Se développer sans perdre le contrôle

Quatre enseignements tirés des leaders du secteur pour mettre en place une conformité évolutive 

L'une des discussions les plus intéressantes auxquelles j'ai assisté récemment était une table ronde organisée par l'International Compliance Association (ICA) sur le thème « Évoluer vers une maturité en matière de conformité : où en êtes-vous aujourd'hui et quelles sont les prochaines étapes ? ». 

J'ai eu le plaisir de m'entretenir avec Sara Cass, directrice des risques et de la conformité chez IFX Payments, et Joel Cook, directeur adjoint régional de la conformité pour la région Asie-Pacifique au sein du groupe SMBC, lors d'une table ronde animée par Jonathan Bowdler, responsable des formations de troisième cycle à l'ICA. 

Comment mettre en place une fonction de conformité capable de suivre le rythme d'une entreprise qui ne cesse d'évoluer ? 

Cette question était au cœur de cette table ronde, et il est rapidement apparu que le renforcement de la conformité ne se résume pas à embaucher du personnel ou à mettre en œuvre de nouvelles technologies. 

Mais la discussion a rapidement dépassé le cadre des structures et des contrôles. Il en est ressorti une perspective plus large. La maturité en matière de conformité ne se résume pas à recruter du personnel, à mettre en œuvre des technologies ou à cocher des cases réglementaires. Il s’agit de mettre en place une fonction qui évolue au rythme de l’entreprise et qui gagne la confiance nécessaire pour influencer les décisions stratégiques. 

Chez StarCompliance (Star), nous savons qu'il n'existe pas de formule universelle en matière de maturité. Chaque organisation est confrontée à des risques, des priorités et des ambitions qui lui sont propres. Cependant, plusieurs thèmes communs se sont dégagés, qui concernent les entreprises à tous les stades de leur croissance. 

1. La croissance n'attend pas, et la conformité non plus 

Un message est ressorti très clairement : la maturité en matière de conformité n'est pas une fin en soi. 

À mesure que les organisations se développent sur de nouveaux marchés, lancent de nouveaux produits et voient leur volume de transactions augmenter, le modèle opérationnel d’hier peut ne plus être suffisant. Les fonctions de conformité efficaces réévaluent en permanence si leurs structures de gouvernance, leurs contrôles et leurs processus restent en adéquation avec l’activité qu’elles soutiennent. 

La croissance engendre la complexité. La maturité, c'est savoir garder une longueur d'avance sur celle-ci. 

La clé de toute organisation, y compris celle chargée de la conformité, réside dans la survie. Pour survivre, le service chargé de la conformité doit réussir à gérer et à passer avec succès les contrôles et audits réglementaires.  

Pour y parvenir, la gestion interne de la relation client joue un rôle essentiel. Cela implique de bien connaître l'organisation, l'activité et les personnes.  

Cela contribue ainsi à la gestion des risques. Si l'on comprend l'activité, on est alors en mesure de déterminer les règles et réglementations applicables. Si l'on comprend les règles et réglementations, on peut alors concevoir des programmes de conformité. 

Une fois les programmes de conformité élaborés, ils peuvent être modifiés et affinés afin d'optimiser leur efficacité.  

Les organisations qui parviennent le mieux à se développer n'attendent pas que le cadre actuel s'effondre. Elles se préparent aux défis de demain avant même qu'ils ne se présentent. 

2. L’influence se construit : elle ne s’obtient pas d’office – Gestion de la conformité 

La technologie est importante. Les politiques sont importantes. Les contrôles sont importants. Mais les relations le sont tout autant : d’où l’importance de la gestion de la conformité. 

La discussion est revenue à plusieurs reprises sur une vérité simple : la conformité est plus efficace lorsqu'elle est considérée comme un partenaire de confiance plutôt que comme un obstacle. Cette confiance se construit en comprenant l'activité, en résolvant les problèmes et en démontrant que la conformité a pour but de favoriser une croissance responsable. 

Parfois, cela commence par quelque chose d’aussi simple que de parcourir les couloirs, de s’asseoir avec les parties prenantes internes et de prendre le temps de comprendre ce qui les préoccupe le plus. 

Les places à la table ne sont pas accordées automatiquement. Elles se méritent grâce à la crédibilité, à la collaboration et à la recherche constante de moyens de soutenir l'entreprise tout en gérant les risques. 

3. Les grands responsables de la conformité parlent le langage de la croissance : la gestion des risques 

Les responsables de la conformité sont de plus en plus en concurrence avec toutes les autres fonctions de l'entreprise pour obtenir des ressources. 

Cela signifie que les discussions sur les risques ne peuvent pas se limiter aux réglementations et aux exigences stratégiques. Les dirigeants doivent traduire les risques en termes compréhensibles pour les cadres supérieurs : conséquences financières, impact opérationnel et opportunités commerciales – c'est ce qu'on appelle la gestion des risques. 

Lorsque les contrôles fonctionnent correctement, ils créent de la valeur. Lorsqu'ils échouent, les conséquences peuvent être coûteuses. 

Les meilleurs responsables de la conformité prennent en compte les deux aspects de cette équation. 

Tout aussi important, ils veillent à ce que leurs fonctions soient conçues non seulement pour un fonctionnement en régime permanent, mais aussi pour faire face à des périodes de croissance rapide et à des pics d'activité imprévus. La conformité ne doit jamais devenir un frein empêchant l'entreprise de saisir les opportunités qui se présentent. 

4. La croissance ne se résume pas à l'augmentation des effectifs – Optimisation de la conformité 

Le simple fait d'embaucher du personnel ne constitue pas une stratégie de croissance à long terme. 

La technologie, l'automatisation et les réseaux professionnels solides constituent de plus en plus des multiplicateurs de force pour les équipes de conformité modernes. Des partenariats étroits avec les équipes techniques aident les organisations à tester de nouvelles fonctionnalités et à identifier des solutions qui améliorent l'efficacité sans compromettre la surveillance – d'où le concept de « Compliance Efficiencies ». 

Par ailleurs, il est extrêmement enrichissant de s'inspirer de ses pairs. Il y a de fortes chances que quelqu'un d'autre ait déjà été confronté au défi auquel vous faites face. 

Le message le plus encourageant qui ressort de cette discussion est peut-être le suivant : aucune organisation n'est obligée de faire face au changement toute seule. 

Le partenariat Star – Évoluer au rythme de l'entreprise 

Alors que les entreprises doivent faire face à une complexité croissante et à des exigences réglementaires en constante évolution, il devient indispensable de disposer de technologies évolutives et de conseils d'experts. Qu'il s'agisse de gérer les conflits d'intérêts des collaborateurs, les opérations boursières à titre personnel, les barrières à l'information, les risques liés aux informations privilégiées ou des défis plus généraux en matière de gouvernance, les organisations peuvent contacter Star pour découvrir comment des solutions intégrées peuvent contribuer à renforcer les programmes de conformité réglementaire tant de l'entreprise que de ses collaborateurs. Cliquez [ICI] pour planifier une démonstration.