5 Merkmale, die jede gute Lösung für die Überwachung der Compliance im Kontrollraum aufweisen sollte
Kontrollräume sind nicht mehr nur etwas für Großbanken. Wenn Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollten Sie auf Folgendes achten
Früher waren Kontrollräume fast ausschließlich eine Domäne von Investmentbanken oder ähnlichen großen Finanzinstituten: große, dynamische Unternehmen mit umfangreichen Handelsgeschäften, die eine ständige Überwachung durch ein Team von Spezialisten erforderten, die darin geschult waren, potenzielle Interessenkonflikte zu erkennen und zu kontrollieren. Diese Unternehmen benötigen nach wie vor Kontrollräume, möglicherweise mehr denn je. Doch es setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass Kontrollräume und die neu entstehende Palette an Softwarelösungen, die speziell auf ihre hochspezialisierten Anforderungen zugeschnitten sind, für ein weitaus breiteres Spektrum an Finanzunternehmen von Nutzen sein können, als bisher angenommen.
„Als wir mit der Entwicklung des ‚Compliance Control Room‘ begannen“, erklärt Tim Ward, Leiter für Produktstrategie und Marketing bei StarCompliance, „gingen wir davon aus, dass das Endprodukt ausschließlich für Investmentbanken gedacht sein würde: für den Bereich Fusionen und Übernahmen, Börsengänge, Anleiheemissionen usw. Im Laufe der Entwicklung haben wir jedoch festgestellt, dass es auch für alle möglichen anderen Unternehmen gute Anwendungsmöglichkeiten gibt. Jeder, der beispielsweise nicht öffentliche Informationen (MNPI) verwaltet, hat einen guten Anwendungsfall für den Compliance Control Room, ebenso wie Unternehmen, die Kredite oder Finanzierungen bereitstellen oder über bedeutende Beteiligungen verfügen.“
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein traditionelles Kontrollraum-Profil aufweist – mit transaktionsbezogenen Datenmengen, die in alle Richtungen hin und her fließen – oder eine weniger chaotische, aber nicht minder wichtige Compliance-Funktion hat: Hier finden Sie eine Liste wesentlicher Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie nach einer Softwarelösung für Kontrollräume suchen.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Benutzerfreundlichkeit sollte eigentlich selbstverständlich sein, doch solange es Software in ihren unzähligen Formen gibt, ist dies leider nicht der Fall; es gibt nach wie vor zahlreiche Unternehmensanwendungen, die nicht in erster Linie mit Blick auf den Endnutzer entwickelt wurden.
Ihre Leitstellensoftware wird ein Training erhalten. Das Ziel ist es, den manuellen oder halbmanuellen Aufwand bei der Nachverfolgung zu beseitigen, mit dem Ihr Compliance-Team derzeit konfrontiert ist: den Überblick darüber zu behalten, wer an was beteiligt ist und wer was zu wem gesagt hat – und das bei Hunderten oder Tausenden von Geschäften, die Ihr Finanzunternehmen möglicherweise gerade abwickelt, vielleicht bestenfalls mit einer rudimentären Mischung aus Tabellenkalkulationen und E-Mails.
Die Teams in der Leitwarte sind in der Regel klein und legen großen Wert auf ihre Leistung. Eine intuitive und benutzerfreundliche Leitwarte-Software für Ihre Mitarbeiter an vorderster Front – einschließlich der Vertragspartner – bedeutet weniger Stress, mehr Effizienz und ein geringeres Risiko für Fehler, die Ihr Unternehmen gefährden könnten.
2. INTEGRATIONSFÄHIGKEIT
Die Integrationsfähigkeit ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft übersehen wird. Damit Ihre Leitstellensoftware ihre Aufgabe wirklich erfüllen und ihre volle Leistungsfähigkeit bei der Überprüfung und Analyse kritischer Transaktionsdaten aus Ihrem gesamten Unternehmen entfalten kann, muss sie mit anderen Unternehmenssystemen verbunden sein. Dazu können Systeme für das Geschäftsmanagement, das Auftragsmanagement, das Personalwesen und die Recherche gehören.
Wenn Ihre neue Leitstellensoftware implementiert wird, wird eine der Prioritäten des Anbieterteams darin bestehen, sie in diese bestehenden Systeme zu integrieren. Software, die mit Blick auf eine einfache Integration entwickelt wurde, sorgt für eine reibungslosere und schnellere Implementierung. Dies wird Ihnen außerdem dabei helfen, einen zuverlässigen Datenfluss aufrechtzuerhalten, sobald Ihre neue Leitstellensoftware in Betrieb ist – was im Tagesgeschäft von entscheidender Bedeutung ist. In einer Zeit, in der Unternehmen für ihre Kerngeschäftsprozesse ebenso sehr auf externe Anwendungen angewiesen sind wie auf interne, können einfache Integrationen bei Leitstellensoftware den entscheidenden Unterschied ausmachen.
