5 Funktionen, über die jedes gute Produkt für Compliance-Kontrollräume verfügen sollte
Kontrollräume sind nicht mehr nur großen Banken vorbehalten. Wenn Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollten Sie Folgendes beachten
Früher waren Kontrollräume fast ausschließlich Investmentbanken oder ähnlich großen Finanzinstituten vorbehalten: große, geschäftige Unternehmen mit umfangreichen Geschäftsabschlüssen, die einer ständigen Überwachung durch ein Team von Spezialisten bedurften, die darauf geschult waren, potenzielle Interessenkonflikte zu erkennen und unter Kontrolle zu halten. Solche Unternehmen benötigen nach wie vor Kontrollräume, möglicherweise mehr denn je. Doch immer mehr setzt sich die Erkenntnis durch, dass Kontrollräume – und die neue Palette an Softwarelösungen, die speziell auf ihre hochspezialisierten Bedürfnisse zugeschnitten sind – für ein weitaus breiteres Spektrum von Finanzunternehmen von Nutzen sein können als bisher angenommen.
„Als wir mit der Entwicklung des Compliance Control Room begannen“, sagt Tim Ward, Director of Product Strategy and Marketing bei StarCompliance, „gingen wir davon aus, dass das Endprodukt ausschließlich für Investmentbanken gedacht sein würde: für die Welt der Fusionen und Übernahmen, Börsengänge, Anleihen usw. Im Laufe der Weiterentwicklung haben wir gelernt, dass es auch für alle möglichen anderen Unternehmen einen guten Anwendungsfall gibt. Wer beispielsweise MNPI verwaltet, hat einen guten Anwendungsfall für den Compliance Control Room, ebenso wie Unternehmen, die Kredite oder Finanzierungen bereitstellen oder große Beteiligungen halten.“
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über eine klassische Kontrollraum-Struktur verfügt – mit großen Mengen geschäftsbezogener Daten, die in alle Richtungen fließen – oder über eine weniger chaotische, aber nicht weniger wichtige Compliance-Funktion, finden Sie hier eine Liste der wesentlichen Funktionen, auf die Sie beim Kauf einer Kontrollraum-Softwarelösung achten sollten.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Benutzerfreundlichkeit sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, doch angesichts der unzähligen Arten von Software, die es gibt, ist dies leider nicht der Fall. Es gibt immer noch jede Menge Software auf Unternehmensebene, die nicht in erster Linie für den Endbenutzer entwickelt wurde.
Ihre Kontrollraum-Software wird auf die Probe gestellt. Der Sinn dahinter besteht darin, Ihr Compliance-Team von der mühsamen manuellen oder halbmanuellen Aufgabe zu befreien, mit der es derzeit konfrontiert ist: bei den Hunderten oder Tausenden von Transaktionen, die Ihr Finanzunternehmen möglicherweise abwickelt, den Überblick darüber zu behalten, wer an was beteiligt ist und wer was zu wem gesagt hat. Und das bestenfalls mit einer rudimentären Mischung aus Tabellenkalkulationen und E-Mail.
Kontrollraum-Teams sind in der Regel klein und legen großen Wert auf Spitzenleistungen. Eine Kontrollraum-Software, die für Ihre Mitarbeiter an vorderster Front – einschließlich der an den Geschäften Beteiligten – intuitiv und einfach zu bedienen ist, bedeutet weniger Stress, höhere Effizienz und ein geringeres Fehlerpotenzial, das Ihr Unternehmen gefährden könnte.
2. EINFACHE INTEGRATION
Die einfache Integration ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft übersehen wird. Damit die Software Ihres Kontrollraums ihre Aufgabe wirklich erfüllen und mit maximaler Kapazität arbeiten kann, um geschäftskritische Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen zu prüfen und zu analysieren, muss sie mit anderen Unternehmenssystemen verbunden sein. Dazu können Deal-Management, Auftragsmanagement, Personalwesen und Forschungssysteme gehören.
Bei der Implementierung Ihrer neuen Kontrollraum-Software wird die Integration in die bestehenden Systeme eine der Prioritäten des Lieferantenteams sein. Bei der Entwicklung der Software wurde auf eine einfache Integration geachtet, damit die Implementierung reibungsloser und schneller verläuft. Darüber hinaus wird dadurch sichergestellt, dass der Datenfluss zuverlässig bleibt, sobald Ihre neue Kontrollraum-Plattform betriebsbereit ist und täglich genutzt wird. Und in einer Zeit, in der Unternehmen für die Durchführung ihrer Kerngeschäftsaktivitäten ebenso auf externe wie auf interne Apps angewiesen sind, können einfache Integrationen bei Kontrollraum-Software den entscheidenden Unterschied ausmachen.
