5 étapes pour simplifier le processus de certification

Les autorités de régulation utilisent les taux d'obtention des certificats comme un indicateur approximatif de la santé du programme global de conformité d'une entreprise. Obtenir les bons certificats, c'est s'assurer de disposer des processus et des technologies adéquats.

Dites à quelqu’un que vous travaillez dans le domaine de la conformité et vous verrez peut-être ses yeux s’écarquiller. Si vous commencez à parler de votre travail, vous aurez peut-être du mal à réprimer un bâillement. Laissez les personnes extérieures penser ce qu’elles veulent. Pour le responsable de la conformité, l’art et la science de son métier – gérer l’intersection permanente et complexe entre les personnes, les politiques et les réglementations afin de minimiser les risques et d’optimiser le flux de travail – sont d’une fascination sans limite.

Mais même le responsable de la conformité le plus enthousiaste redoute probablement les certifications : la chasse aux employés, à tous les niveaux de la hiérarchie, pour les amener à accomplir ce qui, en fin de compte, n’est pas une tâche particulièrement longue ni ardue. Pourtant, les gens résistent, et c’est au responsable de la conformité de veiller à ce que chaque collaborateur de l’entreprise valide ses certifications dans les délais impartis. Les régulateurs le savent. Ils savent qu’il est difficile d’atteindre le seuil des 100 % de réussite. Ils y voient donc un indicateur de la qualité de la gestion globale du programme de conformité : en d’autres termes, si une entreprise obtient des certificats, il est probable qu’elle mène également à bien le reste de son programme de conformité.

Pour obtenir des certifications valides, il est indispensable de maîtriser le processus. La liste de contrôle suivante vous y aidera. La technologie peut désormais faciliter considérablement le processus d’obtention des certificats. Les logiciels de conformité ont tellement évolué que les responsables de la conformité peuvent déléguer davantage de responsabilités en matière d’obtention des certificats, tout en restant mieux informés de l’état général du taux d’obtention de l’entreprise. Nous reviendrons plus tard sur les aspects techniques.

BIEN DÉFINIR LE PROCESSUS
1. Préparez-vous : Préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous et préparez-vous encore. Comme dans toute entreprise d’envergure, la plupart des problèmes pouvant survenir dans un processus complexe tel que celui des certificats peuvent être évités grâce à une planification réfléchie et rigoureuse. Le temps consacré à la préparation aujourd’hui sera du temps gagné plus tard, sans avoir à se démener pour réparer les dégâts.

• Changements politiques – Sur leplan réglementaire, y a-t-il eu des changements depuis le dernier cycle de certifications qui auront une incidence sur le cycle actuel ?
• Leçons tirées – Du point de vuede l’entreprise, y a-t-il quelque chose que vous devriez changer à la lumière des résultats du dernier cycle ?
• Vérifier les destinataires – Un principede base que l'on a tendance à négliger. Vérifier les destinataires dès maintenant facilite les recoupements ultérieurs.
• Mises à jour du système – C'estle moment de mettre à jour les alertes, les dates ou le libellé de certification, le cas échéant.
• Notification préalable à la certification – Lemoment est venu d’envisager l’envoi d’une notification préalable à la certification. « Ça ne va pas tarder. Préparez-vous. »
• Formation des employés : il ne faut jamais la sous-estimer, surtout si l’on a l’impression qu’il est difficile d’obtenir des certificats. Envisagez des cours ou, à défaut, une séance de questions-réponses.
• Fichiers des courtiers – Vosfichiers sont-ils complets? Des fichiers de courtiers de qualité et un logiciel de conformité entièrement automatisé faciliteront considérablement le processus de certification.
• Sensibilisation générale – Comment comptez-vousfaire connaître ce projet ? Un rappel sur le tableau de bord de la plateforme de conformité ? Un message diffusé sur la télévision du bureau ou affiché sur le tableau d’affichage de l’entreprise ?
• Dates d’échéance – Combien detemps avant la date d’échéance réglementaire fixez-vous la date d’échéance de votre entreprise ? Les gens partent en vacances ou sont en déplacement professionnel et peuvent légitimement manquer la période de délivrance des certificats.

