Logiciels de conformité

À l’ère du Big Data, de grandes quantités d’informations sont créées et collectées en permanence. Cela rend essentiel d’avoir des programmes logiciels dédiés capables de collecter et de gérer ces données. Avec les réglementations en constante évolution, les logiciels de conformité sont tout aussi impératifs.

Par exemple : dans le secteur financier, avec de lourdes amendes, pénalités et sanctions qui planent toujours — menaçant le bien-être non seulement des entreprises mais aussi des employés individuels — les logiciels de conformité maintiennent les équipes de conformité à fonctionner avec une efficacité maximale tout en facilitant la conformité des employés.

Avez-vous de la difficulté à garder les données à jour et facilement accessibles?

Avez-vous de la difficulté avec les audits et la production de rapports pertinents pour vous-même, votre équipe et la haute direction?

Est-ce que vous commencez à perdre de bonnes personnes au profit des départements de conformité dans d’autres entreprises?

Peut-être plus important encore, avez-vous de la difficulté à simplement identifier les activités douteuses?

Si la réponse à l’une de ces questions est oui, c’est un signe qu’une entreprise a besoin de logiciels de conformité.

Si vous cherchez à acheter un logiciel de conformité, profitez-en pour poser des questions détaillées afin de vous aider à déterminer le meilleur choix. Le fournisseur devrait être en mesure de fournir une feuille de route logicielle, des démonstrations, des références et des dossiers montrant qu’il répond à toutes les exigences de sécurité et de technologie.

En plus de ces bases, il est important de comprendre le niveau de soutien et de formation que le fournisseur offre. C’est essentiel pendant la période de mise en œuvre ainsi que pour la maintenance logicielle continue. Il est essentiel de comprendre chaque détail du logiciel et du contrat avant de prendre une décision.

Les entreprises évaluent généralement une dépense selon son retour sur investissement, ou retour sur investissement. Mais avec la conformité, il est beaucoup plus difficile d’atteindre ce chiffre clair. La simple présence d’un agent de conformité au travail peut prévenir les problèmes avant même qu’ils ne se manifestent. Mais comment insérer quelque chose d’aussi intangible que le risque dans une équation de retour sur investissement?

Pensez-y ainsi : les entreprises attribuent régulièrement des valeurs strictes aux coûts et bénéfices souples. La propriété intellectuelle — comme les droits d’auteur, les marques de commerce et les brevets — est très valorisée et est régulièrement prise en compte dans la valeur globale de l’entreprise. Combien votre entreprise risque-t-elle de perdre si elle ne respecte pas la réglementation? Présenter les logiciels de conformité sous cet angle est essentiel pour rallier la direction et les autres parties prenantes.

Toute plateforme de conformité que vous construirez ou achetez restera probablement en place pendant des années, donc il vaut la peine d’en choisir une avec laquelle vous pouvez vivre. Voici les fonctionnalités clés que vous devriez avoir dans votre plateforme logicielle de conformité :

• Interface utilisateur intuitive
• Conception moderne et à jour
• Capacités de rapports ciblées et complètes
• Capacités optimales d’automatisation/intégration des données
• Configurabilité et flexibilité supérieures
• Couverture pour tous les conflits d’intérêts potentiels/abus du marché
• Rapports et extraits de données conviviaux
• Capacités mondiales pour les entreprises mondiales
• Capacités de surveillance et d’enquête de premier ordre
• Capacité à régler les paramètres
• Implémentations sans stress

Lorsque vous développez un logiciel de conformité, vous fixez le rythme et les priorités dès l’étape de développement et tout au long de sa vie au sein de l’entreprise. Cela vous donne la capacité unique de répondre à tous les besoins spécifiques que votre entreprise peut avoir. Mais cette propriété s’accompagne des divers coûts liés à la maintenance des logiciels de conformité.

Lorsque vous achetez, de nombreuses options et vendeurs sont disponibles pour vous. Ces plateformes peuvent vous offrir des coûts prévisibles, des économies d’échelle et un délai de traitement rapide. Vous êtes aussi libéré de la maintenance ou du développement logiciel en marge, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce que votre entreprise fait de mieux.

Le facteur le plus important dans la mise en œuvre d’un logiciel de conformité est de savoir quelle option — construire ou acheter — convient le mieux à votre entreprise. Beaucoup, beaucoup de détails entrent en jeu pour faire le bon choix, il vaut donc mieux faire vos recherches.

La gestion des transactions entre employés, ou la gestion des comptes personnels, est une priorité absolue pour la plupart des équipes de conformité, car cela pourrait présenter des conflits d’intérêts potentiels. Avec les logiciels de conformité, ce processus est devenu plus précis et efficace que jamais. Les employés peuvent se connecter à la plateforme de conformité, remplir un formulaire de demande et recevoir une approbation ou un refus automatisé. Le système peut croiser les données pour fournir une décision précise et précise. Si une demande nécessite une enquête supplémentaire, l’équipe de conformité sera avisée.

