Suivi automatisé des dépenses : les erreurs courantes des outils de conformité
Tout agent de conformité au sein d'une entreprise réglementée connaît ce scénario. La plateforme de gestion des frais de déplacement fonctionne à merveille : les notes de frais sont soumises dans les délais, les pièces justificatives sont numérisées automatiquement et les approbations suivent leur cours sans intervention humaine. Le service des finances est satisfait et l'audit est content. Sur papier, le processus de gestion des dépenses semble irréprochable.
Mais il arrive que les renseignements saisis par les employés dans le système de gestion des dépenses ne concordent pas avec ceux déclarés dans le système de conformité. Un souper d'affaires est imputé par le biais d'un logiciel en ligne. La déclaration de cadeaux et d'invitations qui l'accompagnerait ? Déposée en retard, mal remplie ou tout simplement pas déposée. Personne ne s'en rend compte avant qu'un organisme de réglementation ne le remarque.
Ce manque de transparence, ou l'écart entre les relevés de dépenses et les relevés de conformité, est le problème. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi ce manque de transparence existe, son coût pour les entreprises réglementées et les mesures concrètes à prendre pour le combler.
Points clés à retenir
Les plateformes automatisées de suivi des dépenses permettent d'améliorer l'efficacité, mais ne relient pas les demandes de remboursement de frais aux déclarations de conformité, ce qui crée un écart de rapprochement que les entreprises réglementées ne peuvent se permettre d'ignorer.
- Dans le secteur des services financiers, les divertissements, les cadeaux et les prestations d'accueil offerts aux clients entraînent des obligations en vertu de la FCPA, de la loi britannique anti-corruption et de la règle 3220 de la FINRA, ce qui signifie que chaque dépense admissible doit être accompagnée d'un dossier de conformité préalablement autorisé.
- En l'absence d'un lien direct entre les systèmes de gestion des frais de déplacement et de représentation et les systèmes de conformité, les entreprises sont confrontées à un rapprochement manuel, à des pistes d'audit incomplètes et à une exposition réglementaire qui augmente avec le nombre d'employés.
- StarCompliance s'intègre nativement à SAP Concur, en utilisant un code de déclaration STAR unique pour faire correspondre automatiquement les dépenses soumises aux déclarations prévalidées et signaler les écarts en temps réel.
- Un système de gestion des dépenses lié à la conformité produit une piste d'audit centralisée couvrant l'intégralité du cycle de vie de chaque transaction, fournissant aux entreprises une documentation qui résiste à l'examen des autorités réglementaires.
Qu'est-ce que le suivi automatisé des dépenses ?
Le suivi automatisé des dépenses consiste à utiliser un logiciel pour saisir, catégoriser, acheminer et rapprocher les dépenses des employés sans intervention manuelle à chaque étape.
Les plateformes modernes utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire des données directement à partir de photos de reçus, la catégorisation basée sur l'IA pour affecter les dépenses aux lignes budgétaires appropriées et des flux d'approbation automatisés qui acheminent les soumissions vers les bons examinateurs en fonction de règles prédéfinies.
Le résultat est une visibilité en temps réel des dépenses que les équipes financières ne pouvaient pas obtenir avec des tableurs, ainsi qu'une intégration directe avec les systèmes ERP et comptables afin que les données de dépenses arrivent là où elles sont nécessaires sans que personne n'ait à les ressaisir.
Pour la plupart des organisations, le suivi automatisé des dépenses représente un progrès considérable par rapport à l'époque où l'on agrafait les reçus sur des formulaires papier en espérant que les chiffres soient corrects. Vous pouvez vous attendre à des remboursements plus rapides, une diminution des erreurs et une fermeture de fin de mois plus simple.
Si vous utilisez encore un système manuel de suivi des dépenses , la modernisation de votre processus de gestion des frais de déplacement et de représentation est tout à fait judicieux. Cependant, pour les entreprises opérant dans des environnements réglementés, l'automatisation du suivi des dépenses ne résout que la moitié du problème.
Pourquoi le suivi automatisé des dépenses ne suffit pas aux entreprises réglementées
L'automatisation des notes de frais vise à optimiser l'efficacité. Elle accélère la soumission des rapports, réduit les erreurs, accélère les remboursements et offre aux équipes financières une meilleure visibilité sur les dépenses. Autant de problématiques auxquelles la plupart des entreprises sont confrontées.
