Suivi automatisé des dépenses : ce que la plupart des outils de conformité ne comprennent pas
Tout professionnel de la conformité au sein d’une entreprise soumise à une réglementation connaît bien ce scénario. La plateforme de gestion des déplacements et des notes de frais fonctionne à plein régime : les notes de frais sont soumises dans les délais, les justificatifs sont numérisés automatiquement, les validations suivent le flux de travail sans que personne n’ait à relancer qui que ce soit. Le service financier est satisfait et l’audit l’est également. Sur le papier, le processus de gestion des notes de frais semble irréprochable.
Mais il arrive souvent qu’il y ait un décalage entre ce que les employés ont saisi dans le système de gestion des notes de frais et ce qu’ils ont déclaré dans le système de conformité. Un dîner avec un client est pris en charge via un logiciel en ligne. La déclaration relative aux cadeaux et aux frais de représentation qui était censée l’accompagner ? Elle a été déposée en retard, remplie différemment, voire pas du tout. Personne ne s’en rend compte jusqu’à ce qu’un organisme de contrôle le constate.
Ce « point aveugle », c'est-à-dire l'écart entre les données relatives aux dépenses et celles relatives à la conformité, constitue le problème. Dans cet article de blog, nous expliquerons pourquoi il existe, quel en est le coût pour les entreprises soumises à une réglementation et ce qu'il faut réellement faire pour le combler.
Points clés à retenir
Les plateformes automatisées de suivi des dépenses améliorent l'efficacité, mais ne relient pas les demandes de remboursement aux déclarations de conformité, ce qui crée un écart de rapprochement que les entreprises soumises à une réglementation ne peuvent se permettre d'ignorer.
- Dans le secteur des services financiers, les frais de représentation, les cadeaux et les marques d'hospitalité sont soumis à des obligations en vertu du FCPA, de la loi britannique sur la corruption (UK Bribery Act) et de la règle 3220 de la FINRA, ce qui signifie que chaque dépense éligible doit faire l'objet d'un dossier de conformité préalablement approuvé.
- En l'absence de lien direct entre les systèmes de gestion des frais de déplacement et de représentation (T&E) et ceux de conformité, les entreprises sont confrontées à des opérations de rapprochement manuelles, à des pistes d'audit incomplètes et à des risques réglementaires qui augmentent proportionnellement à leurs effectifs.
- StarCompliance s'intègre de manière native à SAP Concur, en utilisant un code de déclaration STAR unique pour associer automatiquement les notes de frais soumises aux déclarations préalablement validées et signaler les divergences en temps réel.
- Un système de gestion des dépenses conforme aux exigences réglementaires génère une piste d'audit centralisée couvrant l'ensemble du cycle de vie de chaque transaction, fournissant ainsi aux entreprises une documentation capable de résister à un examen réglementaire.
Qu'est-ce que le suivi automatisé des dépenses ?
Le suivi automatisé des dépenses consiste à utiliser un logiciel pour saisir, classer, acheminer et rapprocher les dépenses des salariés sans intervention manuelle à chaque étape.
Les plateformes modernes ont recours à la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les reçus et extraire directement les données à partir des photos de ces derniers, à la catégorisation basée sur l'intelligence artificielle pour affecter les dépenses aux lignes budgétaires appropriées, ainsi qu'à des processus de validation automatisés qui acheminent les demandes vers les vérificateurs compétents selon des règles prédéfinies.
Il en résulte une visibilité en temps réel sur les dépenses, que les équipes financières ne pouvaient pas obtenir à partir de feuilles de calcul, ainsi qu’une intégration directe avec les systèmes ERP et comptables, ce qui permet aux données relatives aux dépenses d’être transmises là où elles sont nécessaires sans que personne n’ait à les saisir à nouveau.
Pour la plupart des entreprises, le suivi automatisé des dépenses représente un véritable bond en avant par rapport à l'époque où l'on agrafait les justificatifs à des formulaires papier en espérant que les chiffres concordent. Vous pouvez vous attendre à ce que les remboursements soient traités plus rapidement, que le nombre d'erreurs diminue et que la clôture de fin de mois soit plus claire.
Si vous continuez à gérer vos dépenses manuellement, la modernisation de votre processus de gestion des frais de déplacement et des dépenses est une démarche qui en vaut vraiment la peine. Cependant, pour les entreprises évoluant dans des environnements réglementés, l'automatisation de la gestion des dépenses ne résout que la moitié du problème.
Pourquoi le suivi automatisé des dépenses ne suffit pas aux entreprises soumises à une réglementation
L'automatisation des dépenses générales vise à améliorer l'efficacité. Elle accélère la soumission des notes de frais, réduit les erreurs, accélère les remboursements et offre aux équipes financières une meilleure visibilité sur l'utilisation des fonds. Ce sont là des enjeux pertinents pour la plupart des entreprises.
