Automatisierte Spesenabrechnung: Was die meisten Compliance-Tools falsch machen
Jeder Compliance-Experte in einem regulierten Unternehmen kennt dieses Szenario. Die Reise- und Spesenplattform (T&E) läuft wie geschmiert: Spesenabrechnungen werden pünktlich eingereicht, Belege werden automatisch erfasst, Genehmigungen durchlaufen den Workflow, ohne dass jemand hinter jemandem herlaufen muss. Die Finanzabteilung ist zufrieden, und die Revision ist zufrieden. Auf dem Papier wirkt der Spesenprozess wasserdicht.
Doch irgendwo zwischen den Angaben, die Mitarbeiter im Spesenabrechnungssystem eingeben, und den Angaben, die sie im Compliance-System machen, stimmen die Daten nicht immer überein. Ein Kundenessen wird über eine cloudbasierte Software abgerechnet. Die dazugehörige Erklärung zu Geschenken und Bewirtungen? Zu spät eingereicht, anders eingereicht oder gar nicht eingereicht. Niemand bemerkt das – bis es eine Aufsichtsbehörde tut.
Dieser blinde Fleck – also die Lücke zwischen den Ausgabenunterlagen und den Compliance-Unterlagen – ist das Problem. In diesem Blogbeitrag erklären wir, warum diese Lücke besteht, welche Kosten sie für regulierte Unternehmen verursacht und was tatsächlich nötig ist, um sie zu schließen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Automatisierte Plattformen zur Spesenabrechnung sorgen zwar für mehr Effizienz, verknüpfen die eingereichten Spesenabrechnungen jedoch nicht mit Compliance-Erklärungen, wodurch eine Lücke bei der Abstimmung entsteht, die regulierte Unternehmen nicht ignorieren dürfen.
- Im Finanzdienstleistungssektor sind Kundenbewirtung, Geschenke und Gastfreundschaft mit Verpflichtungen gemäß dem FCPA, dem britischen Bribery Act und der FINRA-Regel 3220 verbunden, was bedeutet, dass für jede relevante Ausgabe eine entsprechende, vorab genehmigte Compliance-Dokumentation vorliegen muss.
- Ohne eine direkte Verknüpfung zwischen den Reisekosten- und Compliance-Systemen sehen sich Unternehmen mit manuellen Abgleichen, unvollständigen Prüfpfaden und regulatorischen Risiken konfrontiert, die mit steigender Mitarbeiterzahl zunehmen.
- StarCompliance lässt sich nahtlos in SAP Concur integrieren und nutzt einen einzigartigen STAR-Deklarationscode, um eingereichte Spesenabrechnungen automatisch mit vorab genehmigten Deklarationen abzugleichen und Unstimmigkeiten in Echtzeit zu kennzeichnen.
- Ein Compliance-integriertes Kostenmanagementsystem erzeugt einen zentralen Prüfpfad, der den gesamten Lebenszyklus jeder Transaktion abdeckt und Unternehmen so Unterlagen an die Hand gibt, die einer behördlichen Überprüfung standhalten.
Was ist die automatisierte Ausgabenverfolgung?
Unter automatisierter Spesenabrechnung versteht man den Einsatz von Software zur Erfassung, Kategorisierung, Weiterleitung und Abstimmung von Mitarbeiterausgaben, ohne dass bei jedem Schritt ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Moderne Plattformen nutzen das Scannen von Belegen mittels optischer Zeichenerkennung (OCR), um Daten direkt aus Fotos von Belegen zu extrahieren, eine KI-gestützte Kategorisierung, um Ausgaben den richtigen Budgetposten zuzuordnen, sowie automatisierte Genehmigungsworkflows, die eingereichte Belege anhand vordefinierter Regeln an die richtigen Prüfer weiterleiten.
Das Ergebnis ist eine Echtzeit-Transparenz der Ausgaben, die Finanzteams mit Tabellenkalkulationen nicht erreichen konnten, sowie eine direkte Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme, sodass die Ausgabendaten direkt dort landen, wo sie benötigt werden, ohne dass sie von jemandem erneut eingegeben werden müssen.
