Lorsque les exigences en matière de conformité évoluent plus vite que votre équipe

Comment les entreprises financières en pleine croissance peuvent tirer parti de la technologie pour accroître leur capacité, réduire les tâches manuelles et renforcer la surveillance 

La taille d’une entreprise n’implique pas pour autant une réduction de ses obligations en matière de conformité. Les entreprises de services financiers en pleine croissance doivent gérer des exigences complexes en matière de conformité avec des ressources limitées et des équipes réduites. À l’instar des grandes entreprises, elles doivent assurer une surveillance efficace, appliquer leurs politiques de manière cohérente et démontrer l’efficacité de leurs contrôles à mesure que leurs activités, leurs effectifs et leurs responsabilités réglementaires évoluent. 

Prenons l'exemple du secteur aérien. Une grande compagnie aérienne commerciale et une compagnie régionale de plus petite taille peuvent opérer à des échelles très différentes, avec des flottes, des ressources et des volumes de passagers distincts. Pourtant, toutes deux évoluent au sein du même cadre réglementaire global et sont tenues de respecter des normes rigoureuses en matière de sécurité, de contrôle et de responsabilité. 

Le même principe s'applique aux services financiers. La question n'est pas de savoir si les petites et moyennes entreprises ont besoin de contrôles de conformité rigoureux, mais comment elles peuvent les gérer avec les ressources dont elles disposent. Cela nécessite une approche capable d'assurer une surveillance rigoureuse dès aujourd'hui, tout en s'adaptant à mesure que l'entreprise et ses obligations réglementaires se développent. 

Les autorités de régulation ont également pris conscience de ce défi en matière de ressources. Dans son étude sur les technologies de conformité, la FINRA a constaté que les personnes interrogées estimaient que les technologies conçues pour améliorer l’accès aux informations réglementaires et favoriser l’automatisation pourraient permettre de réaliser des économies pouvant atteindre 8 % des coûts de conformité liés à la FINRA. La FINRA a également noté que les technologies de conformité intégrées peuvent être plus accessibles aux entreprises de plus grande taille et disposant de ressources plus importantes, tandis que les coûts de conformité peuvent peser de manière disproportionnée sur les petites entreprises et les nouveaux entrants sur le marché. 

Pour les entreprises en pleine croissance, le défi ne consiste pas à mettre en place un programme de conformité calqué sur ceux des plus grandes institutions financières. Il s’agit plutôt d’avoir accès aux mêmes technologies et aux mêmes outils d’automatisation que ceux utilisés par les grandes entreprises, tout en les adaptant à leurs propres priorités, ressources et besoins. Cela peut aider les équipes réduites à répondre aux exigences croissantes en matière de conformité tout en se dotant des moyens nécessaires pour soutenir leur croissance future. 

Le coût caché de la mise en conformité manuelle 

Pour de nombreuses équipes chargées de la conformité, le problème ne réside pas dans l'absence de processus, mais dans la charge de travail manuel nécessaire pour assurer leur bon fonctionnement. 

Le suivi des dépenses et la supervision des cadeaux et des frais de représentation, par exemple, peuvent nécessiter que les équipes collectent des informations, rapprochent les registres, comparent les transactions aux politiques en vigueur, identifient les exceptions et assurent un suivi auprès des collaborateurs. La surveillance des contributions politiques peut nécessiter un effort similaire pour examiner les demandes, appliquer les limites définies par l'entreprise et recouper les activités avec les informations publiques. 

Cette même charge administrative peut se retrouver dans le cadre des transactions personnelles, des activités hors cadre professionnel, des investissements privés, des certifications et des attestations. 

Prises isolément, ces tâches peuvent sembler gérables. Mais prises dans leur ensemble, elles peuvent mobiliser une part importante des capacités d’une équipe réduite. Le recours aux tableurs, aux e-mails et à des dossiers disparates peut également compliquer l’application cohérente des politiques et empêcher de fournir rapidement les éléments justificatifs nécessaires à une décision de conformité lorsque cela s’avère nécessaire. 

