Wenn die Compliance-Anforderungen schneller wachsen als Ihr Team

Wie wachsende Finanzunternehmen Technologien nutzen können, um ihre Kapazitäten zu erweitern, manuellen Aufwand zu reduzieren und die Aufsicht zu stärken 

Die Größe eines Unternehmens bedeutet nicht, dass die Compliance-Verpflichtungen geringer sind. Wachsende Finanzdienstleistungsunternehmen müssen komplexe Compliance-Anforderungen mit begrenzten Ressourcen und kleineren Teams bewältigen. Genau wie größere Unternehmen müssen sie eine wirksame Aufsicht gewährleisten, Richtlinien konsequent anwenden und nachweisen, dass ihre Kontrollmechanismen auch dann funktionieren, wenn sich ihr Geschäft, ihre Mitarbeiterzahl und ihre regulatorischen Verpflichtungen weiterentwickeln. 

Betrachten wir einmal die Luftfahrtbranche. Eine große kommerzielle Fluggesellschaft und eine kleinere Regionalfluggesellschaft können in sehr unterschiedlichem Umfang tätig sein und über unterschiedliche Flotten, Ressourcen und Passagierzahlen verfügen. Dennoch unterliegen beide denselben übergeordneten rechtlichen Rahmenbedingungen und müssen strenge Standards in Bezug auf Sicherheit, Aufsicht und Rechenschaftspflicht erfüllen. 

Das gleiche Prinzip gilt auch für Finanzdienstleistungen. Die Frage ist nicht, ob kleine und mittelständische Unternehmen solide Compliance-Kontrollen benötigen, sondern wie sie diese mit ihren Ressourcen bewältigen können. Dies erfordert einen Ansatz, der heute eine strenge Aufsicht gewährleistet und sich gleichzeitig an das Wachstum des Unternehmens und seiner regulatorischen Verpflichtungen anpasst. 

Auch die Aufsichtsbehörden haben diese ressourcenbezogene Herausforderung erkannt. Bei ihrer Untersuchung von Compliance-Technologien stellte die FINRA fest, dass die Umfrageteilnehmer potenzielle Einsparungen von bis zu 8 % der FINRA-bezogenen Compliance-Kosten durch Technologien schätzten, die den Zugang zu aufsichtsrechtlichen Informationen verbessern und die Automatisierung unterstützen sollen. Die FINRA wies zudem darauf hin, dass integrierte Compliance-Technologien für größere, ressourcenstärkere Unternehmen möglicherweise leichter zugänglich sind, während Compliance-Kosten kleinere Unternehmen und neue Marktteilnehmer unverhältnismäßig stark belasten können. 

Für wachsende Unternehmen besteht die Herausforderung nicht darin, ein Compliance-Programm aufzubauen, das denen der größten Finanzinstitute gleicht. Vielmehr geht es darum, Zugang zu denselben Technologien und Automatisierungslösungen zu erhalten, die auch größere Unternehmen nutzen, und diese so einzusetzen, dass sie zu den eigenen Prioritäten, Ressourcen und Anforderungen passen. Dies kann schlanke Teams dabei unterstützen, die steigenden Compliance-Anforderungen von heute zu erfüllen und gleichzeitig die Kapazitäten aufzubauen, um zukünftiges Wachstum zu fördern. 

Die versteckten Kosten der manuellen Compliance 

Für viele Compliance-Teams liegt die Herausforderung nicht in einem Mangel an Prozessen. Vielmehr ist es der hohe manuelle Aufwand, der erforderlich ist, um diese Prozesse am Laufen zu halten. 

Die Erfassung von Ausgaben sowie die Überwachung von Geschenken und Bewirtungen können beispielsweise erfordern, dass Teams Informationen sammeln, Aufzeichnungen abgleichen, Transaktionen mit den Richtlinien vergleichen, Ausnahmen identifizieren und mit den Mitarbeitern nachfassen. Die Überwachung politischer Spenden kann einen ähnlichen Aufwand erfordern, um Anträge zu prüfen, unternehmensweit festgelegte Obergrenzen anzuwenden und die Aktivitäten mit öffentlich zugänglichen Informationen abzugleichen. 

Der gleiche Verwaltungsaufwand kann bei privaten Handelsgeschäften, geschäftlichen Nebentätigkeiten, privaten Investitionen, Zertifizierungen und Bescheinigungen auftreten. 

Für sich genommen mögen diese Aufgaben überschaubar erscheinen. In ihrer Gesamtheit können sie jedoch einen erheblichen Teil der Kapazitäten eines schlanken Teams in Anspruch nehmen. Die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen, E-Mails und nicht miteinander verknüpften Datensätzen kann es zudem erschweren, Richtlinien einheitlich anzuwenden und bei Bedarf schnell die Belege für eine Compliance-Entscheidung vorzulegen. 

