Compliance-Software

Im Zeitalter von Big Data werden ständig riesige Mengen an Informationen erzeugt und gesammelt. Daher ist es unerlässlich, über spezielle Softwareprogramme zu verfügen, die diese Daten erfassen und verwalten können. Angesichts sich ständig ändernder Vorschriften ist Compliance-Software ebenso unverzichtbar.

Beispiel: Im Finanzsektor, wo stets hohe Geldstrafen, Bußgelder und Sanktionen drohen – die nicht nur das Wohlergehen der Unternehmen, sondern auch das der einzelnen Mitarbeiter gefährden –, sorgt Compliance-Software dafür, dass Compliance-Teams mit maximaler Effizienz arbeiten und es den Mitarbeitern gleichzeitig leicht macht, die Vorschriften einzuhalten.

Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Daten auf dem neuesten Stand und leicht zugänglich zu halten?

Haben Sie Schwierigkeiten mit Audits und der Erstellung aussagekräftiger Berichte für sich selbst, Ihr Team und die Geschäftsleitung?

Verlieren Sie langsam gute Mitarbeiter an die Compliance-Abteilungen anderer Großunternehmen?

Und was vielleicht am wichtigsten ist: Haben Sie Schwierigkeiten, verdächtige Aktivitäten überhaupt zu erkennen?

Wenn eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet wird, ist dies ein Zeichen dafür, dass ein Unternehmen Compliance-Software benötigt.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Compliance-Software sind, nutzen Sie die Gelegenheit, detaillierte Fragen zu stellen, um die für Sie passende Lösung zu finden. Der Anbieter sollte in der Lage sein, eine Software-Roadmap, Demos, Referenzen und Nachweise vorzulegen, aus denen hervorgeht, dass alle sicherheitstechnischen und technischen Anforderungen erfüllt werden.

Neben diesen Grundlagen ist es wichtig zu wissen, in welchem Umfang der Anbieter Support und Schulungen anbietet. Dies ist sowohl während der Implementierungsphase als auch für die laufende Softwarewartung von entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, alle Einzelheiten der Software und des Vertrags zu verstehen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Unternehmen bewerten Ausgaben in der Regel anhand ihrer Kapitalrendite, kurz ROI. Im Bereich Compliance ist es jedoch viel schwieriger, eine solche eindeutige Zahl zu ermitteln. Allein die Anwesenheit eines Compliance-Beauftragten kann Probleme verhindern, bevor sie überhaupt auftreten. Doch wie lässt sich etwas so Immaterielles wie Risiko in eine ROI-Berechnung einbeziehen?

Betrachten Sie es einmal so: Unternehmen weisen immateriellen Kosten und Nutzen regelmäßig konkrete Werte zu. Geistiges Eigentum – wie Urheberrechte, Marken und Patente – wird hoch geschätzt und regelmäßig in den Gesamtunternehmenswert einbezogen. Wie hoch wäre der Verlust für Ihr Unternehmen, wenn es die gesetzlichen Vorschriften nicht mehr einhält? Compliance-Software in diesem Licht zu betrachten, ist entscheidend, um die Unternehmensleitung und andere Interessengruppen davon zu überzeugen.

Jede Compliance-Plattform, die Sie selbst entwickeln oder kaufen, wird wahrscheinlich über Jahre hinweg im Einsatz bleiben. Daher lohnt es sich, eine Lösung zu wählen, mit der Sie gut leben können. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen, die Ihre Compliance-Softwareplattform bieten sollte:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Modernes und zeitgemäßes Design
• Gezielte, umfassende Berichtsfunktionen
• Optimale Automatisierungs- und Datenintegrationsfunktionen
• Hervorragende Konfigurierbarkeit und Flexibilität
• Berücksichtigung aller potenziellen Interessenkonflikte/Marktmissbrauch
• Benutzerfreundliche Berichte und Datenextrakte
• Globale Kompetenzen für globale Unternehmen
• Erstklassige Überwachungs- und Ermittlungsfähigkeiten
• Möglichkeit zur Anpassung von Parametern
• Problemlose Implementierungen

Wenn Sie Compliance-Software entwickeln, legen Sie bereits in der Entwicklungsphase und während des gesamten Lebenszyklus der Software in Ihrem Unternehmen das Tempo und die Prioritäten fest. Dies verschafft Ihnen die einzigartige Möglichkeit, alle spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Mit dieser Eigenverantwortung gehen jedoch auch verschiedene Kosten einher, die mit der Wartung der Compliance-Software verbunden sind.

Beim Kauf stehen Ihnen zahlreiche Optionen und Anbieter zur Auswahl. Diese Plattformen bieten Ihnen kalkulierbare Kosten, Skaleneffekte und eine schnelle Abwicklung. Außerdem müssen Sie sich nicht mehr um die Wartung oder Entwicklung von Software kümmern, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihr Unternehmen am besten kann.

Der wichtigste Faktor bei der Einführung von Compliance-Software ist die Entscheidung, welche Option – Eigenentwicklung oder Kauf – für Ihr Unternehmen die richtige ist. Bei der richtigen Wahl spielen sehr viele Details eine Rolle, daher sollten Sie sich gründlich informieren.

Die Überwachung von Mitarbeitergeschäften oder Transaktionen über private Konten hat für die meisten Compliance-Teams höchste Priorität, da hier potenzielle Interessenkonflikte entstehen können. Dank Compliance-Software ist dieser Prozess heute präziser und effizienter als je zuvor. Mitarbeiter können sich auf der Compliance-Plattform anmelden, ein Antragsformular ausfüllen und erhalten automatisch eine Genehmigung oder Ablehnung. Das System kann die Daten abgleichen, um eine präzise und korrekte Entscheidung zu treffen. Sollte ein Antrag eine weitere Prüfung erfordern, wird das Compliance-Team benachrichtigt.