Les activités commerciales externes (OBA) sont toujours une préoccupation majeure pour les équipes de conformité. Comme pour le trading personnel, la pré-approbation est la meilleure alliée de l’agent de conformité pour gérer l’OBA : les employés se connectent à la plateforme, remplissent un formulaire de demande et attendent une approbation ou un refus automatisé sur ce qu’ils souhaitent faire.

Les certifications sont extrêmement utiles pour gérer l’OBA. Les logiciels de conformité devraient recueillir et stocker toutes les certifications des employés de l’entreprise, ce qui offre une couche supplémentaire de sécurité et de protection contre d’éventuels conflits d’intérêts.

Les investissements privés qui entrent en conflit avec le code d’éthique d’une entreprise ou la réglementation de l’industrie peuvent poser des problèmes non seulement à l’entreprise, mais aussi aux employés individuels. Le pré-clearing signifie qu’avant tout investissement personnel, un employé doit d’abord vérifier pour s’assurer que cela ne contredit aucune règle ou réglementation interne ou externe.

Les logiciels de conformité devraient aussi permettre des mises à jour faciles ou des changements dans les postes d’investissement des employés. Dans les cas où une approbation ou un refus rapide n’est pas possible, le bon logiciel déclenchera automatiquement un processus d’examen à plusieurs niveaux.

Le vin, le repas et l’offre de cadeaux sont des moyens éprouvés de mener des affaires et peuvent être essentiels pour maintenir de bonnes relations entre cabinet et clients. Mais si ce n’est pas bien géré, cela peut entraîner des conflits d’intérêts. Le pré-approbation est un outil de surveillance efficace, puisque le code de conduite de l’entreprise est programmé directement dans le logiciel automatisé de conformité. La plateforme collecte et intègre également des données provenant d’autres systèmes de l’entreprise, qui sont recoupées lors de toute demande liée aux cadeaux et au divertissement.

Des algorithmes logiciels puissants peuvent décider si un employé peut faire une contribution monétaire à un candidat politique ou une entité politique sans mettre une entreprise en infraction avec les règlements de la SEC.

Une capacité de gestion des bénéficiaires vous permet de gérer des listes d’individus ou d’entités politiques bénéficiant des dons faits par vos employés. Un service de données sur les contributions complète les données sur les dons politiques que vous avez recueillies au sein de votre entreprise, vous donnant plus de confiance que les limites de dons ne sont pas dépassées.

Le logiciel simplifie aussi la charge de travail manuelle du département de conformité, vérifiant ou auditant automatiquement ce qui a été soumis dans le système par rapport à ce qui a réellement été donné.

Assurer la qualité des données est une priorité absolue pour toute entreprise et toute équipe de conformité. Les logiciels de conformité offrent une plateforme via un flux électronique qui peut éliminer les erreurs humaines et échanger de l’information en toute sécurité d’un système à l’autre. Cette mesure d’efficacité empêche les données de qualité de tomber de côté et s’applique tant aux partenaires externes qu’internes.

Rappelez-vous que tous les flux de données ne se valent pas. Certaines sont plus importantes que d’autres — il est crucial de savoir lesquelles sont lesquelles.

Devriez-vous héberger vous-même la plateforme logicielle de conformité et les données, ou faites-vous confiance à votre fournisseur pour s’en charger? Chacun a ses avantages et ses inconvénients, il est donc important de comprendre ce qui conviendra le mieux à votre entreprise.

Si la plateforme est hébergée sur place, vous avez un contrôle total et un accès illimité avec peu ou pas de délais pour remplir les données ou extraire les rapports. Cela comporte aussi les défis de faire fonctionner tous les serveurs et de rester en avance sur toutes les mises à jour.

Si le programme est hébergé à l’extérieur, vous verrez une variété d’avantages différents, notamment des économies d’échelle ainsi que la facilité et la sécurité en collaboration. Il y a plusieurs aspects à l’hébergement sur place et hors site. Comprendre les avantages et les inconvénients de chacun n’est qu’un début pour trouver votre meilleur choix.

Le vol de données devient de plus en plus courant, ce qui rend la sécurité des données encore plus cruciale. L’approche d’un fournisseur de logiciels de conformité en matière de sécurité des données peut en apprendre long sur l’entreprise dans son ensemble, et constitue un facteur de différenciation automatique à l’ère du Big Data.

L’approche du fournisseur en matière de sécurité devrait couvrir les bases, mais bien les couvrir. Cela signifie la sécurité physique, comme situer le centre de données dans une structure non marquée, ainsi que des gardes, des clôtures et des vérifications biométriques. Cela signifie aussi la topologie réseau de niveau 3 et la norme ISO 27001, qui sont toutes fondamentales.