5 Merkmale, die jedes konforme Produkt für den Kontrollraum aufweisen sollte
Kontrollräume sind nicht mehr nur großen Banken vorbehalten. Wenn Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollten Sie auf Folgendes achten
Früher waren Kontrollräume fast ausschließlich Investmentbanken oder Finanzinstituten ähnlicher Größe vorbehalten: große, sehr aktive Unternehmen mit umfangreichen und hochfrequenten Transaktionen, die eine ständige Überwachung durch ein Team von Spezialisten erforderten, die darauf geschult waren, potenzielle Interessenkonflikte zu erkennen und unter Kontrolle zu halten. Diese Unternehmen benötigen nach wie vor – möglicherweise mehr denn je – Kontrollräume. Doch es setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass Kontrollräume – und die neu entstehende Palette an Softwarelösungen, die speziell auf ihre hochspezialisierten Anforderungen zugeschnitten sind – für ein weitaus breiteres Spektrum an Finanzunternehmen von Nutzen sein können, als bisher angenommen.
„Als wir mit der Entwicklung des ‚Compliance Control Room‘ begannen“, erklärt Tim Ward, Leiter für Produktstrategie und Marketing bei StarCompliance, „gingen wir davon aus, dass das Endprodukt ausschließlich für Investmentbanken gedacht sein würde: für den Bereich Fusionen und Übernahmen, Börsengänge, Anleiheemissionen usw. Im Laufe der Entwicklung haben wir jedoch festgestellt, dass es auch für viele andere Unternehmen sinnvolle Anwendungsfälle gibt. Jeder, der beispielsweise nicht öffentliche Informationen (MNPI) verwaltet, hat einen guten Anwendungsfall für den Compliance Control Room, ebenso wie Unternehmen, die Kredite oder Finanzierungen vergeben oder bedeutende Beteiligungen halten.“
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein traditionelles Kontrollraum-Profil aufweist (mit transaktionsbezogenen Datenmengen, die in alle Richtungen hin und her fließen) oder eine weniger chaotische, aber nicht weniger wichtige Compliance-Funktion nutzt – hier finden Sie eine Liste der wesentlichen Funktionen, auf die Sie bei der Anschaffung einer Software-Lösung für Kontrollräume achten sollten.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Benutzerfreundlichkeit sollte eigentlich selbstverständlich sein, doch solange es Software in all ihren Formen gibt, ist dies leider nicht der Fall; es gibt immer noch zahlreiche Unternehmenssoftwareprogramme, die nicht in erster Linie mit Blick auf den Endnutzer entwickelt wurden.
Ihre Kontrollraum-Software wird sich einarbeiten. Das Ziel besteht darin, den manuellen oder halbmanuellen Arbeitsaufwand zu beseitigen, mit dem Ihr Compliance-Team derzeit konfrontiert ist: herauszufinden, wer an was beteiligt ist und wer was zu wem gesagt hat – und das bei Hunderten oder Tausenden von Transaktionen, die Ihr Finanzunternehmen tätigen kann. Dies geschieht derzeit vielleicht bestenfalls mit einer rudimentären Mischung aus Tabellenkalkulationen und E-Mails.
Die Teams in den Kontrollräumen sind in der Regel klein und legen großen Wert auf ihre Leistung. Eine intuitive und benutzerfreundliche Kontrollraum-Software für Ihre Mitarbeiter an vorderster Front – einschließlich der an den Transaktionen beteiligten Parteien – sorgt für weniger Stress, mehr Effizienz und ein geringeres Risiko von Fehlern, die Ihr Unternehmen gefährden könnten.
2. INTEGRATIONSFÄHIGKEIT
Die Integrationsfähigkeit ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft vernachlässigt wird. Damit Ihre Kontrollraum-Software ihre Aufgabe tatsächlich erfüllen und ihr volles Potenzial bei der Überprüfung und Analyse kritischer Transaktionsdaten aus Ihrem gesamten Unternehmen ausschöpfen kann, muss sie mit den anderen Systemen des Unternehmens verbunden sein. Dazu können unter anderem das Transaktionsmanagement, das Auftragsmanagement, das Personalwesen und Suchsysteme gehören.
Bei der Implementierung Ihrer neuen Leitstellensoftware wird eine der Prioritäten des Anbieterteams darin bestehen, diese in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Eine Software, die mit Blick auf eine einfache Integration entwickelt wurde, sorgt für eine reibungslosere und schnellere Implementierung. Dies trägt zudem dazu bei, einen zuverlässigen Datenfluss aufrechtzuerhalten, sobald Ihre neue Leitstellenplattform betriebsbereit ist und im täglichen Betrieb zum Einsatz kommt. Und in einer Zeit, in der Unternehmen für ihre Kerngeschäfte ebenso sehr auf externe Anwendungen angewiesen sind wie auf interne, können einfache Integrationen bei Leitstellensoftware den entscheidenden Unterschied ausmachen.
