5 étapes pour simplifier le processus de certification

Les organismes de réglementation utilisent les taux d'obtention des certificats comme un indicateur approximatif de la santé du programme global de conformité d'une entreprise. Obtenir les bons certificats signifie obtenir le bon processus et la bonne technologie.

Dites à quelqu'un qui vous travaille dans le domaine de la conformité et vous verrez peut-être ses yeux se dessiller. Si vous commencez à parler de votre travail, vous aurez peut-être de la difficulté à étouffer un bâillement. Laissez les gens de l'extérieur penser ce qu'ils veulent. Pour le responsable de la conformité, l'art et la science de son travail – gérer l'intersection continue et complexe des personnes, des politiques et des règlements afin de minimiser les risques et d'optimiser le flux de travail – sont fascinants à l'infini.

Mais même le responsable de la conformité le plus enthousiaste redoute probablement les certifications : la chasse aux employés de haut en bas de l'organigramme pour leur faire faire ce qui, en fin de compte, n'est pas une tâche terriblement longue ou ardue. Pourtant, les gens résistent, et c'est le travail du responsable de la conformité de s'assurer que chaque personne de l'entreprise complète ses certifications dans les délais impartis. Les régulateurs le savent. Ils savent qu'il est difficile d'atteindre le cap des 100 % de réussite. Ils y voient donc un indicateur de la qualité de la gestion globale du programme de conformité, c'est-à-dire que si une entreprise obtient des certificats, il est probable qu'elle obtienne également le reste de son programme de conformité.

Pour obtenir des certifications correctes, il faut maîtriser le processus. La liste de vérification suivante vous y aidera. La technologie peut maintenant faciliter considérablement le processus d'obtention des certificats. Les logiciels de conformité ont évolué au point où les responsables de la conformité peuvent déléguer davantage de responsabilités en ce qui concerne l'obtention des certificats, tout en restant mieux informés de l'état général du taux d'obtention de l'entreprise. Nous reviendrons plus tard sur les aspects techniques.

BIEN DÉFINIR LE PROCESSUS
1. Préparez : Préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous et préparez-vous encore. Comme dans toute entreprise d'envergure, la plupart des problèmes qui peuvent survenir dans un processus complexe comme celui des certificats peuvent être évités grâce à une planification réfléchie et rigoureuse. Le temps passé à se préparer maintenant sera du temps gagné plus tard, sans avoir à se démener pour réparer les choses.

• Changements politiques – Sur le plan réglementaire, y a-t-il eu des changements depuis le dernier cycle de certifications qui auront une incidence sur le cycle actuel ?
• Les leçons apprises – Du côté de l'entreprise, y a-t-il quelque chose que vous devriez changer en fonction des résultats du dernier cycle ?
• Vérifier les destinataires – Un principe de base qui est facilement négligé. Vérifier les destinataires dès maintenant pour faciliter les rapprochements ultérieurs.
• Mises à jour du système – Il est temps de mettre à jour les alertes, les dates ou la langue de certification, le cas échéant.
• Avis préalable à la certification – Le moment est venu d'envisager l'envoi d'un avis préalable à la certification. "C'est pour bientôt. Préparez-vous."
• Formation des employés – à ne jamais sous-estimer, surtout si l'on a l'impression qu'il est difficile d'obtenir des certificats. Envisagez des cours ou au moins une séance de questions-réponses.
• Flux des courtisans – Vos flux sont-ils complets ? De bons flux de courtisans et un logiciel de conformité entièrement automatisé faciliteront grandement le processus de certification.
• Sensibilisation générale – Comment voulez-vous faire connaître ce projet ? Un rappel sur le tableau de bord de la plateforme de conformité ? Un message sur la télé du bureau ou sur le babillard de l'entreprise ?
• Dates d'échéance – Combien de temps avant la date d'échéance réglementaire fixez-vous la date d'échéance de votre entreprise ? Les gens partent en vacances ou sont en déplacement professionnel et peuvent légitimement manquer la période de délivrance des certificats.

