5 façons dont les silos de données posent des problèmes aux responsables de la conformité et comment y remédier
Les « silos de données », dans lesquels des informations critiques sont stockées dans des systèmes isolés répartis entre différents services, régions ou plateformes, constituent indéniablement un véritable casse-tête opérationnel. Dans un environnement réglementaire strict, ils représentent également une menace directe pour votre programme de conformité.
Les cadres réglementaires mondiaux tels que la directive MiFID II, la FINRA et les obligations de déclaration de la SEC exigent des données rapides, précises et traçables. Lorsque votre infrastructure de conformité n’est pas interconnectée — c’est-à-dire lorsque les équipes juridiques, opérationnelles et de front-office travaillent toutes sur des systèmes différents sans visibilité commune —, les lacunes réglementaires s’aggravent et les risques s’amplifient rapidement.
La conformité connectée change la donne. En intégrant les flux de travail, les données et la communication entre les équipes et les plateformes, vous bénéficiez de la visibilité, de l'agilité et de la responsabilisation exigées par la réglementation moderne.
Voici cinq risques liés à la conformité engendrés par la fragmentation des systèmes, ainsi que les bonnes pratiques permettant d'y remédier.
1. Déclarations réglementaires incomplètes ou inexactes
Le risque
Les autorités de régulation exigent des données fiables, cohérentes et vérifiables. Or, lorsque les données à déclarer sont dispersées entre différentes entités opérationnelles, chacune gérant ses propres systèmes, la précision en pâtit. Face à des déclarations incohérentes et à des écarts inexpliqués, l'équipe chargée de la conformité est souvent la dernière à en être informée.
La fragmentation des processus de déclaration réglementaire est l'une des principales causes des constatations d'audit et des mesures coercitives prises dans le cadre de réglementations telles que l'EMIR, la directive MiFID II et la règle 17a-4 de la SEC.
Meilleure pratique : centraliser les données de reporting entre les différentes équipes
Commencez par recenser l'origine de vos données de reporting au sein des différents services : commercial, juridique, opérationnel et financier. Mettez en place une source unique et fiable à laquelle toutes les équipes contribuent et à laquelle elles ont accès. Définissez clairement la responsabilité des données, normalisez les formats et intégrez des étapes de vérification interfonctionnelles avant que toute soumission ne soit validée.
Sur le plan technique, privilégiez les plateformes de conformité qui s'intègrent à vos systèmes existants, automatisent la validation et conservent un journal d'audit complet de chaque soumission et correction. C'est exactement ce que fait la plateforme STAR: elle regroupe les données provenant de l'ensemble de votre organisation et signale les incohérences avant qu'elles ne deviennent des problèmes réglementaires.
2. Absence de déclaration de conflits d'intérêts
Le risque
Les conflits d'intérêts se manifestent rarement au sein d'un seul et même système. Ils découlent de tendances observées dans l'ensemble des activités de trading personnelles, des registres de cadeaux et de frais de représentation, des activités professionnelles extérieures et des relations entre collaborateurs. Lorsque ces catégories sont gérées dans des outils distincts par des équipes différentes, personne n'a une vue d'ensemble de la situation et certaines informations ne sont pas divulguées.
Ce n'est pas simplement un oubli. Conformément à la règle 3110 de la FINRA et aux exigences de surveillance de la SEC, le fait de ne pas détecter et divulguer des conflits d'intérêts signifie que le dispositif de surveillance de votre entreprise présente un problème majeur.
Meilleure pratique : intégrer une visibilité interfonctionnelle dans votre programme de gestion des conflits
Une gestion efficace des conflits nécessite une collaboration entre les services chargés de la conformité, des ressources humaines, du service juridique et les responsables des métiers. Mettez en place des protocoles d'examen communs afin que les informations provenant des différentes fonctions, les données de négociation, les déclarations RH et les registres des interactions avec des tiers soient examinées conjointement, et non de manière isolée.
Votre technologie doit soutenir cette approche inter-équipes. Une solution intégrée de conformité des collaborateurs, dotée d’un tableau de bord unifié, offre aux responsables de la conformité et aux superviseurs une vue d’ensemble consolidée de toutes les catégories d’activités. STAR rassemble ces données en temps réel, ce qui permet de détecter rapidement les tendances qui, sans cela, passeraient inaperçues, et de les résoudre avant qu’elles ne se transforment en problèmes réglementaires.
3. Retard dans la remontée des problèmes et dans les enquêtes
Le risque
Lorsqu'un problème de conformité est signalé, chaque minute compte. Mais lorsque la remontée de l'information repose sur des transferts manuels ou sur des alertes qui restent bloquées dans les boîtes de réception individuelles, la résolution du problème s'en trouve considérablement ralentie. Les dossiers stagnent et la fenêtre d'opportunité pour une correction en temps opportun se referme.
Meilleure pratique : mettre en place des procédures d'escalade claires entre les équipes chargées de la conformité et les équipes opérationnelles
Les protocoles d'escalade inter-équipes doivent être définis avant qu'un problème ne survienne, et non improvisés en cours de route. Les responsables de la conformité, du service juridique, de la gestion des risques et des métiers doivent tous disposer d'une vision claire et commune quant à la personne en charge de chaque étape d'une enquête et au délai de réponse attendu.
