5 Probleme, die Datensilos für Compliance-Beauftragte mit sich bringen, und wie man sie beseitigt
Datensilos, in denen wichtige Informationen in isolierten Systemen über Abteilungen, Regionen oder Plattformen hinweg gespeichert sind, stellen zweifellos ein großes operatives Problem dar. In einem streng regulierten Umfeld sind sie zudem eine direkte Bedrohung für Ihr Compliance-Programm.
Globale Rahmenwerke wie MiFID II, FINRA und die Meldepflichten der SEC erfordern schnelle, genaue und nachvollziehbare Daten. Wenn Ihre Compliance-Infrastruktur nicht vernetzt ist – das heißt, wenn die Rechtsabteilung, der operative Bereich und die Front-Office-Teams alle mit unterschiedlichen Systemen arbeiten und keinen gemeinsamen Überblick haben –, vergrößern sich die regulatorischen Lücken und das Risiko steigt rapide an.
Eine vernetzte Compliance-Lösung ändert das. Durch die Integration von Arbeitsabläufen, Daten und Kommunikation über Teams und Plattformen hinweg erhalten Sie den Überblick, die Flexibilität und die Verantwortlichkeit, die moderne Vorschriften erfordern.
Im Folgenden werden fünf Compliance-Risiken aufgeführt, die durch fragmentierte Systeme entstehen, sowie bewährte Vorgehensweisen zu deren Bewältigung.
1. Unvollständige oder unrichtige Meldungen an die Aufsichtsbehörden
Das Risiko
Die Aufsichtsbehörden erwarten saubere, einheitliche und überprüfbare Daten. Wenn die für die Berichterstattung relevanten Daten jedoch über verschiedene Geschäftsbereiche verstreut sind, die jeweils ihre eigenen Systeme betreiben, leidet die Genauigkeit darunter. Angesichts uneinheitlicher Datenübermittlungen und ungeklärter Unstimmigkeiten ist das Compliance-Team oft das letzte, das davon erfährt.
Zersplitterte Arbeitsabläufe bei der aufsichtsrechtlichen Berichterstattung sind eine der Hauptursachen für Prüfungsfeststellungen und Durchsetzungsmaßnahmen im Rahmen von Rechtsvorschriften wie EMIR, MiFID II und der SEC-Vorschrift 17a-4.
Bewährte Vorgehensweise: Zentralisierung der Berichtsdaten teamübergreifend
Ermitteln Sie zunächst, aus welchen Abteilungen – Handel, Rechtsabteilung, Betrieb und Finanzen – Ihre Berichtsdaten stammen. Schaffen Sie eine zentrale Datenquelle, zu der alle Teams beitragen und auf die sie zugreifen können. Legen Sie klare Zuständigkeiten für die Daten fest, standardisieren Sie Formate und richten Sie funktionsübergreifende Prüfschritte ein, bevor Daten nach außen übermittelt werden.
Was die Technologie angeht, sollten Sie nach Compliance-Plattformen Ausschau halten, die sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, die Validierung automatisieren und ein lückenloses Prüfprotokoll über jede Einreichung und Korrektur führen. Die STAR-Plattform tut genau das: Sie bündelt Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen und weist auf Unstimmigkeiten hin, bevor diese zu regulatorischen Problemen werden.
2. Unterlassene Offenlegung von Interessenkonflikten
Das Risiko
Interessenkonflikte treten selten in einem einzelnen System zutage. Sie ergeben sich aus Mustern, die sich aus persönlichen Handelsaktivitäten, Aufzeichnungen über Geschenke und Bewirtungen, Nebentätigkeiten sowie Mitarbeiterbeziehungen ergeben. Wenn diese Kategorien in separaten Tools erfasst werden, die von unterschiedlichen Teams verwaltet werden, hat niemand den vollständigen Überblick, und Offenlegungen werden übersehen.
Das ist nicht nur ein Versehen. Gemäß der FINRA-Regel 3110 und den Aufsichtsvorschriften der SEC bedeutet das Versäumnis, Interessenkonflikte zu erkennen und offenzulegen, dass das Aufsichtssystem Ihres Unternehmens ein erhebliches Problem aufweist.