Für die meisten Unternehmen ist die automatisierte Spesenabrechnung ein großer Fortschritt gegenüber den Zeiten, als man noch Belege an Papierformulare heftete und darauf hoffte, dass die Zahlen stimmten. Sie können davon ausgehen, dass die Erstattungen schneller erfolgen, Fehler seltener auftreten und der Monatsabschluss übersichtlicher wird.
Wenn Sie Ihre Spesenabrechnung immer noch manuell durchführen, lohnt es sich auf jeden Fall, Ihren T&E-Prozess zu modernisieren. Für Unternehmen, die in regulierten Umfeldern tätig sind, löst die automatisierte Spesenabrechnung jedoch nur die Hälfte des Problems.
Warum eine automatisierte Spesenabrechnung für regulierte Unternehmen nicht ausreicht
Die Automatisierung der allgemeinen Spesenabrechnung zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern. Sie beschleunigt die Einreichung von Abrechnungen, reduziert Fehler, beschleunigt die Erstattung und verschafft den Finanzteams einen besseren Überblick darüber, wohin das Geld fließt. Das sind genau die Probleme, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben.
Was damit jedoch nicht gelöst wird, ist die Angleichung der Rechtsvorschriften.
Im Finanzdienstleistungssektor finden Spesenabrechnungen nicht in einem Vakuum statt. Kundenbewirtung, Geschenke und Gastfreundschaft unterliegen Compliance-Verpflichtungen gemäß Anti-Korruptionsvorschriften wie dem Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und dem UK Bribery Act sowie den FINRA-Regeln und internen Unternehmensrichtlinien, die regeln, was Mitarbeiter geben und annehmen dürfen, in welcher Höhe und unter welchen Umständen. Eine über eine T&E-Plattform eingereichte Spesenabrechnung muss mit einer vorab genehmigten Erklärung abstimmbar sein, die von der Compliance-Abteilung im Vorfeld geprüft und genehmigt wurde.
Wenn diese beiden Datensätze in getrennten Systemen gespeichert sind, zwischen denen keine Verbindung besteht, entsteht eine Abgleichlücke.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter rechnet ein Abendessen mit einem Kunden ab. Dieser Mitarbeiter hätte eigentlich eine Erklärung zu Geschenken und Bewirtungen in der Compliance-Plattform hinterlegen müssen. Hat er das getan? Stimmt der Betrag überein? Wurde dies vorab genehmigt? Ohne eine direkte Verknüpfung zwischen den beiden Systemen weiß niemand Gewissheit, bis jemand dies manuell überprüft.
Und diese Kluft vergrößert sich mit jeder Neueinstellung, jedem Kundenessen und jeder Branchenkonferenz.
Die versteckten Kosten der Compliance-Lücke
Die Diskrepanz zwischen Spesenabrechnungs- und Compliance-Systemen mag wie ein administratives Ärgernis erscheinen, birgt jedoch in dreierlei Hinsicht ein echtes Risiko.
- Regulierungsrisiko. Unentdeckte Unstimmigkeiten zwischen eingereichten Spesenabrechnungen und Compliance-Erklärungen sind genau die Art von Problemen, die bei einer behördlichen Prüfung zutage treten. Die Aufsichtsbehörden akzeptieren „das wussten wir nicht“ nicht als Rechtfertigung, und ein Muster nicht abgestimmter Aufzeichnungen deutet unabhängig von der Absicht auf schwache Kontrollmechanismen hin. Die Strafen für Verstöße gegen den FCPA und den UK Bribery Act sind streng: Der Bribery Act sieht unbegrenzte Geldstrafen vor, während der FCPA Geldstrafen von bis zu 25 Millionen US-Dollar pro Verstoß gegen die Rechnungslegungsvorschriften vorsieht. Durchsetzungsmaßnahmen hängen häufig davon ab, ob ein Unternehmen nachweisen kann, dass angemessene Verfahren vorhanden waren.
- Manueller Aufwand. Ohne eine automatisierte Anbindung zwischen den Systemen müssen Compliance-Teams Daten aus der T&E-Plattform exportieren und diese manuell mit den Compliance-Aufzeichnungen abgleichen. In einem kleinen Unternehmen ist das mühsam. In einem großen Unternehmen ist dies nicht skalierbar. Der Prozess ist anfällig für menschliche Fehler, Probleme werden nur langsam erkannt, und er beansprucht erhebliche Compliance-Ressourcen, die für wertvollere Überwachungsaufgaben eingesetzt werden könnten.
