten der Transaktionsaktivitäten, einschließlich Konflikten, Verstößen und deren Behebung.

Und es ist jederzeit während des gesamten Lebenszyklus der Transaktion für eine Prüfung bereit. Diese Fähigkeit würde sowohl für interne als auch für externe Prüfungen gelten. Kontrollraum-Software mit guten Dokumentationsfunktionen kann den Mitarbeitern im Kontrollraum zudem mehr Sicherheit geben, d. h. die Möglichkeit, die Details der Abwicklung einer Transaktion nachzuvollziehen, kann nicht nur Einblick in fehlerhafte, sondern auch in korrekt ausgeführte Arbeit bieten.