Bewährte Vorgehensweise: Sorgen Sie für funktionsübergreifende Transparenz in Ihrem Konfliktmanagementprogramm
Ein effektives Konfliktmanagement erfordert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Compliance, Personalwesen, Rechtsabteilung und den Führungskräften der Geschäftsbereiche. Richten Sie gemeinsame Überprüfungsabläufe ein, damit Informationen aus verschiedenen Bereichen – Handelsdaten, Angaben der Personalabteilung und Protokolle über Kontakte zu externen Parteien – gemeinsam und nicht isoliert geprüft werden.
Ihre Technologie sollte diesen teamübergreifenden Ansatz unterstützen. Eine integrierte Lösung zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften mit einem einheitlichen Dashboard bietet Compliance-Beauftragten und Vorgesetzten einen konsolidierten Überblick über alle Aktivitätskategorien. STAR führt diese Datenpunkte in Echtzeit zusammen, sodass Muster, die andernfalls unbemerkt bleiben würden, frühzeitig erkannt und behoben werden können, bevor sie zu regulatorischen Problemen werden.
3. Verzögerte Eskalation und Untersuchung von Problemen
Das Risiko
Wenn ein Compliance-Problem gemeldet wird, kommt es auf die Zeit an. Wenn die Eskalation jedoch von manuellen Weiterleitungen oder Benachrichtigungen in einzelnen Posteingängen abhängt, verlangsamt sich die Lösung erheblich. Die Fälle kommen zum Stillstand, und das Zeitfenster für eine rechtzeitige Behebung schließt sich.
Bewährte Vorgehensweise: Festlegung klarer Eskalationswege zwischen Compliance- und Geschäftsteams
Teamübergreifende Eskalationsverfahren müssen festgelegt werden, bevor ein Problem auftritt, und dürfen nicht erst mitten in der Krise improvisiert werden. Die Verantwortlichen aus den Bereichen Compliance, Recht, Risikomanagement und den Geschäftsbereichen müssen sich einig sein, wer für die einzelnen Phasen einer Untersuchung zuständig ist und welche Reaktionszeiten erwartet werden.
Automatisieren Sie, was sich automatisieren lässt. Routing-Regeln, Benachrichtigungsauslöser und die Statusverfolgung sollten im Hintergrund ablaufen, damit die richtigen Personen sofort informiert werden. Dank der anpassbaren Eskalationsabläufe und der transparenten Fallverfolgung von STAR geht nichts unter, und jede Aktion ist mit einem Zeitstempel versehen und nachverfolgbar.
4. Unzureichende Datenherkunft und Prüfpfade
Das Risiko
In einem fragmentierten Compliance-Umfeld ist es bestenfalls mühsam, eine Entscheidung bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen – im schlimmsten Fall ist es unmöglich. Möglicherweise verfügen Sie zwar über einen Nachweis für einen Verstoß gegen eine Richtlinie, aber keine Dokumentation darüber, wie dieser behoben wurde: ein ausgefülltes Schulungsprotokoll in einem System, aber kein entsprechender Eintrag in einem anderen. Wenn Aufsichtsbehörden oder interne Prüfer Nachweise verlangen, geraten Sie in Bedrängnis.
Eine unzureichende Datenherkunft ist ein immer wiederkehrendes Ergebnis bei behördlichen Prüfungen, insbesondere bei Aufsichtskontrollen, Eignungsprüfungen und Mitarbeitererklärungen.
Bewährte Vorgehensweise: Erstellen Sie ein einheitliches Compliance-Protokoll, das funktionsübergreifend genutzt wird
Jede Compliance-Maßnahme sollte in einem System protokolliert werden, auf das alle relevanten Beteiligten Zugriff haben. Dies ist ebenso eine Anforderung an die Unternehmensführung wie an die Technologie. Die Compliance-, Rechts- und Revisionsabteilungen sollten sich darüber abstimmen, wie eine solide Dokumentation aussehen soll, und entsprechende gemeinsame Dokumentationsstandards festlegen.
Eine zentralisierte Plattform bietet Ihnen vollständige Nachverfolgbarkeit über den gesamten Compliance-Lebenszyklus hinweg. Wenn ein Prüfer fragt, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist, sollten Sie diese nicht erst anhand von E-Mails und Tabellenkalkulationen rekonstruieren müssen. Ihr System sollte diesen Ablauf klar und schnell darstellen.