3. EIN MÖGLICHST UMFASSENDER ÜBERBLICK ÜBER MNPI
Zu einem bestimmten Zeitpunkt kursieren rund um ein Finanzinstitut zahlreiche kritische Informationen über Geschäftsabläufe. Und es ist keineswegs garantiert, dass diese MNPI ausschließlich von der vertragsschließenden Seite eines Unternehmens stammen. Sie kann genauso gut aus öffentlicher Quelle stammen. Aber was man nicht weiß, kann man auch nicht steuern, und unabhängig davon, woher sie stammt, kann nicht berücksichtigte MNPI Transaktionen und den Ruf gefährden.
Den Überblick über all diese verstreuten Informationen zu behalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben einer Leitstelle. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, für den Auftrag unverzichtbar. Suchen Sie nach einer Plattform, die sowohl Einblick in die öffentliche Seite eines Unternehmens als auch in dessen Transaktionsgeschäfte bietet – mit unternehmensweiten Berichtsfunktionen, die es Mitarbeitern überall im Unternehmen ermöglichen, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die betreffende Aktivität an die Leitstelle weitergeleitet wird und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
4. INTEGRITÄT UND TRANSPARENZ
GESICHERTE DATEN EinAnbieter von Compliance-Software muss alle Hebel in Bewegung setzen, wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht. Suchen Sie nach einem Anbieter, der – zumindest auf seiner Website – alles daran setzt, Kunden und Interessenten davon zu überzeugen, dass er keine Mühen scheut, um sicherzustellen, dass alle Daten, mit deren Verarbeitung er betraut ist, in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dies kann physische Maßnahmen umfassen, wie beispielsweise die Unterbringung der Server in verschlossenen Schränken in einer gesicherten Einrichtung, bis hin zu Netzwerk- und Anwendungsmaßnahmen wie der „Defense-in-Depth“-Technologie und der einmaligen Authentifizierung.
Datenintegrität und Datentransparenz beinhalten auch den Gedanken, dass die Leitstelle eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an dem alle geschäftsbezogenen Daten zusammenlaufen, um dort organisiert, analysiert und gespeichert zu werden. Und sowohl das Kontrollraumteam als auch die Compliance-Abteilung müssen die absolute Gewissheit haben, dass alles, was über diesen Informationskanal läuft, nicht nur für die unmittelbare Analyse und den Transaktionsausgleich vorhanden ist, sondern auch für eine spätere Überprüfung, falls dies erforderlich sein sollte. Mit anderen Worten: Eine ordnungsgemäße Buchführung und geeignete Prüfpfade sind bei der Auswahl einer Kontrollraum-Software ebenso entscheidend wie jede andere Funktion.
Die Transparenz der Daten ermöglicht zudem eine gute Berichterstellung und eine gute Vorbereitung auf das Audit. Ihre Software muss in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis einen detaillierten Prüfpfad zu führen. Außerdem sollte sie aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu allen wesentlichen Aspekten der Transaktionsaktivitäten liefern können, einschließlich Konflikten, Verstößen und deren Behebung. All dies gilt für jede Transaktion, die das Unternehmen gerade abwickelt, und zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus der Transaktion.
5. SCHWERPUNKT AUF ZENTRALISIERUNG UND RATIONALISIERUNG
Kontrollräume sind die Schaltzentralen und bereits stark ausgelastet. Die Teams in den Kontrollräumen benötigen daher jede nur erdenkliche Unterstützung. Software muss von Grund auf so konzipiert werden, dass sie die Abläufe im Kontrollraum zentralisiert, rationalisiert und so weit wie möglich vereinfacht. Für Finanzunternehmen, die sowohl national als auch international tätig sind, bedeutet dies, allen Beteiligten – wie den Mitgliedern des Transaktionsteams, die Kontrollraumteams und die Compliance-Verantwortlichen – eine einzige, weltweit vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, über die sie Vertragsaktualisierungen vornehmen, Workflow-Anfragen starten und wichtige Informationen und Daten zu den Transaktionen einsehen können.
Die Verwaltung von Überwachungs- und Sperrlisten ist eine weitere Aufgabe, die ganz oben auf der To-do-Liste einer Leitstelle steht. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, idealerweise mit der Möglichkeit, Einträge bis auf Projektebene und entsprechend der erforderlichen Sperrart zuzuordnen sowie Überwachungs- oder Sperrlisten an nachgelagerte Systeme weiterzugeben. Eine Flut von Angeboten ist eine gute Sache – solange Ihr Kontrollraumteam den Überblick behalten kann.