- Unvorbereitetheit auf Prüfungen. Wenn eine Aufsichtsbehörde Unterlagen anfordert, muss ein Unternehmen eine vollständige, zusammenhängende Dokumentation vorlegen – und keine aus zwei getrennten Systemen zusammengesetzte Rekonstruktion. Unternehmen, die sich abmühen, diese Nachweise über nicht miteinander verbundene Plattformen hinweg zusammenzustellen, signalisieren genau die Art von Kontrollschwäche, die eine genauere Prüfung nach sich zieht. Das Abmühen selbst ist das Problem, selbst wenn sich die zugrunde liegenden Daten letztendlich als korrekt erweisen.
So sieht ein Compliance-konformes Spesenabrechnungssystem tatsächlich aus
Um die Lücke zwischen Spesen- und Compliance-Aufzeichnungen zu schließen, muss eine Anbindung an Ihr Compliance-System hergestellt werden, die für jede Transaktion, die regulatorische Bedeutung hat, eine einzige, überprüfbare Aufzeichnung erstellt.
In der Praxis muss diese Verbindung Folgendes leisten:
- Automatischer Abgleich der eingereichten Spesenabrechnungen mit vorab genehmigten Erklärungen. Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, sollte das System überprüfen können, ob eine entsprechende Compliance-Erklärung vorliegt und ob die Angaben übereinstimmen. Dieser Abgleich sollte automatisch erfolgen.
- Ein einzigartiger Verknüpfungsmechanismus, der Spesenabrechnungen mit Compliance-Datensätzen verknüpft. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre Spesenabrechnung mit dem richtigen Compliance-Datensatz zu verknüpfen, ohne das System wechseln, sich bei einer zweiten Plattform anmelden oder manuelle Querverweise erstellen zu müssen. Die Verknüpfung sollte im Rahmen des normalen Workflows für die Spesenabrechnung erfolgen.
- Intelligente Kennzeichnung von Unstimmigkeiten. Wenn die Spesenabrechnung und die Compliance-Erklärung nicht übereinstimmen – d. h. unterschiedliche Beträge, unterschiedliche Empfänger oder unterschiedliche Daten enthalten –, sollte das System diese Unstimmigkeit zur Compliance-Prüfung hervorheben, bevor daraus ein Verstoß wird.
- Automatische Warnmeldungen und Benachrichtigungen in der App. An Compliance-Workflows sind mehrere Personen beteiligt: der Mitarbeiter, sein Vorgesetzter und das Compliance-Team. Dank automatischer Benachrichtigungen laufen die Aufgaben reibungslos ab, ohne dass jemand manuell nachverfolgen muss, wer als Nächstes was zu tun hat.
- Ein zentraler, exportierbarer Prüfpfad. Die vollständigen Aufzeichnungen zu Anmeldungen, Vorabgenehmigungen, Spesenabrechnungen und Abstimmungen sollten an einem Ort gespeichert und in einem Format exportierbar sein, das den behördlichen Anforderungen standhält.
Wie StarCompliance die Lücke schließt
SAP Concur ist die führende T&E-Plattform in den meisten Finanzdienstleistungsunternehmen. StarCompliance lässt sich nativ in diese Plattform integrieren und ist direkt über das SAP Concur App Center verfügbar, was bedeutet, dass die Verbindung zwischen Spesen- und Compliance-Systemen bereits fest integriert ist.
So läuft der Arbeitsablauf ab:
- Ein Mitarbeiter reicht in SAP Concur eine Spesenabrechnung ein und verwendet dabei einen eindeutigen STAR-Deklarationscode, der die Einreichung direkt mit dem entsprechenden, bereits in StarCompliance erfassten Eintrag zu einem Geschenk oder einer Bewirtung verknüpft. Es ist kein Systemwechsel, keine manuelle Neueingabe und kein hektisches Abgleichen am Monatsende erforderlich. Die Verknüpfung erfolgt automatisch durch den Code im Rahmen der Einreichung, die der Mitarbeiter ohnehin bereits vornimmt.
- STAR gleicht die eingereichte Spesenabrechnung dann automatisch mit der vorab genehmigten Erklärung ab. Stimmen alle Angaben überein, ist der Datensatz vollständig. Bei Unstimmigkeiten, wie beispielsweise abweichenden Beträgen, nicht übereinstimmenden Belegen oder einer vollständig fehlenden Erklärung, kennzeichnet das System den Datensatz umgehend zur Compliance-Prüfung.