Externe geschäftliche Aktivitäten (OBA) stehen für Compliance-Teams stets ganz oben auf der Agenda. Ähnlich wie beim privaten Handel ist die Vorabgenehmigung der beste Verbündete des Compliance-Beauftragten, wenn es um die Verwaltung von OBA geht: Die Mitarbeiter melden sich auf der Plattform an, füllen ein Antragsformular aus und warten auf eine automatisierte Genehmigung oder Ablehnung ihres Vorhabens.

Zertifizierungen sind bei der Verwaltung von OBA äußerst hilfreich. Compliance-Software sollte alle Zertifizierungen der Mitarbeiter des Unternehmens erfassen und speichern, da diese eine zusätzliche Sicherheits- und Schutzebene gegen potenzielle Interessenkonflikte bieten.

Private Investitionen, die gegen den Ethikkodex eines Unternehmens oder gegen Branchenvorschriften verstoßen, können nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für einzelne Mitarbeiter Probleme nach sich ziehen. Unter „Vorabgenehmigung“ versteht man, dass ein Mitarbeiter vor jeder privaten Investition zunächst prüfen muss, ob diese nicht gegen interne oder externe Regeln oder Vorschriften verstößt.

Compliance-Software sollte zudem eine einfache Aktualisierung oder Änderung der Anlagepositionen von Mitarbeitern ermöglichen. In Fällen, in denen eine schnelle Genehmigung oder Ablehnung nicht möglich ist, löst die richtige Software automatisch einen mehrstufigen Prüfprozess aus.

Essen, Trinken und das Überreichen von Geschenken sind bewährte Methoden der Geschäftsführung und können entscheidend für die Aufrechterhaltung guter Beziehungen zwischen Kanzlei und Mandanten sein. Werden sie jedoch nicht ordnungsgemäß gehandhabt, können sie zu Interessenkonflikten führen. Die Vorabprüfung ist ein effizientes Überwachungsinstrument, da der Verhaltenskodex der Kanzlei direkt in die automatisierte Compliance-Software integriert ist. Die Plattform sammelt und integriert zudem Daten aus anderen Kanzleisystemen, die bei jeder Anfrage im Zusammenhang mit Geschenken und Bewirtung abgeglichen werden.

Leistungsstarke Softwarealgorithmen können entscheiden, ob ein Mitarbeiter eine finanzielle Spende an einen politischen Kandidaten oder eine politische Organisation leisten darf, ohne dass das Unternehmen gegen Vorschriften der SEC verstößt.

Mit einer Funktion zur Verwaltung von Begünstigten können Sie Listen von Personen oder politischen Einrichtungen verwalten, die von Spenden Ihrer Mitarbeiter profitieren. Ein Datendienst für Spenden ergänzt die Daten zu politischen Spenden, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens erfasst haben, und gibt Ihnen mehr Sicherheit, dass die Spendenobergrenzen nicht überschritten werden.

Die Software entlastet zudem die Compliance-Abteilung von manuellen Aufgaben, indem sie automatisch überprüft, ob die im System eingereichten Angaben mit den tatsächlich getätigten Spenden übereinstimmen.

Die Gewährleistung der Datenqualität hat für jedes Unternehmen und jedes Compliance-Team höchste Priorität. Compliance-Software bietet eine Plattform mit elektronischen Datenfeeds, die menschliche Fehler ausschließt und einen sicheren Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. Diese Effizienzmaßnahme verhindert, dass die Datenqualität auf der Strecke bleibt, und gilt sowohl für externe als auch für interne Partner.

Denken Sie daran, dass nicht alle Datenfeeds gleich sind. Manche sind wichtiger als andere – es ist entscheidend, dass Sie wissen, welche das sind.

Sollten Sie die Compliance-Softwareplattform und die Daten selbst hosten oder vertrauen Sie Ihrem Anbieter, dies zu übernehmen? Beide Optionen haben Vor- und Nachteile, daher ist es wichtig zu verstehen, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Wenn die Plattform vor Ort gehostet wird, haben Sie die volle Kontrolle und uneingeschränkten Zugriff, wobei das Einlesen von Daten oder das Abrufen von Berichten kaum oder gar keine Verzögerungen mit sich bringt. Dies bringt jedoch auch die Herausforderung mit sich, alle Server zu betreiben und bei allen Updates auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Wenn das Programm extern gehostet wird, ergeben sich für Sie eine Reihe weiterer Vorteile, darunter Skaleneffekte sowie eine vereinfachte und sicherere Zusammenarbeit. Das Hosting vor Ort und das externe Hosting weisen viele Facetten auf. Die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen zu kennen, ist nur der erste Schritt auf dem Weg zur für Sie optimalen Lösung.

Datendiebstahl kommt immer häufiger vor, weshalb Datensicherheit umso wichtiger wird. Der Umgang eines Anbieters von Compliance-Software mit Datensicherheit sagt viel über das Unternehmen als Ganzes aus und ist im Zeitalter von Big Data ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal.

Der Sicherheitsansatz des Anbieters sollte die Grundlagen abdecken, diese aber gründlich umsetzen. Dazu gehören physische Sicherheitsmaßnahmen wie die Unterbringung des Rechenzentrums in einem unauffälligen Gebäude sowie Wachpersonal, Zäune und biometrische Kontrollen. Dazu gehören auch eine Tier-3-Netzwerktopologie und die Zertifizierung nach ISO 27001 – allesamt grundlegende Anforderungen.