5 caractéristiques que tout produit de salle de contrôle conforme aux normes devra présenter
Les salles de contrôle ne sont plus l'apanage des grandes banques. Si vous êtes à la recherche d'une solution logicielle, voici les critères à prendre en compte
Autrefois, les salles de contrôle étaient presque exclusivement l’apanage des banques d’investissement ou des institutions financières de taille similaire : de grandes entreprises très actives, réalisant des transactions importantes, qui nécessitaient une surveillance constante par une équipe de spécialistes formés pour détecter les conflits d’intérêts potentiels et les maîtriser. Ces entreprises ont toujours besoin de salles de contrôle , peut-être même plus que jamais. Mais on se rend de plus en plus compte que les salles de contrôle – ainsi que la gamme émergente de solutions logicielles répondant spécifiquement à leurs besoins hautement spécialisés – peuvent être utiles à un éventail beaucoup plus large d’établissements financiers qu’on ne le pensait auparavant.
« Lorsque nous avons commencé à développer Compliance Control Room », explique Tim Ward, directeur de la stratégie produit et du marketing chez StarCompliance, « nous pensions que le produit final s’appliquerait exclusivement aux banques d’investissement : le monde des fusions-acquisitions, des introductions en bourse, des émissions de dette, etc. Au cours du développement, nous avons découvert qu’il existait de solides cas d’utilisation pour toutes sortes d’autres entreprises. Quiconque gère des informations non publiques (MNPI), par exemple, peut tirer pleinement parti de Compliance Control Room, tout comme les entreprises qui accordent des prêts ou des financements, ou qui détiennent des participations importantes. »
Ainsi, que votre entreprise dispose d’une salle de contrôle classique (où les volumes de données transactionnelles circulent dans tous les sens) ou d’une fonction de conformité moins chaotique mais non moins essentielle, voici une liste des fonctionnalités indispensables que vous devriez rechercher lors de l’achat d’une solution logicielle de salle de contrôle.
1. FACILITÉ D’UTILISATION
La facilité d’utilisation devrait aller de soi, mais tant que les logiciels, sous toutes leurs formes, existeront, ce ne sera malheureusement pas le cas ; il existe encore de nombreux logiciels d’entreprise qui ne sont pas conçus en pensant avant tout à l’utilisateur final.
Votre logiciel de salle de contrôle va se mettre au travail. L’objectif est d’alléger la charge de travail manuelle ou semi-manuelle à laquelle votre équipe chargée de la conformité est actuellement confrontée : essayer de déterminer qui est impliqué dans quoi et qui a dit quoi à qui pour les centaines, voire les milliers de transactions que votre société financière d’entreprise peut conclure. Une tâche qui, au mieux, est peut-être gérée à l’aide d’un mélange rudimentaire de tableurs et d’e-mails.
Les équipes des salles de contrôle sont généralement peu nombreuses et accordent une grande importance à leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et facile à utiliser pour vos collaborateurs de première ligne, y compris les parties prenantes des transactions, permettra de réduire le stress, d’améliorer l’efficacité et de limiter les risques d’erreurs susceptibles de mettre votre entreprise en danger.
2. FACILITÉ D’INTÉGRATION
La facilité d’intégration est l’un des aspects d’un logiciel d’entreprise qui est trop souvent et trop facilement négligé. Pour que votre logiciel de salle de contrôle remplisse réellement sa fonction et fonctionne à plein régime afin de vérifier et d’analyser les données critiques issues des transactions de l’ensemble de votre entreprise, il doit être connecté aux autres systèmes de l’entreprise. Il peut s’agir notamment des systèmes de gestion des transactions, de gestion des commandes, des ressources humaines et des systèmes de recherche.
Lors de la mise en œuvre de votre nouveau logiciel de salle de contrôle, l’une des priorités de l’équipe du fournisseur sera de l’intégrer à vos systèmes existants. Un logiciel conçu pour faciliter l’intégration rendra votre mise en œuvre plus fluide et plus rapide. Cela contribuera également à garantir un flux de données fiable lorsque votre nouvelle plateforme de salle de contrôle sera opérationnelle et réellement utilisée au quotidien. Et à une époque où les entreprises dépendent autant d’applications externes que d’applications internes pour mener leurs activités principales, des intégrations faciles peuvent faire toute la différence en matière de logiciels de salle de contrôle.
