5 fonctionnalités que tout bon produit destiné aux salles de contrôle de conformité devrait posséder
Les salles de contrôle ne sont plus l'apanage des grandes banques. Si vous êtes à la recherche d'une solution logicielle, voici quelques éléments à prendre en compte
Autrefois, les salles de contrôle étaient presque exclusivement réservées aux banques d’investissement ou à des établissements financiers de taille comparable : de grandes entreprises très actives, traitant des volumes importants de transactions, qui nécessitaient une surveillance constante par une équipe de spécialistes formés à identifier les conflits d’intérêts potentiels et à les maîtriser. Ces entreprises ont toujours besoin de salles de contrôle, peut-être plus que jamais. Cependant, on constate de plus en plus que les salles de contrôle – ainsi que la nouvelle gamme de solutions logicielles spécialement adaptées à leurs besoins hautement spécialisés – peuvent être utiles à un éventail bien plus large d’entreprises financières qu’on ne le pensait jusqu’à présent.
« Lorsque nous avons commencé à développer Compliance Control Room », explique Tim Ward, directeur de la stratégie produit et du marketing chez StarCompliance, « nous pensions que le produit final serait exclusivement destiné aux banques d’investissement : au monde des fusions-acquisitions, des introductions en bourse, des émissions obligataires, etc. Au fur et à mesure de son développement, nous avons constaté qu’il existait de nombreux cas d’utilisation pertinents pour toutes sortes d’autres entreprises. Par exemple, les entités qui gèrent des informations non publiques (MNPI) ont tout intérêt à utiliser le Compliance Control Room, tout comme les entreprises qui accordent des crédits ou des financements, ou qui détiennent des participations importantes. »
Que votre entreprise dispose d’une salle de contrôle classique – où circulent d’importants volumes de données métier dans toutes les directions – ou d’une fonction de conformité moins chaotique mais non moins importante, vous trouverez ici une liste des fonctionnalités essentielles à prendre en compte lors de l’achat d’une solution logicielle pour salle de contrôle.
1. CONVIVIALITÉ
La convivialité devrait en réalité aller de soi, mais compte tenu de la multitude de logiciels existants, ce n'est malheureusement pas le cas. Il existe encore de nombreux logiciels destinés aux entreprises qui n'ont pas été conçus en priorité pour l'utilisateur final.
Votre logiciel de salle de contrôle est mis à l'épreuve. L'objectif est de soulager votre équipe chargée de la conformité de la tâche fastidieuse, manuelle ou semi-manuelle, à laquelle elle est actuellement confrontée : parmi les centaines, voire les milliers de transactions que votre entreprise financière peut traiter, garder une vue d'ensemble des personnes impliquées dans chaque opération et des échanges qui ont eu lieu entre elles. Et ce, dans le meilleur des cas, à l'aide d'un mélange rudimentaire de tableurs et d'e-mails.
Les équipes de salle de contrôle sont généralement de petite taille et accordent une grande importance à l'excellence de leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et simple d'utilisation pour vos collaborateurs en première ligne – y compris ceux impliqués dans les transactions – permet de réduire le stress, d'améliorer l'efficacité et de limiter les risques d'erreurs susceptibles de mettre en péril votre entreprise.
2. INTÉGRATION SIMPLE
L'intégration simple est une fonctionnalité des logiciels d'entreprise qui est trop souvent négligée. Pour que le logiciel de votre salle de contrôle puisse réellement remplir sa mission et fonctionner à pleine capacité afin de vérifier et d'analyser les données stratégiques provenant de l'ensemble de votre entreprise, il doit être connecté à d'autres systèmes d'entreprise. Il peut s'agir notamment des systèmes de gestion des transactions, de gestion des commandes, des ressources humaines et de recherche.
Lors de la mise en œuvre de votre nouveau logiciel de salle de contrôle, l’intégration aux systèmes existants constituera l’une des priorités de l’équipe du fournisseur. Lors du développement du logiciel, une attention particulière a été portée à la simplicité de l’intégration, afin que la mise en œuvre se déroule sans heurts et plus rapidement. De plus, cela garantit la fiabilité du flux de données une fois que votre nouvelle plateforme de salle de contrôle sera opérationnelle et utilisée au quotidien. Et à une époque où les entreprises dépendent autant d'applications externes qu'internes pour mener à bien leurs activités principales, la simplicité d'intégration des logiciels de salle de contrôle peut faire toute la différence.