Automatisez tout ce qui peut l'être. Les règles de routage, les déclencheurs de notification et le suivi des statuts doivent s'exécuter en arrière-plan afin que les personnes concernées soient immédiatement mises au courant. Grâce aux workflows d'escalade personnalisables et au suivi transparent des dossiers proposés par STAR, rien ne passe entre les mailles du filet, et chaque action est horodatée et attribuable.
4. Manque de traçabilité des données et de pistes d'audit
Le risque
Dans un environnement de conformité fragmenté, remonter à la source d’une décision est, au mieux, un véritable casse-tête, au pire, une mission impossible. Vous disposez peut-être d’un enregistrement d’un manquement à une politique, mais d’aucune documentation sur la manière dont il a été résolu : un registre de formation rempli dans un système, mais aucune trace correspondante dans un autre. Lorsque les autorités de régulation ou les auditeurs internes vous demandent des preuves, vous vous retrouvez pris au dépourvu.
La faiblesse de la traçabilité des données est un constat récurrent lors des contrôles réglementaires, notamment dans le cadre des contrôles de surveillance, des évaluations de l'adéquation et des attestations des salariés.
Meilleure pratique : créer un registre de conformité unifié et partagé entre les différents services
Chaque mesure de conformité doit être consignée dans un système accessible à toutes les parties prenantes concernées. Il s'agit là autant d'une exigence de gouvernance que d'une exigence technologique. Les équipes chargées de la conformité, des affaires juridiques et de l'audit doivent s'accorder sur ce que doit être un enregistrement fiable et établir des normes communes de documentation en conséquence.
Une plateforme centralisée vous offre une traçabilité totale tout au long du cycle de vie de la conformité. Lorsqu'un contrôleur vous demande comment une décision a été prise, vous ne devriez pas avoir à la reconstituer à partir d'e-mails et de feuilles de calcul. Votre système devrait pouvoir retracer ce processus clairement et rapidement.
5. Risque accru d'erreur humaine et de négligence lors des opérations manuelles
Le risque
Les processus de conformité manuels, tels que les tableurs, les rappels par e-mail et les listes de contrôle ponctuelles, ne sont pas évolutifs. À mesure que votre entreprise se développe ou s’implante dans de nouvelles juridictions réglementaires, le risque qu’un élément passe entre les mailles du filet augmente. Ce risque n’est pas dû à la négligence ; il est de nature structurelle. Aucune équipe ne peut garantir manuellement la cohérence des politiques à grande échelle.
Pour les entreprises soumises simultanément à plusieurs cadres réglementaires, la surveillance manuelle engendre des lacunes en matière de conformité susceptibles d'attirer l'attention de la SEC, de la FINRA ou des autorités de régulation internationales.
Meilleure pratique : automatiser l'application des politiques au sein des équipes et dans toutes les juridictions
Collaborez avec vos équipes chargées de la conformité et de l'informatique afin d'identifier les processus les plus exposés aux erreurs humaines et de donner la priorité à leur automatisation. Les workflows de pré-autorisation, les attestations annuelles, la validation des formations et les alertes de dépassement de seuil constituent de bons points de départ.
En gérant de manière cohérente les tâches de mise en conformité courantes, un moteur de conformité basé sur des règles permet à votre équipe de se concentrer sur les problèmes qui nécessitent réellement une intervention humaine. Recherchez des solutions configurables en fonction du cadre réglementaire spécifique de votre entreprise. La conception modulaire de STAR s'adapte aux structures organisationnelles complexes, aux multiples régimes réglementaires et à tout ce que l'avenir vous réserve.
Mettre en place un programme de conformité connecté
L'élimination des silos de données peut s'inscrire dans une évolution plus large de la manière dont votre entreprise appréhende la conformité en tant que discipline transversale.
Commencez par analyser où sont stockées vos données de conformité et comment elles circulent entre les équipes. Identifiez les transferts qui s'effectuent par e-mail, par saisie manuelle ou qui reposent sur la mémoire collective, et repérez les lacunes présentant les risques les plus élevés.
Impliquez dès le début votre directeur informatique (CIO) et les responsables informatiques. Les entreprises qui parviennent à mettre en place une conformité interconnectée la considèrent comme une priorité opérationnelle partagée.
Investissez ensuite dans des technologies qui reflètent cette approche. Des plateformes qui s'intègrent à l'ensemble de vos systèmes, offrent une visibilité partagée à plusieurs équipes et s'adaptent à mesure que votre champ d'application réglementaire évolue.
Voici un résumé des conséquences de chaque risque et des solutions pour y remédier :
- La centralisation des données améliore la précision des déclarations réglementaires
- La visibilité interfonctionnelle permet de détecter les conflits avant qu'ils ne s'aggravent
- Les workflows d'escalade automatisés permettent de faire avancer le traitement des problèmes tout en les documentant
- Les journaux d'audit unifiés permettent de constituer des dossiers de conformité solides et traçables
- Les moteurs basés sur des règles garantissent une application cohérente des politiques, à grande échelle
La conformité connectée offre à votre entreprise la visibilité, le contrôle et la flexibilité nécessaires pour anticiper les risques au sein de chaque équipe, de chaque système et pour chaque exigence réglementaire. StarCompliance est là pour vous accompagner.
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