L'automatisation peut contribuer à changer la donne. En réduisant les tâches administratives répétitives et en centralisant les informations, elle permet aux professionnels de la conformité de consacrer davantage de temps aux exceptions, aux problèmes émergents et aux activités à haut risque, domaines dans lesquels leur expertise et leur jugement sont les plus précieux. 

Commencez par le problème le plus important 

Les entreprises en pleine croissance peuvent penser que l'adoption d'une plateforme de conformité complète implique d'acquérir plus de technologies qu'elles n'en ont besoin ou de transformer l'ensemble de leur programme de conformité d'un seul coup. Ce n'est pas forcément vrai. 

Une approche plus concrète consiste à identifier le processus qui représente aujourd'hui la charge de travail la plus lourde. Il peut s'agir des dons politiques, des cadeaux et des marques d'hospitalité, des opérations boursières des salariés, des certifications ou de tout autre processus nécessitant un temps considérable en matière de conformité. 

StarCompliance (Star) collabore avec les entreprises pour comprendre leurs politiques, leurs processus et leurs priorités existants, et identifier les domaines dans lesquels la technologie peut apporter une amélioration immédiate. Plutôt que de demander à une entreprise de tout changer pour s'adapter à la technologie, les règles, les seuils, les flux de travail et les procédures de validation peuvent être configurés en fonction de ses politiques et de ses exigences opérationnelles. 

L'automatisation permet ainsi de réduire les tâches répétitives, d'optimiser le traitement des données, de centraliser les informations et de fournir les éléments de preuve dont les équipes chargées de la conformité ont besoin. Une entreprise peut commencer par un problème bien défini, puis ajouter des fonctionnalités connexes à mesure que ses besoins évoluent. 

L'objectif n'est pas de faire en sorte que chaque service chargé de la conformité fonctionne comme une grande institution internationale. Il s'agit plutôt de doter chaque équipe d'une technologie adaptée à ses besoins et de lui offrir la flexibilité nécessaire pour évoluer au fur et à mesure que ces besoins changent. 

Plus de capacité aujourd’hui, de la marge de progression pour demain 

Une solution technologique adaptée à la conformité doit répondre aux besoins actuels d'une organisation tout en offrant la flexibilité nécessaire pour faire face aux évolutions futures. 

Pour les équipes de conformité aux effectifs réduits, cela peut se traduire par une réduction du temps consacré au rapprochement manuel et au suivi, par une application plus cohérente des politiques et par la tenue de registres plus clairs et plus faciles à justifier. Mais surtout, cela peut permettre aux professionnels de la conformité de consacrer davantage de temps à la gestion des risques plutôt qu’à l’administration des processus. 

À mesure que l'entreprise se développe, cette infrastructure peut évoluer en parallèle. L'arrivée de nouveaux collaborateurs, l'augmentation de l'activité et les nouvelles exigences en matière de conformité ne devraient pas nécessairement se traduire par la création d'une nouvelle feuille de calcul, d'un nouveau processus manuel ou d'un système isolé. 

Les entreprises financières en pleine croissance n’ont pas besoin de résoudre tous les défis liés à la conformité d’un seul coup. Commencez par le problème qui vous met le plus sous pression aujourd’hui, réduisez le travail manuel qu’il implique, puis partez de là pour progresser. Une conformité efficace ne dépend pas de la taille de l’entreprise, mais de la mise en place des contrôles, des processus et des technologies adaptés pour gérer les risques en toute confiance. 

Combler les lacunes en matière de conformité grâce à Star 

Star collabore avec des entreprises du secteur des services financiers de tous types et de toutes tailles, consciente que chaque organisation a des priorités, des ressources et des budgets qui lui sont propres. Plutôt que d'adopter une approche standardisée, Star travaille en partenariat avec ces entreprises pour comprendre leurs défis et identifier les solutions les mieux adaptées à leur activité. 

Que l'objectif soit de rationaliser un processus manuel, de renforcer le contrôle ou de se préparer à une croissance future, Star aide les entreprises à mettre en place la technologie adaptée sans aller au-delà de leurs besoins. 

Pour en savoir plus sur la manière dont Star peut vous aider à mettre en place une stratégie de conformité adaptée à votre équipe dès aujourd'hui et capable d'évoluer au rythme de votre entreprise, cliquez [ICI] pour réserver une démonstration.