2. Test : Bien qu'il s'agisse de la deuxième phase du processus de délivrance des certificats, elle fait techniquement partie de la préparation à la délivrance proprement dite. C'est ici que vous mettez en œuvre toute votre planification réfléchie et approfondie, de manière contrôlée et limitée. Les tests peuvent grandement contribuer à éviter les problèmes lors du processus de certification finale.

• Passez en revue et programmez tous les facteurs et considérations ci-dessus et envoyez-vous la séquence de certification. C'est la première fois que vous avez l'occasion de peaufiner l'émission proprement dite.
• Équipe de conformité – Testez maintenant votre grande stratégie auprès d'une autre équipe d'observateurs expérimentés. C'est la deuxième fois que vous avez l'occasion de peaufiner l'émission.
• Groupe de contrôle – Il s'agit d'un petit groupe d'employés fiable qui possède les certificats finaux. Tout cela devrait vous permettre d'obtenir une séquence bien rodée.

3. Question : Vous avez fait vos devoirs, effectué de nombreux tests et votre séquence est également bien préparée et réfléchie à ce qu'elle peut l'être. Mais même les plans les mieux conçus ne peuvent pas tout prévoir. Au fur et à mesure que les certifications sont diffusées, attendez-vous à ce que des réponses vous confondent.

• Date et heure de délivrance – Il s’agit du jour et de l’heure à laquelle vous délivrez les certificats, ce qui permet de maximiser le taux de réponse. Le jour est-il proche d'un jour férié ? Quel est le meilleur moment pour les envoyer ?
• Couverture – Comme nous l'avons déjà mentionné, lorsque ces certificats seront émis, il y aura beaucoup d'activités qui reviendront. Avez-vous une équipe pour répondre aux questions inévitables qui vous seront posées ?

4. Suivi : Les certificats ont été délivrés, il y a eu beaucoup de va-et-vient, et lorsque les gens commencent à obtenir leur certificat, on commence à remarquer ceux qui ne l'ont pas encore obtenu. Il s'agit peut-être des suspects habituels. C'est peut-être à cause de la nouvelle population. Voici quelques facteurs de motivation potentiels, quels qu'ils soient.

• Rappels : ce sont de simples rappels par courrier électronique. À quelle fréquence les envoyez-vous ? À quel moment les procrastinateurs vous ignorent-ils ?
• Variez le support – La messagerie ne se limite pas au courrier électronique. Utilisez les tableaux de bord de votre logiciel de conformité (voir ci-dessous). Utilisez le système de télévision interne de l'entreprise. Faites les appels téléphoniques si nécessaire. Pour les hauts fonctionnaires, on sait que frapper à la porte donne des résultats.
• Escalade – À quel moment devez-vous copier les gestionnaires ? À partir de quel moment suspendez-vous la capacité d'exécution des transactions d'un « lambin » ?
• Un bon logiciel – Un logiciel de conformité peut faire ou défaire cette phase de suivi du processus de certification. Pouvez-vous programmer des rappels automatiques ? Pouvez-vous définir des points d'escalade automatisés ?
• Amusement et jeux – Faites-en une compétition. Envisagez d'établir un tableau de bord de l'achèvement des travaux, département par département. Offrez un prix à l'équipe gagnante.
• Sortez des sentiers battus – Une entreprise financière était connue pour utiliser son service téléphonique de reprise après sinistre, qui fait partie de son plan de continuité des affaires, pour appeler les procrastinateurs.

5. Révision : Félicitations. Vous êtes passé de l'autre côté. Votre date limite interne est dépassée, mais il reste du travail à faire. Certains employés n'ont jamais obtenu leur certificat, ce qui place l'entreprise en situation de violation des règles de la SEC. Il est temps de donner un dernier coup de collier, de faire le point et de regarder vers l'avenir.