Ce que cela ne résout pas, c'est la question de l'harmonisation réglementaire.
Dans le secteur des services financiers, les demandes de remboursement de frais ne s’inscrivent pas dans un contexte isolé. Les frais de représentation, les cadeaux et les marques d’hospitalité à l’égard des clients sont soumis à des obligations de conformité en vertu des réglementations anti-corruption, telles que le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) et le UK Bribery Act, ainsi que des règles de la FINRA et des politiques internes de l’entreprise qui régissent ce que les employés peuvent offrir et recevoir, pour quel montant et dans quelles circonstances. Une note de frais soumise via une plateforme T&E doit pouvoir être rapprochée d’une déclaration préalablement validée, dont la conformité a été vérifiée et approuvée au préalable.
Lorsque ces deux enregistrements se trouvent dans des systèmes distincts sans aucun lien entre eux, un écart de rapprochement apparaît.
Prenons l'exemple d'un collaborateur qui déclare des frais liés à un dîner avec un client. Ce même collaborateur était censé avoir enregistré une déclaration de cadeaux et de frais de représentation sur la plateforme de conformité. L'a-t-il fait ? Le montant correspond-il ? La dépense a-t-elle été préalablement validée ? En l'absence de lien direct entre les deux systèmes, personne ne peut en être certain tant que quelqu'un n'a pas effectué une vérification manuelle.
Et cet écart ne cesse de se creuser à chaque nouvelle embauche, à chaque dîner d'affaires et à chaque congrès professionnel.
Les coûts cachés du déficit de conformité
Le décalage entre les systèmes de gestion des dépenses et ceux de conformité peut sembler n'être qu'un simple désagrément administratif, mais il engendre un risque réel à trois niveaux.
- Risque réglementaire. Les divergences non détectées entre les notes de frais soumises et les déclarations de conformité sont précisément le genre de problèmes qui ressortent lors d’un contrôle réglementaire. Les autorités de contrôle n’acceptent pas l’argument « nous ne savions pas » comme défense, et la persistance de registres non rapprochés témoigne d’un manque de contrôle, quelle que soit l’intention. Les sanctions en cas de violation du FCPA et de la loi britannique sur la corruption (UK Bribery Act) sont sévères : des amendes illimitées en vertu de la loi britannique sur la corruption et des amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars par infraction comptable en vertu du FCPA. Les mesures coercitives dépendent souvent de la capacité d’une entreprise à démontrer que des procédures adéquates étaient en place.
- Charge de travail manuelle. En l’absence d’ une connexion automatisée entre les systèmes, les équipes chargées de la conformité doivent exporter les données de la plateforme de gestion des frais de déplacement et de représentation, puis les recouper manuellement avec les registres de conformité. Dans une petite entreprise, cette tâche est fastidieuse. Dans une grande entreprise, elle n’est pas évolutive. Ce processus est source d’erreurs humaines, met du temps à mettre en évidence les problèmes et mobilise considérablement les ressources dédiées à la conformité, qui pourraient être consacrées à des tâches de supervision à plus forte valeur ajoutée.
- Manque de préparation à l'audit. Lorsqu'une autorité de régulation demande des documents, une entreprise doit fournir un dossier complet et cohérent, et non une reconstitution assemblée à partir de deux systèmes distincts. Les entreprises qui s'empressent de rassembler ces traces sur des plateformes disparates révèlent précisément le type de faiblesse de contrôle susceptible d'attirer une attention particulière. C'est cette précipitation elle-même qui pose problème, même si les données sous-jacentes s'avèrent finalement exactes.
À quoi ressemble concrètement un système de gestion des dépenses intégré à la conformité ?
Pour combler le fossé entre les registres des dépenses et ceux de la conformité, il est nécessaire de se connecter à votre système de conformité de manière à créer un enregistrement unique et vérifiable pour chaque transaction ayant une incidence réglementaire.
Voici ce que cette connexion doit faire concrètement :
- Rapprochement automatique des notes de frais soumises et des déclarations préalablement validées. Lorsqu'un salarié soumet une note de frais, le système doit être en mesure de vérifier qu'il existe une déclaration de conformité correspondante et que les informations concordent. Ce rapprochement doit s'effectuer automatiquement.
- Un mécanisme de liaison unique qui relie les demandes de remboursement aux dossiers de conformité. Les collaborateurs doivent pouvoir associer leur demande de remboursement de frais de déplacement et de représentation au dossier de conformité correspondant sans avoir à changer de système, à se connecter à une deuxième plateforme ou à effectuer des recoupements manuels. Cette liaison doit s'effectuer dans le cadre du processus habituel de soumission des demandes de remboursement.
