5 façons dont les silos de données posent problème aux responsables de la conformité et comment les éliminer
Les silos de données, où des renseignements essentiels résident dans des systèmes isolés répartis entre départements, régions ou plateformes, constituent un véritable casse-tête opérationnel. Dans un contexte réglementaire strict, ils constituent également une menace directe pour votre programme de conformité.
Les cadres réglementaires internationaux tels que MiFID II , FINRA et les exigences de déclaration de la SEC imposent des données rapides, précises et traçables. Lorsque votre infrastructure de conformité n'est pas connectée — c'est-à-dire lorsque les équipes juridiques, opérationnelles et commerciales travaillent sur des systèmes différents sans visibilité partagée — les lacunes réglementaires s'accentuent et les risques augmentent rapidement.
La conformité connectée change la donne. En intégrant les flux de travail, les données et la communication entre les équipes et les plateformes, vous bénéficiez de la visibilité, de l'agilité et de la responsabilisation exigées par la réglementation moderne.
Voici cinq risques de non-conformité engendrés par les systèmes fragmentés, et les meilleures pratiques pour les gérer.
1. Déclarations réglementaires incomplètes ou inexactes
Le risque
Les organismes de réglementation exigent des données propres, cohérentes et vérifiables. Ou, lorsque les données de rapport sont dispersées entre les différentes unités opérationnelles, chacune utilisant ses propres systèmes, la précision en est affectée. Face à des soumissions incohérentes et des écarts inexpliqués, l'équipe de conformité est souvent la dernière informée.
La fragmentation des flux de travail de rapports réglementaires est une cause majeure des constatations d'audit et des mesures d'exécution dans le cadre de réglementations telles que EMIR, MiFID II et la règle 17a-4 de la SEC.
Bonne pratique : centraliser les données de rapport entre les équipes
Commencez par inventorier la provenance de vos données de rapports au sein des différents services (trading, juridique, opérations et finances). Créez une source unique de données fiables, alimentée et accessible à toutes les équipes. Définissez clairement la responsabilité des données, standardisez les formats et mettez en place des points de contrôle interfonctionnels avant toute transmission.
Côté technologie, privilégiez les plateformes de conformité qui s'intègrent à vos systèmes existants, automatisent la validation et conservent un historique complet de chaque soumission et correction. La plateforme STAR répond précisément à ces besoins : elle centralise les données de toute votre organisation et signale les incohérences avant qu'elles ne posent problème en matière de réglementation.
2. Défaut de déclarer un conflit d'intérêts
Le risque
Les conflits d'intérêts surviennent rarement dans un seul système. Ils se révèlent à travers des schémas récurrents dans les activités de trading personnelles, les registres de cadeaux et de divertissements, les activités professionnelles extérieures et les relations avec les employés. Lorsque ces catégories sont gérées par des outils distincts et des équipes différentes, personne n'a une vue d'ensemble et des déclarations importantes peuvent passer inaperçues.
Il ne s'agit pas d'un simple oubli. En vertu de la règle 3110 de la FINRA et des exigences de supervision de la SEC, le fait de ne pas détecter et divulguer les conflits d'intérêts signifie que le cadre de supervision de votre entreprise présente un problème majeur.
Meilleure pratique : Intégrez la visibilité interfonctionnelle à votre programme de gestion des conflits
Une gestion efficace des conflits repose sur la collaboration entre les services de conformité, les RH, le service juridique et les gestionnaires opérationnels. Il est essentiel de mettre en place des protocoles d'examen partagés afin que les informations provenant des différentes fonctions, les données commerciales, les déclarations RH et les comptes rendus d'interventions externes soient analysés conjointement et non de manière isolée.
Votre technologie doit favoriser cette approche transversale. Une solution intégrée de conformité des employés, dotée d'un tableau de bord unifié, offre aux gestionnaires et aux superviseurs de la conformité une vue consolidée de toutes les activités. STAR centralise ces données en temps réel, permettant ainsi de détecter et de résoudre rapidement les anomalies qui passeraient inaperçues, avant qu'elles ne deviennent des problèmes réglementaires.
3. Retard dans la remontée des problèmes et l'enquête
Le risque
Lorsqu'un problème de conformité est signalé, le temps est un facteur crucial. Ou, lorsque la remontée d'information dépend de transferts manuels ou d'alertes stagnantes dans les boîtes de réception individuelles, la résolution devient extrêmement lente. Les dossiers s'enlisent et le délai pour une correction rapide s'amenuise.
Bonnes pratiques : Établir des voies de communication claires entre les équipes de conformité et les équipes opérationnelles
Les protocoles d'escalade interéquipes doivent être définis en amont de tout problème, et non improvisés en cours de route. Les responsables de la conformité, du service juridique, de la gestion des risques et des opérations doivent tous avoir une vision claire des responsabilités de chacun à chaque étape d'une enquête et des délais de réponse attendus.