3. UNE VISION AUSSI COMPLÈTE QUE POSSIBLE DES INFORMATIONS PRIVÉES DE NATURE SENSIBLE (MNPI)
Au sein d’un établissement financier, de nombreuses informations décisives pour la conclusion d’une transaction circulent à tout moment. Et rien ne garantit que ces informations MNPI proviennent exclusivement du secteur privé d’une entreprise. Elles peuvent tout aussi bien provenir du secteur public. Mais vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne connaissez pas, et quelle que soit leur origine, les informations privilégiées non recensées peuvent mettre en péril les transactions et la réputation de l'entreprise.
L'une des missions principales d'une salle de contrôle consiste à garder une vue d'ensemble de toutes ces informations erronées. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un logiciel offrant à votre équipe une vue d'ensemble aussi complète que possible des MNPI. Recherchez une plateforme qui offre une visibilité sur la face publique d’une entreprise et, du côté des transactions, une fonctionnalité de signalement à l’échelle de l’entreprise permettant aux collaborateurs, où qu’ils se trouvent, de signaler rapidement et facilement la réception d’informations non publiques (MNPI). Cela garantit que l’activité en question soit transmise à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. GARANTIE DE L'INTÉGRITÉ ET DE LA VISIBILITÉ DES DONNÉES
En matière de sécurisation de vos données, un fournisseur de logiciels de conformité doit tout maîtriser. Recherchez un fournisseur qui garantisse à ses clients et prospects, au moins sur son site web, qu’il prend toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que toutes les données qu’il traite sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure aussi bien des mesures physiques (telles que l'hébergement des serveurs dans des baies verrouillées au sein d'un site sécurisé) que des mesures au niveau du réseau et des applications (telles que la technologie de « défense en profondeur » et l'authentification unique).
L'intégrité et la transparence des données reflètent également l'idée selon laquelle la salle de contrôle d'une entreprise financière doit être le lieu où convergent toutes les données opérationnelles afin d'y être organisées, analysées et enregistrées. L'équipe de la salle de contrôle ainsi que la direction chargée de la conformité doivent pouvoir compter sur le fait que tout ce qui transite par ce nœud d'informations est disponible non seulement pour l'analyse immédiate et le traitement des opérations, mais aussi, si nécessaire, pour un audit ultérieur. En d'autres termes, un enregistrement correct des données et un suivi rigoureux des ordres sont tout aussi importants que n'importe quel autre critère lors du choix d'un logiciel de salle de contrôle.
La transparence des données contribue également à la qualité des rapports et à la préparation aux audits. Votre logiciel doit être capable de générer un journal d'audit détaillé pour chaque opération de modification, de création ou de suppression. De plus, il devrait être capable de générer des informations de gestion pertinentes et des analyses éclairantes sur tous les aspects importants de l'activité commerciale, y compris les conflits, les infractions et les solutions. Cela s'applique à toutes les opérations en cours de l'entreprise et à chaque étape du cycle de vie de ces opérations.
5. Priorité à la centralisation et à la rationalisation
Les salles de contrôle sont des centres névralgiques et constituent d’ores et déjà des lieux où règne une grande agitation. C’est pourquoi les équipes en poste dans ces salles ont besoin de toute l’aide possible. Le logiciel doit être développé dès le départ de manière à centraliser, rationaliser et simplifier au maximum les processus au sein de la salle de contrôle. Pour les entreprises financières opérant à l'échelle nationale et internationale, cela signifie mettre à la disposition de toutes les parties prenantes – telles que les membres des équipes de transaction, les équipes des salles de contrôle et la direction de la conformité – une plateforme unique et interconnectée à l'échelle mondiale, à partir de laquelle elles peuvent mettre à jour les informations relatives aux transactions, lancer des demandes de workflow et consulter les informations et données importantes relatives aux transactions.
La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité qui figure en tête de la liste des tâches d'une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion des listes, offrant idéalement la possibilité d’associer les entrées au niveau du projet et au type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de suivi ou des listes restreintes dans des systèmes en aval. Il est tout à fait positif d’avoir de nombreuses transactions en cours, à condition que votre équipe de la salle de contrôle garde une vue d’ensemble de la situation.
