Logiciel de conformité

À l'ère du Big Data, d'énormes quantités d'informations sont générées et collectées en permanence. Il est donc essentiel de disposer de logiciels spécialisés capables de collecter et de gérer ces données. Compte tenu de l'évolution constante de la réglementation, les logiciels de conformité sont tout aussi indispensables.

Par exemple : dans le secteur financier, où le risque de lourdes amendes, pénalités et sanctions plane en permanence — menaçant non seulement la santé financière des entreprises, mais aussi celle de chaque employé —, les logiciels de conformité permettent aux équipes chargées de la conformité de fonctionner avec une efficacité maximale, tout en facilitant le respect des règles par les employés.

Avez-vous du mal à maintenir vos données à jour et facilement accessibles ?

Rencontrez-vous des difficultés avec les audits et la création de rapports pertinents pour vous-même, votre équipe et la direction ?

Commencez-vous à voir vos meilleurs éléments partir vers les services de conformité d'autres grandes entreprises ?

Mais surtout, avez-vous du mal à repérer les activités suspectes ?

Si la réponse à l'une de ces questions est « oui », cela signifie qu'une entreprise a besoin d'un logiciel de conformité.

Si vous envisagez d'acheter un logiciel de conformité, profitez-en pour poser des questions précises afin de déterminer si ce produit vous convient. Le fournisseur doit être en mesure de vous fournir une feuille de route du logiciel, des démonstrations, des références et des documents attestant qu'il répond à toutes les exigences techniques et de sécurité.

Outre ces éléments fondamentaux, il est important de bien cerner le niveau d'assistance et de formation proposé par le fournisseur. Cela s'avère essentiel tant pendant la phase de mise en œuvre que pour la maintenance continue du logiciel. Il est primordial de bien comprendre tous les détails du logiciel et du contrat avant de prendre une décision.

Les entreprises évaluent généralement une dépense en fonction de son retour sur investissement, ou ROI. Mais en matière de conformité, il est bien plus difficile d'aboutir à un chiffre aussi précis. La simple présence d'un responsable de la conformité au sein de l'entreprise peut permettre d'éviter des problèmes avant même qu'ils ne se manifestent. Mais comment intégrer un élément aussi intangible que le risque dans un calcul de retour sur investissement ?

Voyez les choses sous cet angle : les entreprises attribuent régulièrement une valeur chiffrée aux coûts et avantages non quantifiables. La propriété intellectuelle — comme les droits d'auteur, les marques déposées et les brevets — est très prisée et est systématiquement prise en compte dans la valeur globale de l'entreprise. Combien votre entreprise risquerait-elle de perdre si elle ne respectait plus la réglementation ? Il est essentiel d'aborder les logiciels de conformité sous cet angle pour obtenir l'adhésion de la direction et des autres parties prenantes.

Toute plateforme de conformité que vous développez ou achetez restera probablement en place pendant des années ; il est donc judicieux d'en choisir une avec laquelle vous vous sentirez à l'aise. Voici les fonctionnalités essentielles que votre plateforme logicielle de conformité devrait offrir :

• Interface utilisateur intuitive
• Un design moderne et actuel
• Des fonctionnalités de reporting ciblées et complètes
• Capacités optimales en matière d'automatisation et d'intégration des données
• Configurabilité et flexibilité exceptionnelles
• Prise en compte de tous les conflits d'intérêts potentiels et de tous les abus de marché
• Rapports et extraits de données faciles à utiliser
• Des capacités mondiales pour des entreprises internationales
• Des capacités de surveillance et d'enquête de premier ordre
• Possibilité de régler les paramètres
• Des mises en œuvre sans souci

Lorsque vous développez un logiciel de conformité, c'est vous qui fixez le rythme et les priorités dès la phase de développement et tout au long de son cycle de vie au sein de l'entreprise. Cela vous offre la possibilité unique de répondre à tous les besoins spécifiques de votre entreprise. Mais cette maîtrise s'accompagne de divers coûts liés à la maintenance du logiciel de conformité.

Lorsque vous effectuez un achat, vous disposez d'un large choix d'options et de fournisseurs. Ces plateformes vous offrent des coûts prévisibles, des économies d'échelle et des délais d'exécution rapides. Vous n'avez plus à vous soucier de la maintenance ou du développement de logiciels en parallèle, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce que votre entreprise fait le mieux.

Le facteur le plus important lors de la mise en place d'un logiciel de conformité est de déterminer quelle option — développer en interne ou acheter — convient le mieux à votre entreprise. De très nombreux éléments entrent en ligne de compte pour faire le bon choix ; il est donc préférable de bien se renseigner.

La gestion des opérations boursières des employés, ou des transactions sur compte personnel, constitue une priorité absolue pour la plupart des équipes de conformité, car elle peut donner lieu à des conflits d'intérêts potentiels. Grâce aux logiciels de conformité, ce processus est désormais plus précis et plus efficace que jamais. Les employés peuvent se connecter à la plateforme de conformité, remplir un formulaire de demande et recevoir une réponse automatisée (approbation ou refus). Le système effectue des recoupements de données afin de rendre une décision précise et fiable. Si une demande nécessite un examen plus approfondi, l'équipe de conformité en est immédiatement informée.