- Der gesamte Prüfpfad ist auf einer zentralen Plattform zusammengefasst: die ursprüngliche Erklärung, die Genehmigung vor der Abrechnung, die Einreichung der Spesenabrechnung und der Abgleich. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Nachrichten sorgen dafür, dass Mitarbeiter und Compliance-Teams während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden bleiben, sodass keine Nachrichten unbemerkt im Posteingang liegen bleiben.
Für ein Compliance-Team, das diese Aufgaben bisher manuell erledigt hat, macht sich der Unterschied sofort bemerkbar. Die Abstimmungsarbeiten, die früher am Monatsende oder gar nicht stattfanden, werden durch einen kontinuierlichen, automatisierten Prozess ersetzt, der Unstimmigkeiten in Echtzeit erkennt.
Die wirtschaftlichen Argumente für die Anbindung Ihrer Spesen- und Compliance-Systeme
Die Argumente für die Verknüpfung Ihrer Spesen- und Compliance-Systeme sehen je nachdem, wer die Entscheidung trifft, unterschiedlich aus.
Für Compliance-Teams besteht der unmittelbarste Vorteil darin, dass der manuelle Abgleich entfällt. Die Zeit, die zuvor für Vergleiche in Tabellenkalkulationen und Folge-E-Mails aufgewendet wurde, steht nun wieder für Überwachungsaufgaben zur Verfügung, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern. Verstöße gegen Richtlinien werden schneller aufgedeckt, Untersuchungen laufen zügiger ab, und der daraus resultierende Prüfpfad ist in einer Weise nachvollziehbar, wie es bei einem manuell erstellten Prüfpfad einfach nicht der Fall ist.
Für die Bereiche Betrieb und Finanzen besteht der Vorteil in einer einzigen zuverlässigen Datenquelle für Ausgaben- und Compliance-Daten. Es gibt weniger Korrekturen zwischen den Systemen, der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter wird reduziert und die Daten sind insgesamt sauberer. Wenn die Ausgaben- und die Compliance-Daten von vornherein miteinander verknüpft sind, treten die Fehler, die durch ihre getrennte Verwaltung entstehen, nicht mehr auf.
Für die Unternehmensleitung liegen die Vorteile in strengeren Kontrollen und einem geringeren regulatorischen Risiko. Die eigentliche Bewährungsprobe kommt mit dem Wachstum. Ein Compliance-Programm, das auf manuellen Abgleichen basiert, stößt bei steigender Mitarbeiterzahl an seine Grenzen, während ein Programm, das auf vernetzten, automatisierten Systemen aufbaut, mit dem Unternehmen mitwächst.
Zwei Systeme, eine Geschichte
Die automatisierte Spesenabrechnung ist für die meisten Unternehmen kein Problem mehr. Die Tools sind zuverlässig, die Arbeitsabläufe ausgereift und die Effizienzsteigerungen sind greifbar.
Für regulierte Unternehmen stellt sich vor allem die Frage, ob die Ausgabenbelege und die Compliance-Unterlagen miteinander übereinstimmen. Wenn diese in getrennten Systemen gespeichert sind, zwischen denen keine Verbindung besteht, kann man sich dessen erst dann sicher sein, wenn jemand die Daten manuell überprüft – und bis dahin hat die Diskrepanz möglicherweise bereits Kosten verursacht.
Die Integration von StarCompliance in SAP Concur wurde entwickelt, um diese Lücke zu schließen. Sie verknüpft die beiden Datensätze zum Zeitpunkt der Einreichung und sorgt für einen zentralen Prüfpfad, auf den man sich verlassen kann, wenn es darauf ankommt.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die automatisierte Spesenabrechnung?
Unter automatisierter Spesenabrechnung versteht man den Einsatz von Software zur Erfassung, Kategorisierung, Weiterleitung und Abstimmung von Mitarbeiterausgaben, ohne dass bei jedem Schritt ein manueller Eingriff erforderlich ist. Moderne Plattformen nutzen OCR-Scans von Belegen, um Daten aus diesen zu extrahieren, KI-gestützte Kategorisierung, um Ausgaben den richtigen Haushaltsposten zuzuordnen, sowie automatisierte Genehmigungsworkflows, die eingereichte Anträge anhand vordefinierter Regeln an die zuständigen Prüfer weiterleiten.