- Signalement intelligent des divergences. Lorsque la note de frais et la déclaration de conformité ne concordent pas (montants, destinataires ou dates différents), le système doit signaler cette divergence afin qu’elle fasse l’objet d’un contrôle de conformité avant qu’elle ne se transforme en infraction.
- Alertes automatisées et notifications intégrées à l'application. Les processus de conformité impliquent plusieurs personnes : le salarié, son supérieur hiérarchique et l'équipe chargée de la conformité. Les notifications automatisées permettent de faire avancer les tâches sans que personne n'ait à suivre manuellement qui doit faire quoi ensuite.
- Une piste d'audit centralisée et exportable. L'historique complet des déclarations, des autorisations préalables, des demandes de remboursement et des rapprochements doit être conservé en un seul et même endroit et pouvoir être exporté dans un format conforme aux exigences réglementaires.
Comment StarCompliance comble cette lacune
SAP Concur est la plateforme de référence en matière de gestion des frais de déplacement et des dépenses (T&E) dans la plupart des entreprises du secteur des services financiers. StarCompliance s'y intègre de manière native et est disponible directement via l'App Center de SAP Concur, ce qui signifie que la connexion entre les systèmes de gestion des dépenses et de conformité est intégrée.
Voici comment se déroule le processus :
- Un collaborateur soumet une note de frais dans SAP Concur à l'aide d'un code de déclaration STAR unique qui relie directement cette soumission à l'enregistrement correspondant relatif à un cadeau ou à une prestation de courtoisie déjà enregistré dans StarCompliance. Il n'y a ni changement de système, ni ressaisie manuelle, ni course effrénée pour effectuer le rapprochement en fin de mois. Le code effectue automatiquement la mise en relation, dans le cadre de la soumission que le collaborateur était déjà en train d'effectuer.
- STAR associe alors automatiquement la note de frais soumise à la déclaration préalablement validée. Si tout correspond, l'enregistrement est complet. En cas de divergence, telle que des montants différents, des justificatifs non correspondants ou une déclaration manquante, le système la signale immédiatement pour qu'elle fasse l'objet d'un contrôle de conformité.
- L'historique complet des opérations est centralisé sur une seule et même plateforme : la déclaration initiale, l'autorisation préalable, la demande de remboursement et le rapprochement. Des alertes automatiques par e-mail et des notifications intégrées à l'application permettent aux collaborateurs et aux équipes chargées de la conformité de rester synchronisés tout au long du processus, afin qu'aucun message ne reste en attente dans la boîte de réception d'un utilisateur sans que personne ne s'en aperçoive.
Pour une équipe chargée de la conformité qui gérait auparavant ces opérations manuellement, la différence est immédiate. Le travail de rapprochement, qui était auparavant effectué en fin de mois, voire pas du tout, est désormais remplacé par un processus continu et automatisé qui détecte les écarts en temps réel.
Les arguments économiques en faveur de l'interconnexion de vos systèmes de gestion des dépenses et de conformité
Les arguments en faveur de l'interconnexion de vos systèmes de gestion des dépenses et de conformité varient selon la personne qui prend la décision.
Pour les équipes chargées de la conformité, l’avantage le plus immédiat réside dans la suppression du rapprochement manuel. Le temps auparavant consacré aux comparaisons dans des tableurs et aux e-mails de suivi peut désormais être réaffecté aux tâches de surveillance qui nécessitent réellement un jugement humain. Les violations des politiques sont détectées plus rapidement, les enquêtes sont menées plus vite et la piste d’audit qui en résulte est défendable, ce qui n’est tout simplement pas le cas d’une piste d’audit établie manuellement.
Pour les services opérationnels et financiers, l'avantage réside dans l'existence d'une source unique et fiable de données relatives aux dépenses et à la conformité. Cela se traduit par une diminution des allers-retours entre les systèmes pour corriger les données, une réduction de la charge administrative pesant sur le personnel et des données globalement plus fiables. Lorsque les registres des dépenses et de conformité sont intrinsèquement liés, les erreurs liées à leur gestion séparée disparaissent.
Pour les dirigeants, cela se traduit par des contrôles plus rigoureux et une réduction des risques réglementaires. C'est lorsque l'entreprise se développe que les choses se compliquent vraiment. Un programme de conformité reposant sur des rapprochements manuels atteint ses limites à mesure que les effectifs augmentent, tandis qu'un programme s'appuyant sur des systèmes interconnectés et automatisés s'adapte à la croissance de l'entreprise.
Deux systèmes, une seule histoire
La gestion automatisée des dépenses est un problème résolu pour la plupart des entreprises. Les outils sont fiables, les processus bien rodés et les gains d'efficacité bien réels.
