5 Schritte zu einem einfacheren und unkomplizierteren Zertifizierungsprozess

Die Aufsichtsbehörden nutzen die Zertifizierungsquoten als groben Maßstab für den Zustand des gesamten Compliance-Programms eines Unternehmens. Die richtigen Zertifikate zu erhalten bedeutet, den Prozess und die Technik richtig umzusetzen.

Erzählen Sie jemandem, dass Sie im Bereich Compliance arbeiten, und Sie werden sehen, wie seine Augen glasig werden. Wenn Sie anfangen, über Ihren Job zu sprechen, werden Sie vielleicht feststellen, dass er sich ein Gähnen verkneifen muss. Lassen Sie Außenstehende denken, was sie wollen. Für den Compliance-Beauftragten sind die Kunst und die Wissenschaft seiner Arbeit – das ständige, komplexe Zusammenspiel von Menschen, Richtlinien und Vorschriften zu managen, um Risiken zu minimieren und den Arbeitsablauf zu maximieren – unendlich faszinierend.

Aber selbst der enthusiastischste Compliance-Beauftragte fürchtet sich wahrscheinlich vor Zertifizierungen: die Suche nach Mitarbeitern im Organigramm, um sie dazu zu bewegen, etwas zu tun, was letztendlich keine besonders zeitaufwändige oder mühsame Aufgabe ist. Doch die Leute wehren sich, und es ist die Aufgabe des Compliance-Beauftragten, dafür zu sorgen, dass auch die letzte Person im Unternehmen ihre Zertifizierungen innerhalb der vorgeschriebenen Frist ausfüllt. Die Aufsichtsbehörden wissen das. Sie wissen, wie schwierig es ist, die 100-Prozent-Marke zu erreichen. Sie sehen darin einen Indikator dafür, wie gut das Compliance-Programm insgesamt verwaltet wird – das heißt: Wenn ein Unternehmen die Zertifizierungen korrekt durchführt, dann macht es wahrscheinlich auch den Rest seines Compliance-Programms richtig.

Die richtigen Zertifizierungen zu erhalten bedeutet, den Prozess zu beherrschen. Die folgende Checkliste wird Ihnen dabei helfen. Die Technologie kann den Zertifizierungsprozess mittlerweile erheblich vereinfachen. Die Compliance-Software hat sich so weit entwickelt, dass die Compliance-Beauftragten mehr Verantwortung für den Abschluss von Zertifikaten an untergeordnete Ebenen delegieren können, während sie gleichzeitig besser über den Gesamtstand der Abschlussquote des Unternehmens informiert sind. Mehr zur richtigen Technik später.

DEN PROZESS RICHTIG GESTALTEN
1. Vorbereiten: Bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor und dann noch mehr. Wie bei jedem bedeutenden Vorhaben lassen sich viele der Dinge, die bei einem komplexen Prozess wie der Zertifizierung schiefgehen können, durch eine durchdachte, gründliche Planung vermeiden. Die Zeit, die Sie jetzt für die Vorbereitung aufwenden, wird Ihnen später helfen, die Dinge in den Griff zu bekommen.

• Politische Änderungen – Gabes seit der letzten Zertifizierungsrunde irgendwelche Änderungen, die sich auf diese Runde auswirken werden?
• Erkenntnisse – Gibtes auf Unternehmensseite etwas, das Sie aufgrund der Ergebnisse der letzten Runde ändern sollten?
• Überprüfen Sie die Empfänger – eine absoluteGrundvoraussetzung, die sehr leicht übersehen wird. Wenn Sie die Empfänger jetzt überprüfen, wird der Abgleich später einfacher.
• System-Updates – Jetzt istes an der Zeit, Warnmeldungen, Daten oder die Sprache der Zertifikate zu aktualisieren.
• Pre-Cert-Benachrichtigung – Jetzt istes an der Zeit, eine Pre-Cert-Benachrichtigung zu versenden. „Das wird noch kommen. Stellen Sie sich darauf ein.“
• Mitarbeiterschulung – darf niemals unterschätztwerden, vor allem dann nicht, wenn der Eindruck besteht, dass der Erwerb von Zertifikaten schwierig ist. Ziehen Sie Kurse oder zumindest eine Fragerunde in Betracht.
• Broker-Dealer-Feeds – Sind IhreFeeds vollständig? Gute Broker-Dealer-Feeds und vollautomatische Compliance-Software werden den Zertifizierungsprozess erheblich vereinfachen.
• Allgemeiner Bekanntheitsgrad – Wie möchtenSie dies bekannt machen? Eine Erinnerung auf dem Dashboard der Compliance-Plattform? Ein Hinweis auf dem Fernseher im Büro oder am schwarzen Brett der Firma?
• Fälligkeitstermine – Wie weitvor dem in den Vorschriften festgelegten Fälligkeitsdatum legen Sie Ihren festen Fälligkeitstermin fest? Die Leute fahren in den Urlaub oder müssen beruflich verreisen und können den Prüfungszeitraum rechtmäßig verpassen.

2. Test: Obwohl er als Phase zwei des Zertifizierungsprozesses aufgeführt ist, ist er technisch gesehen immer noch Teil der Vorbereitung auf die eigentliche Ausstellung des Zertifikats. Hier setzen Sie all Ihre durchdachte, gründliche Planung auf kontrollierte, begrenzte Weise in die Tat um. Das Testen kann wesentlich dazu beitragen, Probleme bei der endgültigen Zertifizierung zu vermeiden.

