Lorsque les exigences de conformité augmentent plus rapidement que votre équipe

Comment les entreprises financières en croissance peuvent utiliser la technologie pour accroître leurs capacités, réduire le travail manuel et renforcer la surveillance 

La taille d'une entreprise n'implique pas des obligations de conformité allégées. Les entreprises de services financiers en pleine croissance doivent gérer des exigences de conformité complexes avec des ressources limitées et des équipes réduites. À l'instar des grandes entreprises, elles doivent assurer une supervision efficace, appliquer leurs politiques de manière cohérente et démontrer l'efficacité de leurs contrôles à mesure que leurs activités, leurs effectifs et leurs responsabilités réglementaires évoluent. 

Prenons l'exemple du transport aérien. Une grande compagnie commerciale et une compagnie régionale plus petite peuvent opérer à des échelles très différentes, avec des flottes, des ressources et des volumes de passagers différents. Pourtant, toutes deux opèrent dans le même cadre réglementaire général et sont tenues de respecter des normes rigoureuses en matière de sécurité, de contrôle et de responsabilité. 

Le même principe s'applique aux services financiers. La question n'est pas de savoir si les PME ont besoin de contrôles de conformité rigoureux, mais comment elles peuvent les gérer avec leurs ressources. Cela exige une approche permettant un contrôle strict dès aujourd'hui, tout en s'adaptant à la croissance de l'entreprise et de ses obligations réglementaires. 

Les organismes de réglementation ont également pris conscience de ce défi en matière de ressources. Dans le cadre de son analyse des technologies de conformité, la FINRA a constaté que les répondants estimaient pouvoir réaliser des économies potentielles allant jusqu'à 8 % sur les coûts de conformité liés à la FINRA grâce aux technologies conçues pour améliorer l'accès à l'information réglementaire et favoriser l'automatisation. La FINRA a également noté que les technologies de conformité intégrées peuvent être plus accessibles aux grandes entreprises disposant de ressources plus importantes, tandis que les coûts de conformité peuvent peser de manière disproportionnée sur les petites entreprises et les nouveaux entrants sur le marché. 

Pour les entreprises en pleine croissance, le défi n'est pas de mettre en place un programme de conformité semblable à ceux des plus grandes institutions financières. Il s'agit plutôt d'avoir accès aux mêmes technologies et à la même automatisation que ces grandes entreprises, tout en les adaptant à leurs priorités, leurs ressources et leurs besoins. Cela permet aux équipes réduites de répondre dès aujourd'hui aux exigences croissantes en matière de conformité, tout en développant les capacités nécessaires pour soutenir la croissance future. 

Le coût caché de la conformité manuelle 

Pour de nombreuses équipes de conformité, le problème n'est pas le manque de procédures, mais la quantité de travail manuel nécessaire à leur bon fonctionnement. 

Le suivi des dépenses et la gestion des cadeaux et des invitations, par exemple, peuvent exiger des équipes qu'elles recueillent des renseignements, rapprochent les enregistrements, comparent les transactions aux politiques en vigueur, identifient les exceptions et contactent les employés. Le contrôle des contributions politiques peut nécessiter un effort similaire pour examiner les demandes, appliquer les limites définies par l'entreprise et rapprocher les activités des informations publiques. 

Les mêmes contraintes administratives peuvent se manifester dans le cadre d'opérations commerciales personnelles, d'activités commerciales extérieures, d'investissements privés, de certifications et d'attestations. 

Prises individuellement, ces tâches peuvent sembler gérables. Combinées, elles peuvent accaparer une part importante des ressources d'une équipe réduite. Le recours aux feuilles de calcul, aux courriels et aux documents non structurés peut également compliquer l'application cohérente des politiques et la production rapide des preuves justifiant une décision de conformité, le cas échéant. 

