5 caractéristiques que tout bon produit de contrôle de conformité doit présenter
Les salles de contrôle ne sont plus l'apanage des grandes banques. Si vous êtes à la recherche d'une solution logicielle, voici les critères à prendre en compte
Autrefois, les salles de contrôle étaient presque exclusivement l’apanage des banques d’investissement ou des institutions financières de grande envergure similaires : de grandes entreprises dynamiques, avec des volumes de transactions importants, qui nécessitaient une surveillance constante par une équipe de spécialistes formés pour détecter les conflits d’intérêts potentiels et les maîtriser. Ces entreprises ont toujours besoin de salles de contrôle, peut-être même plus que jamais. Mais on se rend de plus en plus compte que les salles de contrôle et la gamme émergente de solutions logicielles répondant spécifiquement à leurs besoins hautement spécialisés peuvent être utiles à un éventail beaucoup plus large d’établissements financiers qu’on ne le pensait auparavant.
« Lorsque nous avons commencé à développer la “compliance control room” », explique Tim Ward, directeur de la stratégie produit et du marketing chez StarCompliance, « nous pensions que le produit final s’adresserait exclusivement aux banques d’investissement : le monde des fusions-acquisitions, des introductions en bourse, des émissions de dette, etc. Au cours du développement, nous avons appris qu’il existait un cas d’utilisation pertinent pour toutes sortes d’autres entreprises. Toute personne gérant des informations non publiques, par exemple, peut tirer parti de la salle de contrôle de la conformité, tout comme les entreprises qui accordent des prêts ou des financements, ou qui détiennent des participations importantes.
Ainsi, que votre entreprise dispose d’une salle de contrôle classique – où les volumes de données transactionnelles circulent dans tous les sens – ou d’une fonction de conformité moins chaotique mais non moins essentielle, voici une liste des fonctionnalités indispensables à prendre en compte lorsque vous recherchez une solution logicielle de salle de contrôle.
1. FACILITÉ D’UTILISATION
La facilité d’utilisation devrait aller de soi, mais tant que les logiciels existent sous toutes leurs formes innombrables, ce n’est malheureusement pas le cas ; il existe encore de nombreux logiciels destinés aux entreprises qui ne sont pas conçus avant tout en pensant à l’utilisateur final.
Votre logiciel de salle de contrôle va passer un test de performance. L’objectif est d’éliminer la charge de travail manuelle ou semi-manuelle à laquelle votre équipe chargée de la conformité est actuellement confrontée : essayer de garder une trace de qui est impliqué dans quoi et de qui a dit quoi à qui pour les centaines, voire les milliers de dossiers que votre société financière d’entreprise peut avoir en cours, peut-être au mieux à l’aide d’un mélange rudimentaire de tableurs et d’e-mails.
Les équipes de salle de contrôle sont généralement de petite taille et accordent une grande importance à leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et facile à utiliser pour votre personnel de première ligne, y compris les parties prenantes des contrats, permettra de réduire le stress, d’améliorer l’efficacité et de limiter les risques d’erreurs susceptibles de mettre votre entreprise en danger.
2. FACILITÉ D’INTÉGRATION
La facilité d’intégration est le type de fonctionnalité d’un logiciel d’entreprise qui est trop facilement, et trop souvent, négligé. Pour que votre logiciel de salle de contrôle remplisse pleinement son rôle, c’est-à-dire qu’il fonctionne à son plein potentiel en matière de contre-vérification et d’analyse des données critiques relatives aux transactions de l’ensemble de votre entreprise, il doit être connecté à d’autres systèmes de l’entreprise. Il peut s’agir notamment des systèmes de gestion des affaires, de gestion des commandes, des ressources humaines et des systèmes de recherche.
Une fois votre nouveau logiciel de salle de contrôle mis en place, l’une des priorités de l’équipe de fournisseurs sera de l’intégrer à vos systèmes existants. Les logiciels conçus dans un souci de facilité d’intégration rendront votre mise en œuvre plus fluide et plus rapide. Cela vous aidera également à garantir la fluidité et la fiabilité des données une fois que votre nouvelle plateforme de salle de contrôle sera opérationnelle, ce qui est essentiel au quotidien. À une époque où les entreprises dépendent autant d’applications externes que d’applications internes pour mener leurs activités commerciales de base, des intégrations faciles peuvent faire toute la différence en matière de logiciels de salle de contrôle.