Automatisierung kann dazu beitragen, diese Situation zu ändern. Durch die Reduzierung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben und die Bündelung von Informationen gewinnen Compliance-Experten mehr Zeit, sich auf Ausnahmen, neu auftretende Probleme und risikoreichere Aktivitäten zu konzentrieren – also genau dort, wo ihr Fachwissen und ihr Urteilsvermögen am wertvollsten sind. 

Beginnen Sie mit dem Problem, das am wichtigsten ist 

Wachsende Unternehmen gehen möglicherweise davon aus, dass die Einführung einer umfassenden Compliance-Plattform bedeutet, mehr Technologie anzuschaffen, als sie benötigen, oder ihr gesamtes Compliance-Programm auf einen Schlag umzugestalten. Das ist nicht unbedingt richtig. 

Ein praxisorientierterer Ansatz besteht darin, den Arbeitsablauf zu ermitteln, der derzeit die größte Belastung darstellt. Dabei kann es sich um politische Spenden, Geschenke und Bewirtungen, Handelsgeschäfte von Mitarbeitern, Zertifizierungen oder einen anderen Prozess handeln, dessen Einhaltung einen erheblichen Zeitaufwand erfordert. 

StarCompliance (Star) arbeitet mit Unternehmen zusammen, um deren bestehende Richtlinien, Prozesse und Prioritäten zu verstehen und herauszufinden, wo Technologie unmittelbar einen Unterschied bewirken kann. Anstatt von einem Unternehmen zu verlangen, alles an die Technologie anzupassen, können Regeln, Schwellenwerte, Arbeitsabläufe und Genehmigungsverfahren entsprechend den Richtlinien und betrieblichen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert werden. 

Durch Automatisierung lassen sich dann sich wiederholende Arbeitsschritte reduzieren, Daten optimieren, Informationen zentralisieren und die von Compliance-Teams benötigten Nachweise bereitstellen. Ein Unternehmen kann mit einem konkret definierten Problem beginnen und im Zuge sich wandelnder Anforderungen weitere Funktionen hinzufügen. 

Das Ziel besteht nicht darin, jede Compliance-Organisation so zu gestalten, dass sie wie ein großes globales Unternehmen funktioniert. Vielmehr soll jedem Team eine Technologie zur Verfügung gestellt werden, die seinen Bedürfnissen entspricht, sowie die Flexibilität, sich an veränderte Anforderungen anzupassen. 

Mehr Kapazität heute, Raum für Wachstum morgen 

Die richtige Compliance-Technologie sollte den aktuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig Flexibilität für zukünftige Entwicklungen bieten. 

Für schlanke Compliance-Teams kann dies bedeuten, dass sie weniger Zeit für manuelle Abgleiche und Nachverfolgungen aufwenden, Richtlinien konsequenter anwenden und klarere, besser begründbare Aufzeichnungen führen. Vor allem aber verschafft es Compliance-Experten mehr Spielraum, sich auf das Risikomanagement zu konzentrieren, anstatt sich mit der Verwaltung von Prozessen zu beschäftigen. 

Wenn das Unternehmen wächst, kann diese Grundlage mitwachsen. Neue Mitarbeiter, neue Aktivitäten und neue Compliance-Anforderungen sollten nicht automatisch bedeuten, dass eine weitere Tabelle, ein weiterer manueller Prozess oder ein weiteres isoliertes System hinzukommt. 

Wachsende Finanzunternehmen müssen nicht jede Compliance-Herausforderung auf einmal bewältigen. Beginnen Sie mit dem Problem, das derzeit den größten Druck verursacht, reduzieren Sie den damit verbundenen manuellen Aufwand und bauen Sie darauf auf. Bei einer effektiven Compliance kommt es nicht auf die Größe des Unternehmens an, sondern darauf, über die richtigen Kontrollmechanismen, Prozesse und Technologien zu verfügen, um Risiken souverän zu bewältigen. 

Mit Star die Compliance-Lücke schließen 

Star arbeitet mit Finanzdienstleistungsunternehmen aller Art und Größe zusammen und ist sich dabei bewusst, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Prioritäten, Ressourcen und Budgets hat. Anstatt einen einheitlichen Ansatz zu verfolgen, arbeitet Star eng mit den Unternehmen zusammen, um deren Herausforderungen zu verstehen und Lösungen zu finden, die für ihr Geschäft sinnvoll sind. 

Ganz gleich, ob es darum geht, einen manuellen Prozess zu optimieren, die Kontrolle zu verstärken oder sich auf zukünftiges Wachstum vorzubereiten – Star unterstützt Unternehmen dabei, die richtige Technologie einzuführen, ohne sich mehr aufzubürden, als sie benötigen. 

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