5 Schritte zur Vereinfachung des Zertifizierungsprozesses

Die Aufsichtsbehörden nutzen die Zertifizierungsquoten als groben Indikator für die Qualität des gesamten Compliance-Programms eines Unternehmens. Die richtigen Zertifikate zu erhalten bedeutet, über die richtigen Prozesse und die richtige Technologie zu verfügen.

Sagen Sie jemandem, dass Sie im Bereich Compliance arbeiten, und vielleicht werden Sie sehen, wie sich dessen Augen weiten. Wenn Sie anfangen, über Ihre Arbeit zu sprechen, fällt es ihm vielleicht schwer, ein Gähnen zu unterdrücken. Lassen Sie Außenstehende denken, was sie wollen. Für den Compliance-Beauftragten sind die Kunst und die Wissenschaft seiner Arbeit – das Management der ständigen und komplexen Schnittstelle zwischen Menschen, Richtlinien und Vorschriften, um Risiken zu minimieren und Arbeitsabläufe zu optimieren – unendlich faszinierend.

Doch selbst der engagierteste Compliance-Beauftragte fürchtet sich wahrscheinlich vor den Zertifizierungen: die Jagd nach Mitarbeitern auf allen Ebenen der Organisationshierarchie, um sie dazu zu bringen, etwas zu tun, was letztendlich keine besonders zeitaufwändige oder mühsame Aufgabe ist. Dennoch sträuben sich die Mitarbeiter, und es ist die Aufgabe des Compliance-Beauftragten, dafür zu sorgen, dass jeder im Unternehmen seine Zertifizierungen fristgerecht abschließt. Die Aufsichtsbehörden wissen das. Sie wissen, dass es schwierig ist, eine Erfolgsquote von 100 % zu erreichen. Sie betrachten dies daher als Indikator für die Qualität des gesamten Managements des Compliance-Programms – das heißt: Wenn ein Unternehmen die Zertifizierungen erhält, ist es wahrscheinlich, dass es auch die übrigen Anforderungen seines Compliance-Programms erfüllt.

Um korrekte Zertifizierungen zu erhalten, muss man den Prozess beherrschen. Die folgende Checkliste wird Ihnen dabei helfen. Die Technologie kann den Prozess der Zertifizierung mittlerweile erheblich vereinfachen. Compliance-Software hat sich so weit weiterentwickelt, dass Compliance-Verantwortliche mehr Aufgaben im Zusammenhang mit der Zertifizierung delegieren können und gleichzeitig besser über den allgemeinen Stand der Zertifizierungsquote des Unternehmens informiert sind. Auf die technischen Aspekte werden wir später noch zurückkommen.

DEN PROZESS GENAU DEFINIEREN
1. Bereiten Sie sich vor: Bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor und bereiten Sie sich noch einmal vor. Wie bei jedem größeren Vorhaben lassen sich die meisten Probleme, die bei einem komplexen Prozess wie dem Zertifizierungsprozess auftreten können, durch eine durchdachte und gründliche Planung vermeiden. Die Zeit, die Sie jetzt in die Vorbereitung investieren, sparen Sie später, ohne sich abmühen zu müssen, um Fehler zu beheben.

• Politische Veränderungen –Gab es aufregulatorischer Ebene seit dem letzten Zertifizierungszyklus Änderungen, die sich auf den aktuellen Zyklus auswirken werden?
• Gewonnene Erkenntnisse –Gibt es abseitsdes Unternehmens etwas, das Sie aufgrund der Ergebnisse des letzten Zyklus ändern sollten?
• Empfänger überprüfen – Ein Grundprinzip, das leicht übersehen wird. Wenn Sie die Empfänger jetzt überprüfen, erleichtert dies den späteren Abgleich.
• Systemaktualisierungen – Jetzt istder richtige Zeitpunkt, um gegebenenfalls die Benachrichtigungen, Termine oder den Zertifizierungstext zu aktualisieren.
• Vorabmitteilung zur Zertifizierung – Esist an derZeit, die Übermittlung einer Vorabmitteilung zur Zertifizierung in Betracht zu ziehen. „Es ist bald soweit. Bereiten Sie sich vor.“
• Mitarbeiterschulung – sollte niemals unterschätzt werden, vor allem wenn man den Eindruck hat, dass es schwierig ist, Zertifikate zu erhalten. Ziehen Sie Schulungen oder zumindest eine Frage-und-Antwort-Runde in Betracht.
• Maklerdaten– SindIhreDaten vollständig? Qualitativ hochwertige Maklerdaten und eine vollständig automatisierte Compliance-Software werden den Zertifizierungsprozess erheblich vereinfachen.
• Allgemeine Sensibilisierung – Wie möchten Siedieses Projekt bekannt machen? Ein Hinweis im Dashboard der Compliance-Plattform? Eine Meldung im Bürofernsehen oder am schwarzen Brett des Unternehmens?
• Fälligkeitstermine – Wielange vor dem gesetzlich vorgeschriebenen Fälligkeitstermin legen Sie den Fälligkeitstermin Ihres Unternehmens fest ? Manche Mitarbeiter sind im Urlaub oder auf Geschäftsreise und können daher berechtigterweise die Frist für die Ausstellung der Bescheinigungen verpassen.