3. LA VISION LA PLUS LARGE POSSIBLE DES INFORMATIONS PRIVÉES DE CARACTÈRE SENSIBLE (MNPI)
De nombreuses informations critiques concernant les opérations circulent au sein d’un établissement financier à un moment donné. Et il n’est en aucun cas garanti que ces MNPIproviennent uniquement du côté de l’entreprise signataire de l’accord. Elle peut tout aussi bien provenir du secteur public. Mais vous ne pouvez pas gérer ce que vous ignorez, et quelle que soit sa provenance, une information privilégiée non prise en compte peut mettre en péril les transactions et la réputation.
Assurer le suivi de toutes ces informations éparses est l’une des tâches les plus importantes d’une salle de contrôle. Ainsi, un logiciel offrant à votre équipe la vision la plus complète possible des informations non publiques (MNPI) est essentiel à la mission. Recherchez une plateforme qui offre une vue d’ensemble à la fois sur l’image publique d’une entreprise et sur ses activités transactionnelles, dotée d’une fonctionnalité de reporting à l’échelle de l’entreprise permettant à tout collaborateur, où qu’il se trouve, de signaler rapidement et facilement la réception d’informations non publiques – en veillant à ce que l’activité en question soit transmise à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. INTÉGRITÉ ET TRANSPARENCE
DES DONNÉES SÉCURISÉES Unfournisseur de logiciels de conformité doit tout mettre en œuvre pour sécuriser vos données. Recherchez un fournisseur qui s’efforce, au minimum sur son site web, de rassurer ses clients et prospects quant aux mesures qu’il met en œuvre pour garantir que toutes les données dont il a la charge sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure des mesures physiques, telles que l’installation de ses serveurs dans des baies verrouillées au sein d’un site sécurisé, ainsi que des mesures au niveau du réseau et des applications, comme la technologie de défense en profondeur et l’authentification unique.
L’intégrité et la visibilité des données impliquent également que la salle de contrôle d’une société financière doive être le lieu où toutes les données liées aux opérations sont regroupées afin d’être organisées, analysées et enregistrées. Et l’équipe de la salle de contrôle ainsi que la direction de la conformité doivent avoir la certitude absolue que tout ce qui transite par ce canal d’information est conservé non seulement à des fins d’analyse immédiate et de compensation des transactions, mais aussi en vue d’un examen ultérieur si le besoin s’en fait sentir. En d’autres termes, la tenue des registres et les pistes d’audit appropriées constituent une fonctionnalité aussi essentielle que n’importe quelle autre lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle.
La visibilité des données permet également d’assurer une bonne production de rapports et une bonne préparation à l’audit. Votre logiciel doit être capable de conserver une piste d’audit détaillée pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. Il devrait également être capable de générer des informations de gestion pertinentes et des analyses pertinentes sur tous les aspects clés de l’activité transactionnelle, y compris les conflits, les violations et les résolutions. Tout cela pour chaque transaction en cours au sein de l’entreprise et à tout moment du cycle de vie de la transaction.
5. L’ACCENT SUR LA CENTRALISATION ET LA RATIONALISATION
Les salles de contrôle constituent les centres névralgiques et sont déjà suffisamment sollicitées. Les équipes de salle de contrôle ont donc besoin de toute l’aide possible. Les logiciels doivent être conçus dès le départ pour centraliser, rationaliser et simplifier au maximum les opérations de la salle de contrôle. Pour les sociétés financières opérant à la fois au niveau national et international, cela signifie donner à toutes les parties prenantes – telles que les membres de l’équipe de transaction, les équipes de la salle de contrôle et les responsables de la conformité – une plateforme unique et connectée à l’échelle mondiale à partir de laquelle elles peuvent mettre à jour les accords, lancer des demandes de workflow et consulter des informations et des données clés sur les opérations.
La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité prioritaire dans la liste des tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion des listes, idéalement capable d’associer les entrées au niveau du projet et au type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de surveillance ou des listes restreintes vers les systèmes en aval. Avoir un afflux d’offres est une bonne chose, à condition que votre équipe de la salle de contrôle puisse garder le contrôle de la situation.