• Vérifiez et revérifiez – Assurez -vous de savoir qui a obtenu son certificat et qui ne l'a pas obtenu. Vous avez commencé par vérifier les bénéficiaires. Il est temps de revoir cette liste initiale.
• Examiner les résultats – Y a-t-il des résultats que vous devez examiner ? Pour des réponses sûres ? Pour des points spécifiques devant être abordés dans certaines certifications ? Tous les certificats ne se valent pas.
• Déclarations tardives – La SEC s'intéresse surtout au fait que votre entreprise a mis en place une politique en matière de certificats et qu'elle a fait tout ce qui était en son pouvoir pour traiter les déclarations tardives, y compris en infligeant des amendes. Faites attention de tout documenter. Le bon type de logiciel peut vous aider à prouver vos efforts de conformité (voir ci-dessous).
• Penser à l'avenir – Qu'est-ce qui a marché ? Qu'est-ce qui a mal tourné ? Certaines de vos méthodes de communication ont-elles mieux fonctionné que d'autres ? Enregistrez toute rétroaction et gardez-la à portée de main pour la prochaine fois. Votre logiciel de conformité doit être capable de fournir toutes les capacités de documentation dont vous avez besoin.

UNE TECHNIQUE APPROPRIÉE
Nous avons déjà mentionné l'utilisation de la technologie de conformité dans une certaine mesure – en utilisant votre plateforme de conformité pour effectuer des tâches telles que l'envoi de courriels de rappel automatisés, l'établissement de points d'escalade automatisés, la documentation de vos résultats, etc. Mais les technologies émergentes peuvent encore améliorer ces capacités qui changent la donne. Cette technologie, ce sont les tableaux de bord, et elle est enfin arrivée dans le domaine de la conformité financière.

Les tableaux de bord, aussi connus sous le nom d'analyses intégrées, sont des systèmes de rapports dynamiques qui fonctionnent quasiment en temps réel. Ils remontent automatiquement à la surface des données critiques, les regroupent et les présentent dans un format facilement assimilable et consommable pour la conformité, généralement par l'intermédiaire de la plateforme de conformité existante de l'entreprise. Les tableaux de bord permettent de tenir les équipes au courant, jusqu'à un niveau très granulaire, des membres de l'entreprise qui ont obtenu leur certification et de ceux qui ne l'ont pas obtenu. Mais ce qui transforme encore plus les équipes de conformité, c'est que ces informations peuvent également être mises à la disposition des superviseurs et des gestionnaires hiérarchiques par le biais de la même technologie de tableau de bord : en général, encore une fois, par le biais de la plateforme de conformité existante de l'entreprise.

La mise à disposition de ces données de conformité critiques à des niveaux plus bas de la hiérarchie de l'entreprise pour les superviseurs – souvent appelées première ligne de défense – signifie que les responsables de la conformité peuvent transmettre certaines des tâches de contrôle de la conformité les plus élémentaires qu'ils étaient les seuls à pouvoir effectuer périodiquement. Non seulement cela allège la charge de travail de l'équipe chargée de la conformité, mais cela présente également l'avantage de confier aux membres de la direction les plus proches de l'ensemble des employés la responsabilité de veiller à ce que les tâches importantes, telles que les certifications, soient accomplies dans les délais impartis. Ou même à l'avance, la conformité étant en mesure d'évaluer rapidement les taux d'achèvement à l'échelle de l'entreprise et d'exercer une pression sur les gestionnaires dont les subordonnés directs ne s'acquittent pas de leurs responsabilités en matière de conformité.

Les tableaux de bord de conformité peuvent également s'avérer utiles pour prouver la conformité de l'entreprise. Avec les outils de rapport traditionnels de votre plateforme, ils permettent de montrer facilement aux régulateurs dans quelle mesure et comment vous vous tenez au courant de l'évolution des certifications. Dans ce cas-ci, de la manière la plus moderne et la plus fiable possible.