4 façons de savoir si vous devez automatiser votre salle de contrôle
Si vous n’êtes toujours pas convaincu des avantages de l’automatisation, ou si vous avez affaire à des sceptiques au sein de votre entreprise, cet article de blog peut vous aider.
Les salles de contrôle constituent le centre névralgique d’une entreprise financière. C’est par là que transitent toutes les données relatives aux opérations afin d’être organisées, analysées et enregistrées. Mais aussi importantes soient-elles pour la sécurité et la rentabilité de l’entreprise, les salles de contrôle sont généralement gérées par une équipe réduite : cinq ou six personnes environ, chargées de surveiller les conflits d’intérêts potentiels pour des centaines, voire des milliers d’opérations, toutes en cours simultanément et avec toutes les données croisées que cette activité implique.
Sûr et rentable . C’est là que le bât blesse. Les dossiers doivent être traités rapidement, afin d’éviter toute perte d’activité. Mais la rapidité ne doit pas compromettre la rigueur : il s’agit de s’assurer qu’aucune limite interne ou externe ne soit franchie à tort. C’est le combat que mènent chaque jour les équipes des salles de contrôle, armées peut-être uniquement de feuilles de calcul et de chaînes d’e-mails. Mais il est de plus en plus difficile de gagner cette guerre du XXIe siècle avec des armes du XXe siècle. La réglementation se renforce à l’échelle mondiale, de plus en plus d’opérations sont réalisées au-delà des frontières et des blocs commerciaux, et les institutions financières elles-mêmes opèrent à un niveau de plus en plus complexe.
L’automatisation peut vous aider. Nous vous le promettons. Mais si vous n’êtes pas encore tout à fait convaincu, ou si vous cherchez peut-être quelques arguments supplémentaires à présenter à la direction de votre entreprise, ce qui suit pourrait vous aider.
1. Augmentation du chiffre d’affaires
Les équipes des salles de contrôle constituent l’élite du monde de la conformité. Quant aux opérateurs de première ligne, ils ont généralement plus d’expérience que n’importe qui d’autre au sein du service. Leur travail est très médiatisé et leurs performances font l’objet d’une attention particulière de la part de la direction générale, étant donné que la partie transactionnelle d’une entreprise est traditionnellement un centre de profit important. Une fois encore, ce petit groupe est soumis à une forte pression pour conclure des transactions rapidement et en toute sécurité.
Si vous constatez un roulement de personnel dans votre salle de contrôle plus important que d’habitude ou plus important que vous ne le souhaiteriez, l’automatisation peut faire toute la différence. Un bon logiciel de salle de contrôle permettra d’organiser le flot d’informations qui afflue, d’automatiser les tâches les plus fastidieuses et les plus répétitives de la gestion, et permettra à vos employés les plus performants de se consacrer aux tâches intellectuelles plus complexes auxquelles ils devraient de toute façon se consacrer.
2. AUGMENTATION DES VIOLATIONS
Une évidence, mais qui mérite sans doute qu’on s’y attarde un peu plus. Si les régulateurs vous parlent de plus en plus de choses dont vous ne voulez pas entendre parler, c’est peut-être le signe que votre salle de contrôle a perdu le contrôle. Et si vous faites confiance aux personnes qui travaillent dans la salle de contrôle, il convient de se demander si elles sont tellement surchargées qu’elles ne peuvent plus faire leur travail.
Même s’ils ne semblent pas débordés, il se peut que le « système » manuel ou semi-manuel en place dans la salle de contrôle ne leur fournisse pas les informations dont ils ont besoin, sous la forme appropriée, pour accomplir leur travail. Les grandes entreprises disposent d’une surabondance de données sur les transactions complexes qui doivent être rassemblées et classées. Mais même les petites entreprises doivent surveiller de près les listes de surveillance et les listes restreintes. Les logiciels de salle de contrôle ne sont plus l’apanage des grandes banques d’investissement.
3. MOINS D’OPÉRATIONS RÉALISÉES
Là encore, pour une grande banque ou une institution financière de taille similaire, l’activité de transaction peut constituer un centre de profit important. Les transactions doivent être conclues avec diligence, mais aussi rapidement. Vos équipes commerciales sont très probablement en concurrence avec celles d’autres entreprises, toutes travaillant contre la montre pour élaborer la meilleure offre pour un client dans un délai donné, ou peut-être simplement le plus rapidement possible.
Le temps presse pour l’équipe chargée de la transaction, mais aussi pour l’équipe de la salle de contrôle. Un bon logiciel de salle de contrôle ne se contente pas d’alléger les tâches manuelles auxquelles votre équipe de salle de contrôle est confrontée pour trier les informations, mais il fournit également une vue d’ensemble la plus complète possible de la situation. Ainsi, si votre entreprise a constaté une baisse du nombre de transactions menées à bien, un logiciel adapté pourrait changer la donne.
4.DES AUDITS PARFAITEMENT DIFFICILES
Les audits, ou contrôles réglementaires, ne sont certes jamais les bienvenus, mais ils ne doivent pas nécessairement être les épreuves qu’ils sont parfois. Une suite complète d’audits et de rapports fait partie intégrante de tout bon logiciel de salle de contrôle. Une telle suite conserve une piste d’audit détaillée pour chaque événement de création, de modification ou de suppression d’une opération. Elle génère des informations de gestion pertinentes et des analyses pertinentes sur tous les aspects clés de l’activité commerciale, y compris les conflits, les violations et les résolutions.
Et il sera toujours prêt à faire l’objet d’un audit, à n’importe quel moment du cycle de vie de la transaction. Cette capacité s’applique aux audits internes et externes. Un logiciel de salle de contrôle doté d’une bonne capacité d’archivage peut également offrir une plus grande tranquillité d’esprit aux employés de la salle de contrôle : en effet, la possibilité de comprendre en détail la manière dont une transaction a été traitée permet de mettre en évidence non seulement les erreurs, mais aussi les points positifs.