5. Erhöhtes Risiko für menschliches Versagen und manuelle Fehler
Das Risiko
Manuelle Compliance-Prozesse wie Tabellenkalkulationen, E-Mail-Erinnerungen und Ad-hoc-Checklisten lassen sich nicht skalieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder in neue regulatorische Zuständigkeitsbereiche vordringt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird. Das Risiko liegt nicht in Nachlässigkeit, sondern ist struktureller Natur. Kein Team kann die Konsistenz der Richtlinien in großem Maßstab manuell sicherstellen.
Für Unternehmen, die gleichzeitig mehreren regulatorischen Rahmenbedingungen unterliegen, führt die manuelle Überwachung zu Compliance-Lücken, die eine Überprüfung durch die SEC, die FINRA oder internationale Aufsichtsbehörden nach sich ziehen können.
Bewährte Vorgehensweise: Automatisierung der Durchsetzung von Richtlinien team- und länderübergreifend
Arbeiten Sie mit Ihren Compliance- und IT-Teams zusammen, um herauszufinden, welche Prozesse am anfälligsten für menschliche Fehler sind, und priorisieren Sie deren Automatisierung. Workflows zur Vorabfreigabe, jährliche Bestätigungen, den Abschluss von Schulungen und Warnmeldungen bei Schwellenwertüberschreitungen sind gute Ansatzpunkte.
Durch die konsequente Abwicklung routinemäßiger Durchsetzungsmaßnahmen entlastet eine regelbasierte Compliance-Engine Ihr Team, sodass es sich auf die Themen konzentrieren kann, die tatsächlich menschliche Aufmerksamkeit erfordern. Halten Sie Ausschau nach Lösungen, die sich an den spezifischen Richtlinienrahmen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Der modulare Aufbau von STAR passt sich komplexen Organisationsstrukturen, vielfältigen regulatorischen Rahmenbedingungen und allen zukünftigen Anforderungen an.
Aufbau eines vernetzten Compliance-Programms
Die Beseitigung von Datensilos kann Teil eines umfassenderen Wandels in der Art und Weise sein, wie Ihr Unternehmen Compliance als funktionsübergreifendes Fachgebiet betrachtet.
Beginnen Sie damit, zu überprüfen, wo sich Ihre Compliance-Daten befinden und wie sie zwischen den Teams weitergegeben werden. Ermitteln Sie die Übergaben, die per E-Mail, durch manuelle Eingabe oder über das „institutionelle Gedächtnis“ erfolgen, und machen Sie die Lücken mit dem höchsten Risiko aus.
Beziehen Sie Ihren CIO und die IT-Führungskräfte frühzeitig mit ein. Unternehmen, die die vernetzte Compliance richtig umsetzen, betrachten sie als gemeinsame operative Priorität.
Dann investieren Sie in Technologien, die diesem Anspruch gerecht werden. Plattformen, die systemübergreifend integriert sind, mehreren Teams gemeinsamen Einblick gewähren und sich flexibel an veränderte regulatorische Anforderungen anpassen.
Hier ist eine kurze Übersicht darüber, wohin die einzelnen Risiken führen und wie man sie beheben kann:
- Zentralisierte Daten verbessern die Genauigkeit der aufsichtsrechtlichen Berichterstattung
- Funktionsübergreifende Transparenz deckt Konflikte auf, bevor sie eskalieren
- Automatisierte Eskalationsabläufe sorgen dafür, dass Probleme weiterbearbeitet und dokumentiert werden
- Einheitliche Prüfprotokolle bilden die Grundlage für fundierte und nachvollziehbare Compliance-Aufzeichnungen
- Regelbasierte Engines sorgen für eine konsistente Durchsetzung von Richtlinien in großem Maßstab
„Connected Compliance“ verschafft Ihrem Unternehmen die nötige Transparenz, Kontrolle und Flexibilität, um Risiken in jedem Team, jedem System und bei jeder regulatorischen Anforderung immer einen Schritt voraus zu sein. StarCompliance bietet Ihnen die passende Lösung.
Möchten Sie mehr darüber erfahren?
Der „Ultimate Guide“ für Compliance-Beauftragte bietet praktische Strategien und bewährte Instrumente, die Ihnen dabei helfen, ein widerstandsfähigeres und skalierbares Compliance-Programm aufzubauen.