3. LA VISION LA PLUS LARGE POSSIBLE DES INFORMATIONS NON PUBLIQUES (MNPI)
De nombreuses informations cruciales circulent à tout moment au sein d’une institution financière. Et rien ne garantit que ces informations non publiques proviennent uniquement du volet transactionnel d’une entreprise. Elles peuvent tout aussi bien provenir du grand public. Mais vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne connaissez pas, et quelle que soit leur origine, la fuite d’informations non publiques peut mettre en danger les transactions et la réputation.
Le suivi de toutes ces informations erronées est l’une des tâches les plus importantes d’une salle de contrôle. Ainsi, un logiciel offrant à votre équipe la vision la plus large possible des MNPI est essentiel à la mission. Recherchez une plateforme qui offre une visibilité à la fois sur l’aspect public d’une entreprise et sur ses transactions, avec une fonctionnalité de reporting à l’échelle de l’entreprise permettant à tous les collaborateurs de signaler rapidement et facilement la réception d’informations privilégiées, garantissant ainsi que l’activité en question parvienne à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. INTÉGRITÉ ET TRANSPARENCE DES DONNÉES GARANTIES
Un fournisseur de logiciels de conformité doit tout mettre en œuvre pour sécuriser vos données. Recherchez un fournisseur qui fait tout son possible, au moins sur son site web, pour rassurer ses clients et prospects quant aux efforts qu’il déploie afin de garantir que toutes les données dont il a la charge sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure des mesures physiques, telles que l’installation de ses serveurs dans des baies verrouillées au sein d’un site surveillé, ou des mesures au niveau du réseau et des applications, telles que la technologie de défense en profondeur et l’authentification unique.
L’intégrité et la visibilité des données renvoient également à l’idée selon laquelle la salle de contrôle d’une société financière doit être le lieu où toutes les données liées aux transactions transitent afin d’être organisées, analysées et enregistrées. Et l’équipe de la salle de contrôle ainsi que les responsables de la conformité doivent avoir la certitude absolue que tout ce qui transite par ce canal d’informations est conservé non seulement à des fins d’analyse immédiate et de conclusion de transactions, mais également en vue d’un examen ultérieur si le besoin s’en fait sentir. En d’autres termes, une bonne tenue des registres et un suivi rigoureux des commandes sont des critères aussi essentiels que n’importe quel autre lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle.
La visibilité des données permet également de générer des rapports de qualité et de bien se préparer aux audits. Votre logiciel doit être capable de conserver une piste d’audit détaillée pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. Il doit également être capable de générer des informations de gestion significatives et des analyses pertinentes sur tous les aspects clés de l’activité transactionnelle, y compris les conflits, les violations et les résolutions. Tout cela pour chaque transaction en cours au sein de l’entreprise et à tout moment du cycle de vie de la transaction.
5. UNE APPROCHE AXÉE SUR LA CENTRALISATION ET LA RATIONALISATION
Les salles de contrôle constituent des centres névralgiques et sont déjà des lieux très animés. Les équipes de salle de contrôle ont donc besoin de toute l’aide possible. Le logiciel doit être conçu dès le départ pour centraliser, rationaliser et simplifier au maximum les opérations de la salle de contrôle. Pour les sociétés financières opérant à la fois au niveau national et international, cela implique d’offrir à toutes les parties prenantes (telles que les membres des équipes de transaction, les équipes de salle de contrôle et les responsables de la conformité) une plateforme unique et connectée à l’échelle mondiale, à partir de laquelle elles peuvent mettre à jour les transactions, lancer des demandes de workflow et consulter les informations et données clés relatives aux transactions.
La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité prioritaire dans la liste des tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion des listes, capable, dans l’idéal, d’associer les entrées au niveau du projet et au type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de surveillance ou des listes restreintes vers les systèmes en aval. Avoir une multitude de transactions en cours est une bonne chose, à condition que votre équipe de salle de contrôle puisse rester au courant de tout cela.