Ce que cela ne résout pas, c'est l'harmonisation réglementaire.
Dans le secteur financier, les notes de frais ne sont pas traitées isolément. Les invitations, cadeaux et prestations de bienvenue offerts aux clients sont soumis à des obligations de conformité en vertu des réglementations anticorruption, telles que la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA) et la loi britannique sur la corruption (UK Bribery Act ), ainsi que des règles de la FINRA et des politiques internes de l'entreprise qui encadrent les avantages et les inconvénients que les employés peuvent offrir et recevoir, leur montant et les circonstances dans lesquelles ils peuvent le faire. Toute note de frais soumise via une plateforme de gestion des frais de déplacement et de représentation (T&E) doit être justifiée par une déclaration préalablement validée et examinée par le service de conformité.
Lorsque ces deux enregistrements résident dans des systèmes distincts sans aucun lien entre eux, un écart de réconciliation apparaît.
Par exemple, supposons qu'un employé se fasse rembourser un souper chez un client. Ce même employé était censé avoir enregistré une déclaration de cadeaux et de frais de représentation sur la plateforme de conformité. L'a-t-il fait ? Le montant correspond-il ? La dépense a-t-elle été autorisée au préalable ? Sans lien direct entre les deux systèmes, personne ne peut le savoir avec certitude tant qu'une vérification manuelle n'est pas effectuée.
Et cet écart se creuse à chaque nouvelle embauche, à chaque souper avec un client et à chaque conférence sectorielle.
Les coûts cachés du déficit de conformité
L'écart de rapprochement entre les systèmes de gestion des dépenses et de conformité peut sembler être un simple désagrément administratif, mais il crée une exposition réelle sur trois plans.
- Risque réglementaire. Les incohérences non détectées entre les dépenses soumises et les déclarations de conformité sont précisément le genre de problèmes qui surviennent lors d'un contrôle réglementaire. Les autorités réglementaires n'acceptent pas l'excuse du « on ne savait pas » et un ensemble de données non rapprochées révèle des faiblesses dans les contrôles, quelles qu'en soient les intentions. Les sanctions pour violation de la loi FCPA et de la loi britannique anticorruption sont sévères : les amendes sont illimitées en vertu de la loi anticorruption et peuvent atteindre 25 millions de dollars par infraction comptable en vertu de la loi FCPA. Les mesures d'exécution dépendent souvent de la capacité de l'entreprise à démontrer que des procédures adéquates étaient en place.
- Charge de travail manuelle. En l'absence d'interconnexion automatisée des systèmes, les équipes de conformité exportent les données de la plateforme de gestion des frais de déplacement et de représentation et les comparent manuellement aux dossiers de conformité. Dans une petite entreprise, cette tâche est fastidieuse. À grande échelle, elle est difficilement viable à grande échelle. Le processus est sujet aux erreurs humaines, tarde à détecter les problèmes et mobilise des ressources considérables qui pourraient être consacrées à des missions de contrôle à plus forte valeur ajoutée.
- Manque de préparation à un audit. Lorsqu'un organisme de réglementation demande des documents, une entreprise doit fournir un dossier complet et cohérent, et non une reconstitution à partir de deux systèmes distincts. Les entreprises qui s'efforcent de reconstituer ce dossier à partir de plateformes non connectées présentent précisément le type de faiblesse de contrôle qui justifie un examen plus approfondi. Le problème réside dans cette agitation même, même si les données sous-jacentes finissent par être vérifiées.
À quoi ressemble réellement un système de gestion des dépenses liées à la conformité ?
Combler le fossé entre les enregistrements de dépenses et de conformité nécessite une connexion à votre système de conformité de manière à créer un enregistrement unique et vérifiable pour chaque transaction ayant une incidence réglementaire.
Voici ce que cette connexion doit faire concrètement :
- Appariement automatique des notes de frais soumises avec les déclarations préalablement validées. Lorsqu'un employé soumet une note de frais, le système doit pouvoir vérifier l'existence d'une déclaration de conformité correspondante et la concordance des informations. Cette correspondance doit être automatique.
- Un mécanisme de liaison unique permet de connecter les notes de frais aux dossiers de conformité. Les employés doivent pouvoir lier leur note de frais au dossier de conformité approprié sans changer de système, se connecter à une autre plateforme ni effectuer de vérification manuelle. Ce lien s'effectue automatiquement dans le cadre du processus normal de soumission des notes de frais.