Inwiefern unterscheidet sich die Ausgabenverfolgung bei regulierten Finanzunternehmen?
Für die meisten Unternehmen ist die Erfassung von Ausgaben in erster Linie eine Frage der Effizienz. Für regulierte Unternehmen ist sie zudem eine Frage der Compliance. Kundenbewirtung, Geschenke und Gastfreundschaft sind mit Verpflichtungen im Rahmen von Anti-Korruptionsvorschriften wie dem FCPA und dem UK Bribery Act sowie den FINRA-Vorschriften und internen Unternehmensrichtlinien verbunden.
Was versteht man unter Compliance im Bereich Geschenke und Bewirtung?
Die Einhaltung der Vorschriften zu Geschenken und Bewirtung umfasst die Kontrollmaßnahmen, die ein Unternehmen anwendet, um sicherzustellen, dass Geschenke, Mahlzeiten, Bewirtungen und andere Bewirtungsleistungen, die mit Kunden, potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern ausgetauscht werden, keine Interessenkonflikte hervorrufen oder gegen Anti-Korruptionsvorschriften verstoßen.
Wie lässt sich SAP Concur in Compliance-Software integrieren?
StarCompliance lässt sich über das SAP Concur App Center nativ in SAP Concur integrieren. Wenn ein Mitarbeiter in Concur eine Spesenabrechnung einreicht, fügt er einen eindeutigen STAR-Deklarationscode hinzu, der die Einreichung direkt mit dem entsprechenden, bereits in StarCompliance erfassten Eintrag zu einem Geschenk oder einer Bewirtung verknüpft. STAR ordnet die eingereichte Spesenabrechnung dann automatisch der vorab genehmigten Deklaration zu und kennzeichnet etwaige Unstimmigkeiten zur Compliance-Prüfung.
Welche Vorschriften gelten für Spesen von Mitarbeitern im Finanzdienstleistungssektor?
Die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen sind der FCPA, der eine korrekte Buchführung vorschreibt und Zahlungen verbietet, die als Bestechung ausländischer Amtsträger gelten könnten; die FINRA-Regel 3220, die Beschränkungen für Geschenke an Mitarbeiter von Broker-Dealern festlegt; sowie der britische Bribery Act 2010, der sowohl Bestechung im öffentlichen als auch im privaten Sektor abdeckt und Unternehmen haftbar macht, wenn sie diese nicht verhindern. Unternehmen, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind, sehen sich häufig mit sich überschneidenden Verpflichtungen konfrontiert und sollten ihre Compliance-Programme so gestalten, dass sie den strengsten Anforderungen entsprechen, die für sie gelten.
Wie erstelle ich einen Prüfpfad zur Überprüfung der Einhaltung der Spesenrichtlinien?
Ein nachvollziehbarer Prüfpfad vereint vier Elemente an einem Ort: die ursprüngliche Erklärung zu Geschenken oder Bewirtungen, die Genehmigung im Vorfeld, die Spesenabrechnung und den Abgleich, der bestätigt, dass die beiden Datensätze übereinstimmen. Befinden sich diese Elemente in getrennten Systemen, muss der Prüfpfad manuell rekonstruiert werden, wenn eine Aufsichtsbehörde dies verlangt – was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch auf unzureichende Kontrollmechanismen hindeutet.
Worauf sollte ich bei einer Compliance-Software für das Kostenmanagement achten?
Für regulierte Unternehmen umfasst die unverzichtbare Compliance-Management-Software folgende Funktionen: den automatischen Abgleich von Ausgaben mit vorab genehmigten Erklärungen, einen Verknüpfungsmechanismus, der die T&E-Einreichung mit dem Compliance-Datensatz verbindet, ohne dass Mitarbeiter zwischen Systemen wechseln müssen, eine Kennzeichnung von Unstimmigkeiten, die Abweichungen aufzeigt, bevor sie zu Verstößen werden, automatisierte Warnmeldungen sowie einen zentralisierten Prüfpfad, der exportierbar und für Aufsichtsbehörden aufbereitet ist.