Pour les entreprises soumises à une réglementation, la véritable question est de savoir si les données relatives aux dépenses et celles relatives à la conformité concordent. Lorsqu’elles sont stockées dans des systèmes distincts sans aucun lien entre eux, il est impossible d’en être certain tant que quelqu’un n’a pas procédé à une vérification manuelle, et d’ici là, cette divergence pourrait déjà vous avoir coûté cher.
L'intégration de StarCompliance à SAP Concur a été conçue pour combler cette lacune : elle relie les deux enregistrements au moment de la soumission et assure la conservation d'une piste d'audit centralisée qui s'avère fiable lorsque cela compte le plus.
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Foire aux questions
Qu'est-ce que le suivi automatisé des dépenses ?
Le suivi automatisé des dépenses consiste à utiliser un logiciel pour saisir, classer, acheminer et rapprocher les dépenses des employés sans intervention manuelle à chaque étape. Les plateformes modernes ont recours à la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données des reçus, à la classification basée sur l'intelligence artificielle pour affecter les dépenses aux lignes budgétaires appropriées, ainsi qu'à des workflows d'approbation automatisés qui acheminent les demandes vers les vérificateurs désignés selon des règles prédéfinies.
En quoi le suivi des dépenses diffère-t-il pour les établissements financiers soumis à une réglementation ?
Pour la plupart des entreprises, le suivi des dépenses est avant tout une question d'efficacité. Pour les entreprises soumises à une réglementation, il s'agit également d'une question de conformité. Les frais de représentation, les cadeaux et les marques d'hospitalité à l'égard des clients sont soumis à des obligations découlant des réglementations anti-corruption, telles que le FCPA et le Bribery Act britannique, ainsi que des règles de la FINRA et des politiques internes de l'entreprise.
Qu'entend-on par « conformité en matière de cadeaux et de marques d'hospitalité » ?
La conformité en matière de cadeaux et de marques d'hospitalité désigne l'ensemble des mesures de contrôle mises en place par une entreprise pour s'assurer que les cadeaux, repas, divertissements et autres marques d'hospitalité échangés avec des clients, des prospects ou des partenaires commerciaux ne donnent pas lieu à des conflits d'intérêts et ne contreviennent pas à la réglementation anti-corruption.
Comment SAP Concur s'intègre-t-il aux logiciels de conformité ?
StarCompliance s'intègre de manière native à SAP Concur via l'App Center de SAP Concur. Lorsqu'un collaborateur soumet une note de frais dans Concur, il y inclut un code de déclaration STAR unique qui relie directement cette soumission à l'enregistrement correspondant relatif à un cadeau ou à une prestation de courtoisie déjà enregistré dans StarCompliance. STAR associe alors automatiquement la dépense soumise à la déclaration préalablement validée et signale tout écart en vue d'un contrôle de conformité.
Quelles sont les réglementations applicables aux frais professionnels dans le secteur des services financiers ?
Les principaux cadres réglementaires sont le FCPA, qui exige la tenue de livres et registres exacts et interdit les paiements susceptibles de constituer des pots-de-vin à des agents publics étrangers ; la règle 3220 de la FINRA, qui fixe des limites aux cadeaux offerts aux employés des sociétés de courtage ; et la loi britannique de 2010 sur la corruption (UK Bribery Act 2010), qui couvre la corruption tant dans le secteur public que privé et tient les entreprises pour responsables si elles ne parviennent pas à la prévenir. Les entreprises opérant dans plusieurs juridictions sont souvent confrontées à des obligations qui se recoupent et doivent concevoir leurs programmes de conformité de manière à respecter les exigences les plus strictes qui leur sont applicables.
Comment mettre en place une piste d'audit pour garantir la conformité des dépenses ?
Une piste d'audit fiable rassemble quatre éléments en un seul endroit : la déclaration initiale de cadeau ou de marque d'hospitalité, l'autorisation préalable, la demande de remboursement et le rapprochement confirmant la concordance entre ces deux documents. Lorsque ces éléments sont stockés dans des systèmes distincts, la piste d'audit doit être reconstituée manuellement à la demande d'une autorité de contrôle, ce qui prend beaucoup de temps et témoigne de la faiblesse des contrôles.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion des dépenses conforme aux exigences réglementaires ?
Pour les entreprises soumises à une réglementation, les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de la conformité sont les suivantes : le rapprochement automatique des dépenses avec les déclarations préalablement validées ; un mécanisme de liaison qui relie la déclaration de frais de déplacement et de représentation au dossier de conformité sans que les employés aient à changer de système ; la signalisation des écarts qui met en évidence les divergences avant qu’elles ne se transforment en infractions ; des alertes automatisées ; et une piste d’audit centralisée, exportable et conforme aux exigences des autorités de régulation.