2. Test : Bien qu’il s’agisse de la deuxième phase du processus de délivrance des certificats, elle fait techniquement partie de la préparation à la délivrance proprement dite. C’est à ce stade que vous mettez en œuvre toute votre planification réfléchie et approfondie, de manière contrôlée et limitée. Les tests peuvent grandement contribuer à éviter les problèmes lors du processus de certification final.

• Passez en revue etplanifiez tous les éléments et considérations mentionnés ci-dessus, puis envoyez-vous la séquence de certification. C’est la première fois que vous avez l’occasion de peaufiner l’émission proprement dite.
• Équipe de conformité – Testez dès maintenant votrestratégie globale auprès d’une autre équipe d’observateurs expérimentés. C’est la deuxième fois que vous avez l’occasion d’affiner l’émission.
• Groupe de contrôle – Ils’agit d’un petit groupe d’employés de confiance qui recevront les certificats définitifs. Tout cela devrait vous permettre de mettre en place un processus bien rodé.

3. Question : Vous avez fait vos devoirs, effectué de nombreux tests et votre séquence est aussi bien préparée et réfléchie qu’elle peut l’être. Mais même les plans les mieux conçus ne peuvent pas tout prévoir. Au fur et à mesure que les certifications sont diffusées, attendez-vous à ce que des réponses confuses vous parviennent.

• Date et heure d’émission – Ils’agit du jour et de l’heure auxquels vous émettez les certificats, ce qui permet d’optimiser le taux de réponse. Ce jour est-il proche d’un jour férié ? Quel est le meilleur moment pour les envoyer ?
• Couverture – Comme nousl’avons déjà mentionné, lorsque ces certificats seront délivrés, de nombreuses activités reprendront. Disposez-vous d’une équipe capable de répondre aux inévitables questions qui vous seront posées ?

4. Suivi : Les certificats ont été délivrés, il y a eu beaucoup d’allers-retours, et lorsque les gens commencent à recevoir leur certificat, on commence à remarquer ceux qui ne l’ont pas encore obtenu. Il s’agit peut-être des suspects habituels. C’est peut-être dû à la nouvelle population. Voici quelques facteurs potentiels, quels qu’ils soient.

• Rappels : il s'agitde simples rappels envoyés par e-mail. À quelle fréquence les envoyez-vous ? À quel moment les procrastinateurs ne vous prêtent-ils plus attention ?
• Variez les moyens de communication : la communicationne se limite pas aux e-mails. Utilisez les tableaux de bord de votre logiciel de conformité (voir ci-dessous). Utilisez le réseau de télévision interne de l’entreprise. Passez des appels téléphoniques si nécessaire. Pour les cadres supérieurs, on sait que frapper à la porte permet d’obtenir des résultats.
• Escalade – Àquel moment devez-vous en informer les responsables ? À partir de quel moment suspendez-vous la capacité d’un « traîneau » à effectuer des transactions ?
• Un bon logiciel – unlogiciel de conformité – peutfaire la différence dans cette phase de suivi du processus de certification. Pouvez-vous programmer des rappels automatiques ? Pouvez-vous définir des seuils d'escalade automatisés ?
• Loisirs et jeux – Transformez cela encompétition. Envisagez de mettre en place un tableau de bord indiquant l'avancement des travaux, service par service. Offrez un prix à l'équipe gagnante.
• Sortez des sentiers battus – Une entreprisefinancière était connue pour utiliser son service téléphonique de reprise après sinistre, qui fait partie de son plan de continuité des activités, pour appeler les procrastinateurs.

5. Révision : Félicitations. Vous avez franchi le cap. Votre échéance interne est passée, mais il reste du travail à faire. Certains employés n’ont jamais obtenu leur certificat, ce qui place l’entreprise en situation de violation des règles de la SEC. Il est temps de faire un dernier effort, de faire le point et de se tourner vers l’avenir.