- Signalement intelligent des incohérences. Lorsque la dépense et la déclaration de conformité ne correspondent pas (montants, bénéficiaires ou dates différents), le système doit signaler cette incohérence pour vérification de conformité avant qu'elle ne constitue une infraction.
- Alertes automatisées et notifications intégrées à l'application. Les processus de conformité impliquent plusieurs personnes : l'employé, son superviseur et l'équipe de conformité. Les notifications automatisées permettent de faire avancer les tâches sans intervention manuelle.
- Un système centralisé de traçabilité des opérations, permettant l'exportation des renseignements nécessaires. L'intégralité du dossier (déclaration, autorisation préalable, soumission des dépenses et rapprochement) doit être centralisée et exportable dans un format conforme aux exigences réglementaires.
Comment StarCompliance comble l'écart
SAP Concur est la plateforme de référence pour la gestion des frais de déplacement et de représentation dans la plupart des entreprises de services financiers. StarCompliance s'y intègre nativement et est accessible directement via le SAP Concur App Center, assurant ainsi une connexion directe entre les systèmes de gestion des dépenses et de conformité.
Voici comment se déroule le processus :
- Un employé soumet une note de frais dans SAP Concur à l'aide d'un code de déclaration STAR unique qui relie directement cette soumission à l'écriture correspondante relative aux cadeaux ou aux invitations déjà enregistrée dans StarCompliance. Aucun changement de système, aucune ressaisie manuelle et aucune procédure de rapprochement de fin de mois ne sont nécessaires. Le code effectue la liaison automatiquement, lors de la soumission effectuée par l'employé.
- STAR rapproche ensuite automatiquement la dépense soumise de la déclaration pré-approuvée. Si tout correspond, l'enregistrement est complet. En cas d'anomalie, comme des montants différents, des reçus non concordants ou une déclaration manquante, le système la signale immédiatement pour vérification de conformité.
- L'historique complet des opérations est centralisé sur une seule plateforme : déclaration initiale, autorisation préalable, soumission des notes de frais et rapprochement. Des alertes par courriel automatisées et une messagerie intégrée à l'application permettent aux employés et aux équipes de conformité de rester informés tout au long du processus, évitant ainsi que des informations ne restent en attente dans les boîtes de réception.
Pour une équipe de conformité qui gérait cela manuellement, la différence est immédiate. Le travail de rapprochement qui avait lieu à la fin du mois, voire pas du tout, est remplacé par un processus automatisé et continu qui détecte les anomalies en temps réel.
Argumentaire commercial en faveur de la connexion de vos systèmes de gestion des dépenses et de conformité
La pertinence de connecter vos systèmes de gestion des dépenses et de conformité varie selon la personne qui prend la décision.
Pour les équipes de conformité , le gain le plus immédiat est l'élimination des rapprochements manuels. Le temps auparavant consacré aux comparaisons de feuilles de calcul et aux échanges de courriels est réaffecté à des tâches de supervision nécessitant un véritable jugement humain. Les infractions aux politiques sont détectées plus rapidement, les enquêtes sont accélérées et la piste d'audit ainsi constituée est irréfutable, contrairement à une piste d'audit établie manuellement.
Pour les services opérationnels et financiers , l’avantage réside dans une source unique et fiable pour les données relatives aux dépenses et à la conformité. Cela réduit les allers-retours entre les systèmes, allège la charge administrative du personnel et améliore la qualité globale des données. Lorsque les registres des dépenses et de la conformité sont liés dès la conception, les erreurs liées à leur gestion séparée disparaissent.
Pour la haute direction , les avantages se traduisent par des contrôles accrus et un risque réglementaire moindre. Le vrai test survient avec la croissance. Un programme de conformité basé sur des rapprochements manuels devient inefficace lorsque les effectifs augmentent, tandis qu'un programme basé sur des systèmes connectés et automatisés évolue avec l'entreprise.
Deux systèmes, une histoire
Le suivi automatisé des dépenses est une solution éprouvée pour la plupart des entreprises. Les outils sont efficaces, les processus bien rodés et les gains d'efficacité concrets.
