4 Anzeichen dafür, dass Sie Ihren Kontrollraum automatisieren sollten

Wenn Sie noch nicht ganz von den Vorteilen der Automatisierung überzeugt sind oder es in Ihrem Unternehmen Skeptiker gibt, kann Ihnen dieser Blogbeitrag weiterhelfen.

Die Kontrollräume sind das Nervenzentrum eines Finanzunternehmens. Sie sind die Schnittstelle, über die alle geschäftsbezogenen Daten geleitet werden müssen, um dort aufbereitet, analysiert und erfasst zu werden. Doch so wichtig sie für die Sicherheit und Rentabilität des Unternehmens auch sein mögen: Kontrollräume werden in der Regel von einem kleinen Team betrieben – etwa fünf oder sechs Personen, die dafür zuständig sind, potenzielle Interessenkonflikte bei Hunderten oder sogar Tausenden von Transaktionen zu überwachen, die alle gleichzeitig ablaufen und mit all den damit verbundenen Datenverflechtungen einhergehen.

Sicher und rentabel . Genau da liegt das Problem. Angelegenheiten müssen zügig erledigt werden, um Geschäftsausfälle zu vermeiden. Doch Schnelligkeit darf nicht auf Kosten der Sorgfalt gehen: Es gilt sicherzustellen, dass keine internen oder externen Grenzen überschritten werden, die nicht überschritten werden sollten. Das ist der Kampf, den die Teams in den Kontrollräumen jeden Tag führen – vielleicht nur mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten bewaffnet. Doch es wird immer schwieriger, diesen Krieg des 21. Jahrhunderts mit Waffen des 20. Jahrhunderts zu gewinnen. Weltweit nehmen die regulatorischen Anforderungen zu, immer mehr Transaktionen werden grenz- und handelsblockübergreifend abgewickelt, und die Finanzinstitute selbst agieren auf einer immer komplexeren Ebene.

Automatisierung kann Ihnen helfen. Das versprechen wir Ihnen. Sollten Sie jedoch noch nicht ganz überzeugt sein oder vielleicht noch ein paar zusätzliche Argumente suchen, die Sie der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens vorbringen können, könnte Ihnen das Folgende weiterhelfen.
1. Umsatzsteigerung
Die Teams in den Kontrollräumen bilden die Elite der Compliance-Welt. Was die Mitarbeiter an vorderster Front betrifft, so verfügen sie in der Regel über mehr Erfahrung als jeder andere in der Abteilung. Ihre Arbeit steht stark im Fokus der Medien, und ihre Leistungen werden von der Geschäftsleitung besonders aufmerksam verfolgt, da der Transaktionsbereich eines Unternehmens traditionell ein wichtiger Gewinnbringer ist. Auch hier steht diese kleine Gruppe unter hohem Druck, Transaktionen schnell und sicher abzuwickeln.

Wenn Sie feststellen, dass die Fluktuation in Ihrem Kontrollraumteam höher ist als üblich oder höher, als Ihnen lieb ist, kann die Automatisierung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Die richtige Leitstellensoftware ordnet die Flut an eingehenden Informationen, automatisiert die mühsamsten und monotonsten Aspekte der Verwaltung und ermöglicht es Ihren leistungsstärksten Mitarbeitern, die anspruchsvollen kognitiven Aufgaben zu erledigen, die sie ohnehin übernehmen sollten.

2. ZUNAHME DER VERSTÖSSE
Eine Selbstverständlichkeit, die es jedoch zweifellos verdient, etwas näher betrachtet zu werden. Wenn die Aufsichtsbehörden Ihnen immer öfter von Dingen berichten, von denen Sie nichts hören wollen, ist das vielleicht ein Zeichen dafür, dass Ihre Leitstelle die Kontrolle verloren hat. Und wenn Sie den Mitarbeitern in der Leitstelle vertrauen, sollten Sie sich fragen, ob diese so überlastet sind, dass sie ihre Arbeit nicht mehr erledigen können.

Auch wenn sie nicht überlastet zu sein scheinen, kann es sein, dass das im Kontrollraum vorhandene manuelle oder halbmanuelle „System“ ihnen nicht die Informationen in der richtigen Form liefert, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Große Unternehmen verfügen über eine Flut von Daten zu komplizierten Transaktionen, die zusammengetragen und katalogisiert werden müssen. Aber auch kleine Unternehmen müssen Überwachungs- und Sperrlisten genau im Auge behalten. Kontrollraum-Software ist längst nicht mehr nur großen Investmentbanken vorbehalten.

3. WENIGER TRANSAKTIONEN
Auch hier kann das Transaktionsgeschäft für eine Großbank oder ein Finanzinstitut ähnlicher Größe eine wichtige Gewinnquelle darstellen. Transaktionen müssen sorgfältig, aber auch zügig abgewickelt werden. Ihre Vertriebsteams stehen höchstwahrscheinlich im Wettbewerb mit den Vertriebsteams anderer Unternehmen, die alle gegen die Uhr arbeiten, um innerhalb einer bestimmten Frist – oder vielleicht einfach so schnell wie möglich – das beste Angebot für einen Kunden zu erarbeiten.

Die Zeit drängt nicht nur für das mit der Transaktion betraute Team, sondern auch für das Team im Kontrollraum. Eine gute Kontrollraum-Software beschränkt sich nicht darauf, die manuellen Aufgaben zu erleichtern, mit denen Ihr Kontrollraum-Team bei der Auswertung der Fakten konfrontiert ist, sondern liefert auch ein möglichst umfassendes Bild der Situation. Wenn Ihr Unternehmen also einen Rückgang der Anzahl erfolgreich abgeschlossener Transaktionen festgestellt hat, könnte die richtige Software hier Abhilfe schaffen.

4. ÄUSSERST ANSPRUCHSVOLLE AUDITS
Audits oder behördliche Prüfungen sind sicherlich nie willkommen, müssen aber nicht unbedingt die Tortur sein, die sie manchmal darstellen. Eine umfassende Reihe von Audits und Berichten ist ein wesentlicher Bestandteil jeder guten Kontrollraum-Software. Eine solche Suite führt für jedes Ereignis – sei es das Anlegen, Ändern oder Löschen eines Vorgangs – ein detailliertes Prüfprotokoll. Sie liefert aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu allen wichtigen Aspekten der Geschäftstätigkeit, einschließlich Konflikten, Verstößen und deren Behebung.

Und es wird jederzeit während des gesamten Lebenszyklus der Transaktion für eine Prüfung bereit sein. Diese Fähigkeit gilt sowohl für interne als auch für externe Prüfungen. Eine Kontrollraum-Software mit guter Archivierungsfunktion kann den Mitarbeitern im Kontrollraum zudem mehr Sicherheit geben, da die Möglichkeit, die Details der Transaktionsabwicklung nachzuvollziehen, nicht nur Einblick in fehlerhafte, sondern auch in korrekt ausgeführte Arbeit bietet.