L'automatisation peut contribuer à changer la donne. En réduisant les tâches administratives répétitives et en centralisant l'information, les responsables de la conformité peuvent consacrer plus de temps aux exceptions, aux problèmes émergents et aux activités à haut risque, des domaines où leur expertise et leur jugement sont les plus précieux. 

Commencez par le problème le plus important. 

Les entreprises en pleine croissance peuvent penser qu'adopter une plateforme de conformité complète implique d'acheter plus de technologies que nécessaire ou de transformer l'intégralité de leur programme de conformité d'un seul coup. Ce n'est pas nécessairement le cas. 

Une approche plus pragmatique consiste à identifier le processus qui engendre actuellement la plus grande contrainte. Il peut s'agir de dons politiques, de cadeaux et d'invitations, de transactions entre employés, de certifications ou de tout autre processus qui prend beaucoup de temps en matière de conformité. 

StarCompliance (Star) accompagne les entreprises dans la compréhension de leurs politiques, processus et priorités existants, et identifie les domaines où la technologie peut apporter une amélioration immédiate. Plutôt que de demander à une entreprise de tout modifier pour s'adapter à la technologie, les règles, les seuils, les flux de travail et les approbations peuvent être configurés en fonction de ses politiques et de ses exigences opérationnelles. 

L'automatisation permet ainsi de réduire les tâches répétitives, de rationaliser les données, de centraliser les informations et les pièces justificatives nécessaires aux équipes de conformité. Une entreprise peut partir d'un problème bien défini et ajouter des fonctionnalités connexes au fur et à mesure que ses besoins évoluent. 

L'objectif n'est pas de faire fonctionner chaque service de conformité comme une grande institution internationale. Il s’agit de doter chaque équipe d’une technologie adaptée à ses besoins et de la flexibilité nécessaire pour évoluer au gré de ces besoins. 

Plus de capacité aujourd'hui, de la marge pour croître demain 

La technologie de conformité adéquate doit répondre aux besoins actuels d'une organisation tout en offrant la flexibilité nécessaire pour l'avenir. 

Pour les équipes de conformité allégées, cela peut se traduire par un gain de temps considérable consacré aux rapprochements et suivis manuels, une application plus cohérente des politiques et la tenue de registres plus clairs et plus fiables. Surtout, cela permet aux professionnels de la conformité de se concentrer davantage sur la gestion des risques plutôt que sur l'administration des processus. 

À mesure que l'entreprise prend de l'expansion, ses fondations peuvent évoluer avec elle. L'arrivée de nouveaux employés, l'augmentation des activités et les nouvelles exigences de conformité ne doivent pas systématiquement impliquer l'ajout d'une nouvelle feuille de calcul, d'un processus manuel ou d'un système déconnecté. 

Les entreprises financières en pleine croissance n'ont pas besoin de régler tous les problèmes de conformité d'un seul coup. Il est préférable de commencer par le problème le plus contraignant actuellement, de réduire les tâches manuelles qui y sont liées et de progresser à partir de là. Une conformité efficace ne dépend pas de la taille de l'entreprise, mais de la mise en place de contrôles, de processus et de technologies adaptés pour gérer les risques en toute confiance. 

Combler l'écart de conformité avec Star 

Star collabore avec des entreprises de services financiers de toutes tailles et de tous secteurs, consciente que chaque organisation a des priorités, des ressources et des budgets différents. Plutôt que d'adopter une approche standardisée, Star s'associe à chaque entreprise pour comprendre ses défis et identifier des solutions adaptées à ses besoins. 

Que la priorité soit de rationaliser un processus manuel, de renforcer la supervision ou de préparer la croissance future, Star aide les entreprises à mettre en place la technologie adéquate sans s'engager dans plus que nécessaire. 

Pour en savoir plus sur la façon dont Star peut vous aider à mettre en place une approche de conformité qui fonctionne pour votre équipe aujourd'hui et qui évolue avec votre entreprise, cliquez [ ICI ] pour réserver une démonstration.