Pour les entreprises réglementées, la question cruciale est de savoir si les registres de dépenses et de conformité concordent. Lorsqu'ils sont stockés dans des systèmes distincts et sans lien entre eux, il est impossible d'en être certain tant qu'une vérification manuelle n'a pas été effectuée, et à ce moment-là, l'écart peut déjà avoir engendré des pertes.
L'intégration de StarCompliance avec SAP Concur est conçue pour combler cette lacune, en reliant les deux enregistrements au moment de leur soumission et en maintenant une piste d'audit centralisée qui se révèle fiable au moment crucial.
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FAQ
Qu'est-ce que le suivi automatisé des dépenses ?
Le suivi automatisé des dépenses consiste à utiliser un logiciel pour saisir, catégoriser, acheminer et rapprocher les dépenses des employés sans intervention manuelle à chaque étape. Les plateformes modernes utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données des reçus, la catégorisation par intelligence artificielle pour affecter les dépenses aux lignes budgétaires appropriées et des flux d'approbation automatisés qui acheminent les demandes vers les examinateurs désignés selon des règles prédéfinies.
En quoi le suivi des dépenses diffère-t-il pour les entreprises financières réglementées ?
Pour la plupart des entreprises, le suivi des dépenses est avant tout une question d'efficacité. Pour les entreprises réglementées, c'est aussi une question de conformité. Les invitations, cadeaux et prestations de bienvenue offerts aux clients sont assujettis à des obligations en vertu des réglementations anticorruption, telles que la FCPA et la Loi canadienne sur la corruption, ainsi que des règles de la FINRA et des politiques internes de l'entreprise.
Qu'est-ce que la conformité en matière de cadeaux et d'hospitalité ?
La conformité en matière de cadeaux et d'hospitalité désigne l'ensemble des contrôles qu'une entreprise utilise pour s'assurer que les cadeaux, les repas, les divertissements et autres services d'accueil échangés avec des clients, des prospects ou des partenaires commerciaux ne créent pas de conflits d'intérêts ni ne violent les réglementations anticorruption.
Comment SAP Concur s'intègre-t-il aux logiciels de conformité ?
StarCompliance s'intègre nativement à SAP Concur via l'App Center de SAP Concur. Lorsqu'un employé soumet une note de frais dans Concur, il inclut un code de déclaration STAR unique qui relie directement cette soumission à l'entrée correspondante relative aux cadeaux ou aux invitations déjà enregistrée dans StarCompliance. STAR rapproche ensuite automatiquement la dépense soumise de la déclaration préapprouvée et signale toute anomalie pour vérification de conformité.
Quelles sont les réglementations qui encadrent les dépenses des employés dans le secteur des services financiers ?
Les principaux cadres réglementaires sont la FCPA, qui exige une comptabilité rigoureuse et interdit les paiements susceptibles de constituer des pots-de-vin à des agents publics étrangers ; la règle 3220 de la FINRA, qui limite les cadeaux offerts aux employés des courtiers ; et la Loi sur la corruption du Royaume-Uni de 2010, qui couvre la corruption dans les secteurs public et privé et rend les entreprises responsables de leur manquement à l’empêcher. Les entreprises opérant dans plusieurs juridictions sont souvent confrontées à des obligations qui se chevauchent et doivent concevoir leurs programmes de conformité de manière à respecter les exigences les plus strictes qui leur sont applicables.
Comment puis-je constituer une piste d'audit pour la conformité des dépenses ?
Une piste d'audit fiable relie quatre éléments en un seul document : la déclaration initiale de don ou d'invitation, l'autorisation préalable, la note de frais et le rapprochement confirmant la concordance des deux enregistrements. Lorsque ces éléments sont répartis dans des systèmes distincts, la piste doit être reconstituée manuellement à la demande d'un organisme de réglementation, ce qui prend du temps et révèle des failles dans les contrôles.
Quels critères dois-je prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion des dépenses de conformité ?
Pour les entreprises réglementées, les éléments essentiels d'un logiciel de gestion de la conformité sont la correspondance automatique des dépenses avec les déclarations préapprouvées, un mécanisme de liaison qui relie la soumission des notes de frais au dossier de conformité sans obliger les employés à changer de système, un système de signalement des anomalies qui met en évidence les incohérences avant qu'elles ne deviennent des infractions, des alertes automatisées et une piste d'audit centralisée, exportable et conforme aux exigences réglementaires.