Automatisez ce qui peut l'être. Les règles de routage, les déclencheurs de notification et le suivi de l'état des dossiers doivent fonctionner en arrière-plan afin que les personnes concernées soient immédiatement informées. Grâce aux flux d'escalade personnalisables et au suivi transparent des cas de STAR, rien n'est laissé au hasard et chaque action est horodatée et attribuable.
4. Mauvaise traçabilité des données et pistes d'audit
Le risque
Dans un contexte de conformité fragmentée, remonter à l'origine d'une décision relève au mieux du casse-tête, au pire de l'impossible. Vous pouvez avoir la trace d'une infraction, mais aucune documentation sur sa résolution : un registre de formation rempli dans un système, sans trace correspondante dans un autre. Lorsque les organismes de réglementation ou les vérificateurs internes demandent des preuves, c'est la panique.
La faible traçabilité des données est une constatation récurrente lors des examens réglementaires, notamment en ce qui concerne les contrôles de supervision, les évaluations d'adéquation et les attestations des employés.
Meilleure pratique : Créer un registre de conformité unifié et partagé entre les fonctions
Chaque action de conformité doit être consignée dans un système accessible à toutes les parties prenantes concernées. Il s’agit d’une exigence autant de gouvernance que de technologie. Les équipes de conformité, juridiques et d'audit doivent établir ensemble les critères d'une documentation fiable et élaborer des normes communes en la matière.
Une plateforme centralisée vous assure une traçabilité complète tout au long du cycle de vie de la conformité. Lorsqu'un examinateur vous demande comment une décision a été prise, vous ne devriez pas avoir à la reconstituer à partir de courriels et de feuilles de calcul. Votre système doit fournir ces renseignements clairement et rapidement.
5. Risque accru d’erreurs humaines et de supervision manuelle
Le risque
Les processus de conformité manuels, tels que les feuilles de calcul, les rappels par courriel et les listes de vérification ponctuelles, ne sont pas adaptés à la croissance à grande échelle. À mesure que votre entreprise prend de l'expansion ou s'étend à de nouvelles juridictions réglementaires, le risque d'erreurs non résolues augmente. Ce risque n'est pas lié à la négligence, mais à des problèmes structurels. Aucune équipe ne peut garantir manuellement l'application uniforme des politiques à grande échelle.
Pour les entreprises opérant simultanément sous plusieurs cadres réglementaires, la surveillance manuelle crée des lacunes en matière de conformité qui peuvent attirer l'attention de la SEC, de la FINRA ou des organismes de réglementation internationaux.
Meilleure pratique : automatiser l’application des politiques entre les équipes et les juridictions
Collaborez avec vos équipes de conformité et de TI pour identifier les processus les plus sujets aux erreurs humaines et automatisez-les en priorité. Les flux de travail de préautorisation, les attestations annuelles, les suivis de formation et les alertes de dépassement de seuil constituent un excellent point de départ.
En assurant une application rigoureuse et cohérente des règlements de routine, un moteur de conformité basé sur des règles permet à votre équipe de se concentrer sur les problèmes qui nécessitent une intervention humaine. Privilégiez les solutions configurables selon le cadre réglementaire spécifique de votre entreprise. La conception modulaire de STAR s'adapte aux structures organisationnelles complexes, aux multiples réglementations et à l'évolution future de la situation.
Élaboration d'un programme de conformité connecté
L'élimination des silos de données peut s'inscrire dans une évolution plus large de la façon dont votre entreprise envisage la conformité comme discipline transversale.
Commencez par vérifier l'emplacement de vos données de conformité et leur circulation entre les équipes. Identifier les transferts effectués par courriel, saisie manuelle ou mémoire institutionnelle, et repérer les failles les plus critiques.
Impliquez rapidement votre DSI et vos gestionnaires informatiques. Les entreprises qui maîtrisent la conformité en matière de connectivité la considèrent comme une priorité opérationnelle partagée.
Investissez ensuite dans une technologie qui reflète cette réalité : des plateformes qui s’intègrent à différents systèmes, offrent une visibilité partagée à plusieurs équipes et s’adaptent à l’évolution de votre cadre réglementaire.
Voici un résumé des conséquences de chaque risque et des solutions pour y remédier :
- La centralisation des données améliore la précision des rapports réglementaires
- La visibilité interfonctionnelle permet de faire émerger les conflits avant qu'ils ne s'aggravent.
- Les flux de travail d'escalade automatisés permettent de faire avancer les problèmes — et de les documenter.
- Les journaux d'audit unifiés constituent des enregistrements de conformité justifiables et traçables
- Les moteurs basés sur des règles appliquent la politique de manière cohérente et à grande échelle.
La conformité connectée offre à votre entreprise la visibilité, le contrôle et l'agilité nécessaires pour anticiper les risques au sein de chaque équipe, pour chaque système et pour chaque exigence réglementaire. StarCompliance vous accompagne.
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