4 façons de savoir si vous devez automatiser votre salle de contrôle

Si vous n’êtes toujours pas convaincu des avantages de l’automatisation ou si vous avez affaire à des sceptiques au sein de votre entreprise, cet article de blog peut vous aider

Les salles de contrôle constituent le centre névralgique d’une société financière d’entreprise. C’est par là que transitent toutes les données relatives aux transactions afin d’être organisées, analysées et enregistrées. Mais aussi essentielles qu’elles soient au bon fonctionnement et à la rentabilité de l’entreprise, les salles de contrôle sont généralement gérées par une équipe réduite : peut-être cinq ou six personnes, chargées de surveiller les conflits d’intérêts potentiels pour des centaines, voire des milliers de dossiers, tous en cours de traitement simultanément et avec toutes les données interdépendantes que cette activité implique.

Sûr et rentable . C’est là que le bât blesse. Les transactions doivent être compensées rapidement, afin de ne pas perdre d’affaires. Mais la rapidité ne doit pas compromettre la rigueur : il faut s’assurer qu’aucune limite interne ou externe ne soit franchie à tort. Ce sont les équipes de la salle de contrôle de combat qui mènent ce combat au quotidien, armées peut-être uniquement de feuilles de calcul et de chaînes d’e-mails. Mais gagner cette guerre du XXIe siècle avec des armes du XXe siècle devient de plus en plus difficile. La réglementation se renforce à l’échelle mondiale, de plus en plus de transactions sont effectuées au-delà des frontières et des blocs commerciaux, et les institutions financières elles-mêmes opèrent à un niveau de plus en plus complexe.

L’automatisation peut vous aider. C’est notre promesse. Mais si vous n’êtes pas encore tout à fait convaincu, ou si vous cherchez peut-être quelques arguments supplémentaires à présenter à la direction de l’entreprise, ce qui suit pourrait vous aider.
1. AUGMENTATION DU CHIFFRE D’AFFAIRES
Les équipes de salle de contrôle constituent l’élite du monde de la conformité. Quant aux opérateurs de première ligne, ils possèdent généralement plus d’expérience que n’importe qui d’autre au sein du ministère. Leur travail est de haut niveau et leurs performances sont étroitement suivies par la direction générale, car le volet transactionnel d’une entreprise constitue traditionnellement un centre de profit important. Une fois encore, ce petit groupe est soumis à une forte pression pour conclure des accords rapidement et en toute sécurité.

Si vous constatez un roulement de personnel au sein de votre équipe de salle de contrôle, plus important que ce à quoi vous êtes habitué ou que ce que vous souhaiteriez, l’automatisation peut faire toute la différence. Un bon logiciel de salle de contrôle permettra d’organiser le flot d’informations entrantes, d’automatiser les tâches les plus longues et les plus fastidieuses liées à leur gestion, et permettra à vos collaborateurs les plus performants de se consacrer aux tâches intellectuelles complexes auxquelles ils devraient de toute façon se consacrer.

2. LES VIOLATIONS S’ACCUMULENT
Une évidence, mais qui mérite sans doute qu’on s’y attarde un peu plus. Si vous entendez de plus en plus de régulateurs évoquer le genre de choses dont vous ne voulez pas entendre parler, cela pourrait être le signe que votre salle de contrôle a, disons, perdu le contrôle. Et si vous faites confiance aux personnes qui travaillent dans la salle de contrôle, il vaut la peine de se demander si elles sont tellement surchargées qu’elles ne peuvent plus faire leur travail.

Ou bien, même s’ils ne semblent pas surchargés, il se peut que le « système » manuel ou semi-manuel en place dans la salle de contrôle ne leur fournisse pas les informations dont ils ont besoin, dans le format approprié, pour accomplir leurs tâches. Les grandes entreprises disposent certes d’une surabondance de données disparates qui doivent être rassemblées et classées. Mais même les petites entreprises doivent surveiller de près les listes de surveillance et les listes restreintes. Les logiciels de salle de contrôle ne sont plus réservés aux grandes banques d’investissement.

3. MOINS D’OPÉRATIONS CONCLUES
Une fois encore, pour une grande banque ou une institution financière de grande envergure similaire, le volet « transactions » peut constituer un important centre de profit. Les transactions doivent être réglées avec rigueur, mais aussi rapidement. Vos équipes de transaction sont très probablement en concurrence avec celles d’autres entreprises, toutes travaillant contre la montre pour conclure la meilleure transaction pour un client dans un délai donné, voire le plus rapidement possible.

Comme le temps presse pour l’équipe chargée des transactions, il en va de même pour l’équipe de la salle de contrôle. Un bon logiciel de salle de contrôle permettra non seulement d’alléger considérablement la charge de travail manuel à laquelle votre équipe de salle de contrôle est confrontée pour trier les informations disponibles, mais aussi de fournir une vue d’ensemble la plus complète possible de la situation. Ainsi, si votre entreprise a constaté une baisse du nombre de transactions menées à bien, le bon logiciel pourrait changer la donne.

4. AUDITS
EXCEPTIONNELLEMENT DOULEUREUX Les audits, ou contrôles réglementaires, ne sont certes jamais les bienvenus, mais ils ne doivent pas nécessairement être les épreuves qu’ils sont parfois. Une suite complète d’audits et de rapports fera partie intégrante de tout progiciel de salle de contrôle. Une telle suite conservera une piste d’audit détaillée pour chaque événement de création, de modification ou de suppression par rapport à un accord. Elle générera des informations de gestion pertinentes et des analyses éclairantes sur tous les aspects clés de l’activité de transaction, y compris les conflits, les violations et les résolutions.

Et il sera toujours prêt pour un audit, à n’importe quel moment du cycle de vie de la transaction. Cette capacité s’appliquerait aux vérifications internes et externes. Les logiciels de salle de contrôle dotés d’une bonne capacité de gestion des dossiers peuvent également offrir une plus grande tranquillité d’esprit aux employés de la salle de contrôle : en effet, la possibilité de comprendre en détail la manière dont une transaction a été traitée permet de mettre en évidence non seulement les erreurs, mais aussi les points positifs.