• Vérifiez et revérifiez – Assurez-vousde savoir qui a obtenu son certificat et qui ne l’a pas obtenu. Vous avez commencé par vérifier les bénéficiaires. Il est temps de revérifier cette liste initiale.
• Analyser les résultats – Y a-t-il desrésultats que vous devez analyser ? Pour obtenir des réponses fiables ? Pour identifier des points spécifiques à aborder dans le cadre de certaines certifications ? Toutes les certifications ne se valent pas.
• Déclarations tardives – La SECs’intéresse avant tout à savoir si votre entreprise a mis en place une politique relative aux certificats et si elle a fait tout ce qui était en son pouvoir pour traiter les déclarations tardives, y compris en infligeant des amendes. Veillez à tout documenter. Un logiciel adapté peut vous aider à prouver vos efforts de mise en conformité (voir ci-dessous).
• Penser à l’avenir – Qu’est-ce quia fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Certaines de vos méthodes de communication ont-elles donné de meilleurs résultats que d’autres ? Consignez tous les retours d’expérience et gardez-les à portée de main pour la prochaine fois. Votre logiciel de conformité doit être capable de vous fournir toutes les fonctionnalités de documentation dont vous avez besoin.

UNE TECHNIQUE ADAPTÉE
Nous avons déjà évoqué l’utilisation de la technologie de conformité dans une certaine mesure : en utilisant votre plateforme de conformité pour effectuer des tâches telles que l’envoi d’e-mails de rappel automatisés, la mise en place de seuils d’escalade automatisés, la documentation de vos résultats, etc. Mais les technologies émergentes peuvent encore améliorer ces capacités qui changent la donne. Cette technologie, ce sont les tableaux de bord, et elle a enfin fait son apparition dans le domaine de la conformité financière.

Les tableaux de bord, également appelés « analyses intégrées », sont des systèmes de reporting dynamiques qui fonctionnent pratiquement en temps réel. Ils mettent automatiquement en évidence les données critiques, les regroupent et les présentent sous un format facile à comprendre et à exploiter à des fins de conformité, généralement via la plateforme de conformité existante de l’entreprise. Les tableaux de bord permettent de tenir les équipes informées, jusqu’à un niveau très détaillé, des membres de l’entreprise qui ont obtenu leur certification et de ceux qui ne l’ont pas obtenue. Mais ce qui transforme encore davantage les équipes de conformité, c’est que ces informations peuvent également être mises à la disposition des superviseurs et des responsables hiérarchiques grâce à cette même technologie de tableau de bord : en général, là encore, via la plateforme de conformité existante de l’entreprise.

Le fait de mettre ces données de conformité essentielles à la disposition des superviseurs situés à des niveaux inférieurs de la hiérarchie de l’entreprise – souvent qualifiés de « première ligne de défense » – permet auxresponsables de la conformité de déléguer certaines des tâches de contrôle de conformité les plus élémentaires qu’ils étaient auparavant les seuls à pouvoir effectuer. Non seulement cela allège la charge de travail de l’équipe chargée de la conformité, mais cela présente également l’avantage de confier aux membres de la direction les plus proches de l’ensemble des employés la responsabilité de veiller à ce que les tâches importantes, telles que les certifications, soient accomplies dans les délais impartis. Ou même en avance, le service de conformité étant en mesure d’évaluer rapidement les taux d’achèvement à l’échelle de l’entreprise et d’exercer une pression sur les responsables dont les subordonnés directs ne s’acquittent pas de leurs responsabilités en matière de conformité.

Les tableaux de bord de conformité peuvent également s’avérer utiles pour démontrer la conformité de l’entreprise. Associés aux outils de reporting traditionnels de votre plateforme, ils permettent de montrer facilement aux autorités de régulation dans quelle mesure et de quelle manière vous vous tenez informés de l’évolution des certifications. Et ce, de la manière la plus moderne et la plus fiable possible.