2. Test: Obwohl es sich um die zweite Phase des Zertifizierungsprozesses handelt, ist sie technisch gesehen Teil der Vorbereitung auf die eigentliche Zertifizierung. Hier setzen Sie Ihre gesamte durchdachte und gründliche Planung in kontrollierter und begrenzter Form um. Die Tests können wesentlich dazu beitragen, Probleme während des abschließenden Zertifizierungsprozesses zu vermeiden.

• Gehen Siealle oben genannten Faktoren und Überlegungen durch,planen Sie sie undsenden Sie sich die Zertifizierungssequenz zu. Dies ist die erste Gelegenheit, die Sendung selbst zu verfeinern.
• Compliance-Team – Testen Sie IhreGesamtstrategie jetztmit einem weiteren Team aus erfahrenen Beobachtern. Dies ist bereits das zweite Mal, dass Sie die Gelegenheit haben, die Sendung zu optimieren.
• Kontrollgruppe – Dabeihandelt es sich um eine kleine Gruppe zuverlässiger Mitarbeiter, die die endgültigen Zertifikate erhalten werden. All dies sollte es Ihnen ermöglichen, einen gut eingespielten Ablauf zu erreichen.

3. Frage: Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht, zahlreiche Tests durchgeführt und Ihre Unterrichtseinheit so gut wie möglich vorbereitet und durchdacht. Aber selbst die besten Pläne können nicht alles vorhersehen. Sobald die Prüfungsaufgaben veröffentlicht werden, müssen Sie damit rechnen, dass Ihnen verwirrende Antworten erreichen.

• Ausstellungsdatum und -zeit – Hiergeht es um den Tag und die Uhrzeit, zu denen Sie die Zertifikate ausstellen, um so die Rücklaufquote zu maximieren. Liegt der Tag in der Nähe eines Feiertags? Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?
• Abdeckung – Wiebereits erwähnt, werden viele Aktivitäten wieder aufgenommen, sobald diese Zertifikate ausgestellt sind. Verfügen Sie über ein Team, das die unvermeidlichen Fragen beantworten kann, die Ihnen gestellt werden?

4. Nachverfolgung: Die Zertifikate wurden ausgestellt, es gab viel Hin und Her, und wenn die Leute beginnen, ihr Zertifikat zu erhalten, fallen einem allmählich diejenigen auf, die es noch nicht erhalten haben. Vielleicht handelt es sich dabei um die üblichen Verdächtigen. Vielleicht liegt es an der neuen Bevölkerungsgruppe. Hier sind einige mögliche Beweggründe, was auch immer sie sein mögen.

• Erinnerungen: Es handelt sichum einfache Erinnerungen per E-Mail. Wie oft versenden Sie diese? Ab wann ignorieren Sie die Zauderer?
• Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle – Kommunikationbeschränkt sich nicht nur auf E-Mails. Nutzen Sie die Dashboards Ihrer Compliance-Software (siehe unten). Nutzen Sie das unternehmensinterne Fernsehsystem. Führen Sie bei Bedarf Telefongespräche. Bei Führungskräften ist bekannt, dass ein persönlicher Besuch oft zum Erfolg führt.
• Eskalation – Wannmüssen Sie die Verantwortlichen einschalten? Ab wann sperren Sie die Transaktionsberechtigung eines „Trödelers“?
• Eine gute Software – eine Compliance-Software – kannüber Erfolg oder Misserfolg dieser Überwachungsphase im Zertifizierungsprozess entscheiden. Können Sie automatische Erinnerungen einrichten? Können Sie automatisierte Eskalationspunkte festlegen?
• Unterhaltung und Spiele – Machen Sieeinen Wettbewerb daraus. Erwägen Sie die Einführung einer Rangliste, in der der Fortschritt der Arbeiten abteilungsweise erfasst wird. Setzen Sie für das Gewinnerteam einen Preis aus.
• Gehen Sie neue Wege – Ein Finanzunternehmenwar dafür bekannt, seinen Telefon-Notfalldienst, der Teil seines Notfallplans ist, dazu zu nutzen, um Zauderer anzurufen.

5. Überprüfung: Herzlichen Glückwunsch. Sie haben es geschafft. Ihre interne Frist ist zwar abgelaufen, aber es gibt noch einiges zu tun. Einige Mitarbeiter haben ihr Zertifikat noch nicht erhalten, wodurch das Unternehmen gegen die Vorschriften der SEC verstößt. Es ist an der Zeit, noch einmal alles zu geben, Bilanz zu ziehen und den Blick in die Zukunft zu richten.