3. DER GRÖSSTMÖGLICHE ÜBERBLICK ÜBER MNPI
In einem Finanzinstitut sind zu jedem Zeitpunkt viele für einen Geschäftsabschluss entscheidende Informationen im Umlauf. Und es gibt keine Garantie dafür, dass diese MNPI ausschließlich aus dem unternehmerischen Bereich eines Unternehmens stammen. Sie können genauso gut aus dem öffentlichen Bereich stammen. Aber Sie können nichts verwalten, was Sie nicht kennen, und unabhängig von der Herkunft können nicht erfasste MNPI Geschäfte und den Ruf gefährden.
Eine der wichtigsten Aufgaben einer Leitstelle besteht darin, den Überblick über all diese fehlerhaften Informationen zu behalten. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einer Plattform, die Einblicke in die öffentliche Seite eines Unternehmens bietet und auf der Deal-Seite über eine unternehmensweite Meldefunktion verfügt, die es Mitarbeitern im gesamten Unternehmen ermöglicht, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die betreffende Aktivität den Weg in die Leitstelle findet und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden.
4. GEWÄHRLEISTUNG DER DATENINTEGRITÄT UND DATENSICHTBARKEIT
Wenn es um die Sicherung Ihrer Daten geht, muss ein Anbieter von Compliance-Software alles im Griff haben. Suchen Sie nach einem Anbieter, der seinen Kunden und Interessenten zumindest auf seiner Website versichert, dass er alle erforderlichen Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass alle von ihm verarbeiteten Daten in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dies kann sowohl physische Maßnahmen (wie die Unterbringung der Server in verschlossenen Käfigen in einer bewachten Einrichtung) als auch Netzwerk- und Anwendungsmaßnahmen (wie Defense-in-Depth-Technologie und Single Sign-On) umfassen.
Datenintegrität und Datentransparenz spiegeln auch die Vorstellung wider, dass der Kontrollraum eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an den alle geschäftsbezogenen Daten fließen, um dort organisiert, analysiert und aufgezeichnet zu werden. Und das Kontrollraumteam sowie die Compliance-Leitung müssen sich darauf verlassen können, dass alles, was diesen Informationsknoten durchläuft, nicht nur für die sofortige Analyse und Geschäftsabwicklung zur Verfügung steht, sondern bei Bedarf auch für eine spätere Prüfung. Mit anderen Worten: Eine ordnungsgemäße Datenaufzeichnung und Auftragsverfolgung sind bei der Auswahl einer Kontrollraum-Software genauso wichtig wie alle anderen Aspekte.
Die Datentransparenz trägt auch zu einer guten Berichterstellung und Audit-Bereitschaft bei. Ihre Software sollte in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis ein detailliertes Prüfprotokoll zu führen. Darüber hinaus sollte sie in der Lage sein, aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu allen wichtigen Aspekten der Geschäftstätigkeit zu erstellen, einschließlich Konflikten, Verstößen und Lösungen. Dies gilt für alle laufenden Geschäfte des Unternehmens und zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus der Geschäfte.
5. Fokus auf Zentralisierung und Rationalisierung
Kontrollräume sind Nervenzentren und bereits heute Orte mit regem Treiben. Deshalb sind die Teams in den Leitstellen auf jede erdenkliche Unterstützung angewiesen. Die Software sollte von Grund auf so entwickelt werden, dass sie die Abläufe im Kontrollraum zentralisiert, rationalisiert und so weit wie möglich vereinfacht. Für national und international tätige Finanzunternehmen bedeutet dies, allen Beteiligten – wie Deal-Team-Mitgliedern, Kontrollraum-Teams und der Compliance-Leitung – eine einzige, global vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, von der aus sie Deal-Updates vornehmen, Workflow-Anfragen initiieren und wichtige Deal-Informationen und -Daten einsehen können.
Die Verwaltung von Beobachtungslisten und eingeschränkten Listen ist eine weitere Aufgabe, die ganz oben auf der Aufgabenliste eines Kontrollraums steht. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, idealerweise mit der Möglichkeit, Einträge bis auf Projektebene und nach Art der erforderlichen Einschränkung zuzuordnen sowie Beobachtungslisten oder eingeschränkte Listen in nachgelagerten Systemen zu veröffentlichen. Es ist gut, viele Geschäfte in Bearbeitung zu haben, solange Ihr Kontrollraum-Team den Überblick über alles behält.