3. EIN MÖGLICHST UMFASSENDER ÜBERBLICK ÜBER DIE MNPI
In einem Finanzinstitut zirkulieren zu jedem Zeitpunkt zahlreiche entscheidende Informationen. Und es ist keineswegs garantiert, dass diese MNPI ausschließlich aus dem Transaktionsbereich eines Unternehmens stammen. Sie können genauso gut aus der Öffentlichkeit stammen. Aber was man nicht kennt, kann man auch nicht steuern, und unabhängig davon, woher sie stammen – das Fehlen von MNPI kann Transaktionen und den Ruf gefährden.
Die Erfassung all dieser fehlerhaften Informationen ist eine der wichtigsten Aufgaben einer Leitstelle. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, für den Auftrag von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einer Plattform, die sowohl Einblicke in die öffentliche Seite eines Unternehmens als auch in die Transaktionsseite bietet und über unternehmensweite Berichtsfunktionen verfügt, die es jedem im Unternehmen ermöglichen, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die betreffende Aktivität die Leitstelle erreicht und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
4. GEWÄHRLEISTETE DATENINTEGRITÄT UND -TRANSPARENZ
Ein Anbieter von Compliance-Software muss alle Hebel in Bewegung setzen, wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht. Suchen Sie nach einem Anbieter, der – zumindest auf seiner Website – alles in seiner Macht Stehende unternimmt, um Kunden und Interessenten davon zu überzeugen, dass er alles daran setzt, sicherzustellen, dass alle Daten, für deren Verwaltung er verantwortlich ist, in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dazu können physische Maßnahmen gehören, wie beispielsweise die Unterbringung der Server in verschlossenen Schränken in einer überwachten Einrichtung, oder Maßnahmen auf Netzwerk- und Anwendungsebene, wie die „Defense-in-Depth“-Technologie und die einmalige Authentifizierung.
Datenintegrität und -transparenz beziehen sich auch auf den Gedanken, dass die Leitstelle eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an dem alle transaktionsbezogenen Daten zusammenlaufen, um dort organisiert, analysiert und gespeichert zu werden. Und das Team der Kontrollzentrale sowie die Compliance-Verantwortlichen müssen die absolute Gewissheit haben, dass alles, was über diesen Informationskanal läuft, nicht nur zum Zwecke der unmittelbaren Analyse und des Abschlusses von Transaktionen dort vorhanden ist, sondern auch für eine spätere Überprüfung, falls dies erforderlich sein sollte. Mit anderen Worten: Eine ordnungsgemäße Buchführung und Auftragsverfolgung sind bei der Auswahl einer Kontrollraum-Software ebenso wesentliche Merkmale wie alle anderen.
Die Transparenz der Daten ermöglicht zudem eine gute Berichterstellung und eine gute Vorbereitung auf Audits. Ihre Software muss in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis einen detaillierten Prüfpfad zu führen. Außerdem muss sie aussagekräftige Managementinformationen und relevante Analysen zu allen wesentlichen Aspekten der Transaktionsaktivitäten generieren können, einschließlich Konflikten, Verstößen und deren Behebung. All dies gilt für jede vom Unternehmen durchgeführte Transaktion und zu jedem Zeitpunkt des Transaktionslebenszyklus.
5. FOKUS AUF ZENTRALISIERUNG UND RATIONALISIERUNG
Kontrollräume sind Nervenzentren und ohnehin schon stark ausgelastete Orte. Die Teams in den Kontrollräumen benötigen daher jede nur mögliche Unterstützung. Die Software muss von Grund auf so konzipiert sein, dass sie die Abläufe im Kontrollraum zentralisiert, rationalisiert und so weit wie möglich vereinfacht. Für Finanzunternehmen, die sowohl national als auch international tätig sind, bedeutet dies, allen Beteiligten (wie den Mitgliedern der Transaktionsteams, den Kontrollraumteams und den Compliance-Verantwortlichen) eine einzige, weltweit vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, über die sie Transaktionen aktualisieren, Workflow-Anfragen starten und wichtige Informationen und Daten zu den Transaktionen einsehen können.
Die Verwaltung von Überwachungs- und Sperrlisten ist eine weitere wichtige Aufgabe auf der To-do-Liste einer Leitstelle. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, die idealerweise Einträge auf Projektebene mit der jeweils erforderlichen Art der Einschränkung verknüpfen und Überwachungs- oder Sperrlisten an nachgelagerte Systeme weiterleiten kann. Eine Vielzahl laufender Transaktionen ist eine gute Sache – vorausgesetzt, Ihr Kontrollraumteam kann den Überblick über alles behalten.