• Überprüfen Sie alles noch einmal – Vergewissern Sie sich, wer sein Zertifikat erhalten hat und wer nicht. Sie haben zunächst die Begünstigten überprüft. Jetzt ist es an der Zeit, diese ursprüngliche Liste noch einmal zu überprüfen.
• Ergebnisse prüfen – Gibt esErgebnisse, die Sie prüfen müssen? Um sichere Antworten zu erhalten? Oder um bestimmte Punkte zu klären, die bei bestimmten Zertifizierungen berücksichtigt werden müssen? Nicht alle Zertifikate sind gleichwertig.
• Verspätete Meldungen – Die LaSEClegt vor allem Wert darauf, dass Ihr Unternehmen eine Richtlinie für Zertifikate eingeführt hat und alles in seiner Macht Stehende unternommen hat, um verspätete Meldungen zu bearbeiten, einschließlich der Verhängung von Bußgeldern. Achten Sie darauf, alles zu dokumentieren. Die richtige Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen (siehe unten).
• An die Zukunft denken – Was hatfunktioniert? Was hat nicht funktioniert? Haben sich bestimmte Kommunikationsmethoden als effektiver erwiesen als andere? Halten Sie alle Rückmeldungen fest und bewahren Sie sie griffbereit auf, damit Sie beim nächsten Mal darauf zurückgreifen können. Ihre Compliance-Software sollte alle Dokumentationsfunktionen bieten, die Sie benötigen.

EINE GEEIGNETE TECHNIK
Wir haben bereits in gewissem Umfang auf den Einsatz von Compliance-Technologie hingewiesen – beispielsweise durch die Nutzung Ihrer Compliance-Plattform zur Durchführung von Aufgaben wie dem Versenden automatisierter Erinnerungs-E-Mails, der Einrichtung automatisierter Eskalationspunkte, der Dokumentation Ihrer Ergebnisse usw. Doch neue Technologien können diese bahnbrechenden Möglichkeiten noch weiter verbessern. Diese Technologie sind Dashboards, und sie hat nun endlich Einzug in den Bereich der Finanz-Compliance gehalten.

Dashboards, auch als integrierte Analysen bekannt, sind dynamische Berichtssysteme, die nahezu in Echtzeit arbeiten. Sie heben automatisch wichtige Daten hervor, fassen sie zusammen und präsentieren sie in einem leicht verständlichen und verwertbaren Format für Compliance-Zwecke – in der Regel über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens. Dashboards ermöglichen es, die Teams bis auf eine sehr detaillierte Ebene darüber auf dem Laufenden zu halten, welche Mitarbeiter des Unternehmens ihre Zertifizierung erhalten haben und welche nicht. Was die Compliance-Teams jedoch noch stärker verändert, ist die Tatsache, dass diese Informationen über dieselbe Dashboard-Technologie auch den Vorgesetzten und Führungskräften zur Verfügung gestellt werden können – in der Regel wiederum über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens.

Die Bereitstellung dieser kritischen Compliance-Daten auf niedrigeren Ebenen der Unternehmenshierarchie für Vorgesetzte – oft als „erste Verteidigungslinie“bezeichnet – bedeutet, dassCompliance -Verantwortliche einige der grundlegendsten Aufgaben zur Compliance-Überwachung delegieren können, die zuvor ausschließlich ihnen vorbehalten waren. Dies entlastet nicht nur das Compliance-Team, sondern hat auch den Vorteil, dass Führungskräfte, die am nächsten an der Belegschaft stehen, die Verantwortung dafür übernehmen, dass wichtige Aufgaben wie Zertifizierungen fristgerecht erledigt werden. Oder sogar vorzeitig, da die Compliance-Abteilung in der Lage ist, die Erledigungsquoten unternehmensweit schnell zu bewerten und Druck auf diejenigen Führungskräfte auszuüben, deren direkte Untergebene ihren Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommen.

Compliance-Dashboards können sich auch als nützlich erweisen, um die Compliance des Unternehmens nachzuweisen. In Verbindung mit den herkömmlichen Reporting-Tools Ihrer Plattform ermöglichen sie es, den Aufsichtsbehörden auf einfache Weise zu verdeutlichen, in welchem Umfang und auf welche Weise Sie sich über die Entwicklungen im Bereich der Zertifizierungen auf dem Laufenden halten – und zwar auf die modernste und zuverlässigste Art und Weise.

Ryan Sheridan

Ryan Sheridan ist Executive Director of Product Management bei StarCompliance, wo er eine zentrale Rolle bei der Weiterentwicklung und Verbesserung des Produktangebots des Unternehmens spielt, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf höchstem Niveau zu gewährleisten. Mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung im Bereich Compliance und im Finanzdienstleistungssektor hatte Ryan bereits bedeutende Positionen bei Unternehmen wie der Barclays Investment Bank, der Capital One Financial Corp und JP Morgan inne. Im Laufe seiner Karriere leitete er Überwachungsteams, die auf die Überwachung von Ethikrichtlinien spezialisiert waren und sich mit Transaktionen auf persönlichen Konten, Mitarbeiterzertifizierungen und Aktivitäten im Kontrollraum befassten. Ryans umfassender Hintergrund im globalen Regtech-Compliance-Management passt nahtlos zur wachsenden internationalen Präsenz von StarCompliance. Er hat einen Bachelor of Science der Mount Saint Mary's University und lebt in New Jersey.

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