Les activités commerciales extérieures (OBA) constituent toujours une préoccupation majeure pour les équipes chargées de la conformité. Tout comme pour les opérations boursières à titre personnel, la pré-autorisation est l'outil incontournable du responsable de la conformité lorsqu'il s'agit de gérer les OBA : les employés se connectent à la plateforme, remplissent un formulaire de demande et attendent une réponse automatisée (autorisation ou refus) concernant l'opération qu'ils souhaitent effectuer.

Les certificats sont extrêmement utiles pour la gestion de l'OBA. Les logiciels de conformité doivent recueillir et conserver tous les certificats des employés de l'entreprise, ce qui apporte un niveau supplémentaire de sécurité et de protection contre d'éventuels conflits d'intérêts.

Les investissements privés qui entrent en conflit avec le code de déontologie d'une entreprise ou la réglementation du secteur peuvent poser des problèmes non seulement à l'entreprise, mais aussi à ses employés. La « pré-autorisation » signifie qu'avant de réaliser tout investissement personnel, un employé doit d'abord vérifier que celui-ci n'est pas en contradiction avec des règles ou réglementations internes ou externes.

Un logiciel de conformité doit également permettre de mettre à jour ou de modifier facilement les positions d'investissement des employés. Lorsqu'il n'est pas possible de donner rapidement son accord ou son refus, un logiciel adapté déclenchera automatiquement un processus de validation à plusieurs niveaux.

Les repas d'affaires, les invitations et les cadeaux constituent un moyen éprouvé de mener des activités commerciales et peuvent s'avérer essentiels pour entretenir de bonnes relations entre le cabinet et ses clients. Toutefois, s'ils ne sont pas gérés correctement, ils peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts. La pré-validation est un outil de contrôle efficace, car le code de conduite de l'entreprise est directement intégré au logiciel de conformité automatisé. La plateforme collecte et intègre également des données provenant d'autres systèmes de l'entreprise, qui sont recoupées dès qu'une demande relative à des cadeaux ou à des invitations est formulée.

Des algorithmes logiciels performants permettent de déterminer si un employé peut ou non verser une contribution financière à un candidat ou à une formation politique sans que l'entreprise ne se trouve en situation d'infraction aux réglementations de la SEC.

Une fonctionnalité de gestion des bénéficiaires vous permet de gérer les listes de personnes physiques ou d'entités politiques qui bénéficient des dons versés par vos employés. Un service de données sur les contributions vient compléter les informations relatives aux dons politiques que vous avez recueillies au sein de votre entreprise, vous offrant ainsi une plus grande assurance que les plafonds de dons ne sont pas dépassés.

Ce logiciel allège également la charge de travail manuelle du service chargé de la conformité, en vérifiant ou en contrôlant automatiquement la concordance entre les données saisies dans le système et les dons effectivement effectués.

Garantir la qualité des données est une priorité absolue pour toute entreprise et toute équipe chargée de la conformité. Les logiciels de conformité offrent une plateforme, via un flux électronique, qui permet d'éliminer les erreurs humaines et d'échanger des informations en toute sécurité d'un système à l'autre. Cette mesure d'efficacité évite que la qualité des données ne soit compromise et s'applique aussi bien aux partenaires externes qu'internes.

N'oubliez pas que tous les flux de données ne se valent pas. Certains sont plus importants que d'autres : il est essentiel que vous sachiez les distinguer.

Faut-il héberger vous-même la plateforme logicielle de conformité et les données, ou préférez-vous confier cette tâche à votre fournisseur ? Chaque option présente des avantages et des inconvénients ; il est donc important de déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Si la plateforme est hébergée sur site, vous disposez d'un contrôle total et d'un accès illimité, avec peu ou pas de délai pour le chargement des données ou la génération de rapports. Cela implique toutefois de gérer l'ensemble des serveurs et de se tenir à jour avec toutes les mises à jour.

Si le programme est hébergé en externe, vous bénéficierez d'une série d'avantages, notamment des économies d'échelle, ainsi qu'une collaboration plus simple et plus sécurisée. L'hébergement sur site et l'hébergement en externe présentent de nombreuses facettes. Comprendre les avantages et les inconvénients de chacune de ces options n'est que la première étape pour trouver la solution qui vous convient le mieux.

Le vol de données est de plus en plus fréquent, ce qui rend la sécurité des données encore plus cruciale. L'approche d'un éditeur de logiciels de conformité en matière de sécurité des données en dit long sur l'entreprise dans son ensemble et constitue un facteur de différenciation incontournable à l'ère du Big Data.

L'approche du fournisseur en matière de sécurité doit couvrir les aspects fondamentaux, mais les couvrir de manière rigoureuse. Cela implique une sécurité physique, comme l'implantation du centre de données dans un bâtiment discret, ainsi que la présence de gardes, de clôtures et de contrôles biométriques. Cela implique également une topologie de réseau de niveau 3 et la certification ISO 27001, qui sont toutes deux essentielles.