• Überprüfen undprogrammieren Sie alle oben genannten Faktoren und Überlegungen selbst undsenden Sie die Zertifizierungssequenz an sich selbst. Dies ist Ihre erste Gelegenheit, den eigentlichen Ausstellungsprozess zu verfeinern.
• Compliance-Team – TestenSie Ihre großartige Strategie jetzt aneinem weiteren Team mit scharfem Blick und viel Erfahrung. Dies ist Ihre zweite Gelegenheit, die Ausgabe zu verfeinern.
• Kontrollgruppe – Nun isteine Gruppe von Testnutzern an der Reihe: eine kleine Gruppe zuverlässiger Mitarbeiter, die die endgültigen Zertifikate erhalten werden. All dies sollte Ihnen einen gut abgestimmten Ablauf ermöglichen.

3. Ausgabe: Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht, zahlreiche Tests durchgeführt und eine Prüfungssequenz erstellt, die so gut vorbereitet und durchdacht ist, wie es nur geht. Doch selbst die besten Pläne können nicht alles berücksichtigen. Wenn die Zertifizierungsprüfungen anlaufen, müssen Sie damit rechnen, dass einige verwirrte Antworten zurückkommen.

• Ausgabedatum und -uhrzeit: Dies sinddas Datum und die Uhrzeit, zu denen Sie die Zertifikate ausgeben, um die Rücklaufquote zu maximieren. Liegt das Datum in der Nähe eines Feiertags? Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?
• Deckung – Wie bereitserwähnt, werden Sie eine Menge zu tun haben, wenn diese Zertifikate ausgestellt werden. Haben Sie ein Team, das sich um die unvermeidlichen Fragen kümmert, die auf Sie zukommen werden?

4. Nachbereitung: Die Zertifikate sind verschickt, es herrscht reger Austausch, und wenn die Teilnehmer anfangen, ihre Zertifikate zu erstellen, merken Sie, wer noch nicht fertig ist. Vielleicht sind es die üblichen Verdächtigen. Vielleicht liegt es an den neuen Teilnehmern. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Motivationsfaktoren, wer auch immer diese Personen sein mögen.

• Erinnerungen – Das sindeinfache E-Mail-Erinnerungen. Wie oft versenden Sie diese? Ab wann schalten die Zauderer einfach ab?
• Variieren Sie die Kommunikationskanäle – esgibt mehr als nur E-Mails. Nutzen Sie die Dashboards Ihrer Compliance-Software (mehr dazu weiter unten). Nutzen Sie das interne Fernsehsystem des Unternehmens. Rufen Sie an, wenn es nötig ist. Bei Führungskräften hat schon ein Klopfen an der Tür zu Ergebnissen geführt.
• Eskalation – Ab welchemPunkt übernehmen Sie die Aufgaben eines Managers? Ab wann entziehen Sie einem Faulenzer die Befugnis, Geschäfte abzuschließen?
• Eine gute Software-Compliance-Lösung kanndiese Nachbearbeitungsphase des Zertifizierungsprozesses entscheidend beeinflussen. Können Sie automatische Erinnerungen einrichten? Können Sie automatische Eskalationspunkte festlegen?
• Spaß und Spiel – Machen Siedaraus einen Wettbewerb. Erwägen Sie, für jede Abteilung eine Abschluss-Scorecard zu erstellen. Bieten Sie dem Gewinnerteam einen Preis an.
• Denken Sie über den Tellerrand hinaus – Ein Finanzunternehmenwar dafür bekannt, dass es seinen Telefondienst für die Notfallwiederherstellung, der Teil seines Business-Continuity-Plans ist, dazu nutzte, Unentschlossene per Robo-Call anzurufen.

5. Rückblick: Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es bis zum Ende geschafft. Ihre interne Frist ist abgelaufen, aber die Arbeit bleibt. Einige Mitarbeiter haben ihre Zertifikate nie abgeschlossen, was das Unternehmen an den Rand von Verstößen gegen die SEC-Vorschriften bringt. Zeit für einen letzten Vorstoß, einen Rückblick und einen Blick in die Zukunft.

• Prüfen und noch einmal prüfen – VergewissernSie sich, dass Sie wissen, wer seine Zertifikate abgeschlossen hat und wer nicht. Sie haben mit der Überprüfung der Empfänger begonnen. Jetzt ist es an der Zeit, diese erste Liste noch einmal zu überprüfen.
• Ergebnisse überprüfen – Gibt esErgebnisse, die Sie überprüfen müssen? Um sichere Antworten zu erhalten? Um bestimmte Punkte zu berücksichtigen, die bei bestimmten Zertifizierungen beachtet werden müssen? Nicht alle Zertifizierungen sind gleich.
• Verspätete Einreicher – Die SEClegt großen Wert darauf, dass Ihr Unternehmen über Richtlinien zur Zertifizierung verfügt und alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, um mit verspäteten Einreichern umzugehen, einschließlich der Verhängung von Geldstrafen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles dokumentieren. Die richtige Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen (siehe unten).
• Vorausschauend denken – Was hatfunktioniert? Was hat nicht geklappt? Haben sich einige Ihrer Kommunikationsmethoden als effektiver erwiesen als andere? Dokumentieren Sie jedes Feedback und halten Sie es für das nächste Mal bereit. Ihre Compliance-Software sollte in der Lage sein, alle erforderlichen Dokumentationsfunktionen bereitzustellen.

DIE TECHNIK RICHTIG EINSETZEN
Wir haben den Einsatz von Compliance-Technologie bereits in gewissem Umfang angesprochen – die Nutzung Ihrer Compliance-Plattform zur Durchführung von Aufgaben wie dem Versand automatischer Erinnerungs-E-Mails, der Festlegung automatischer Eskalationspunkte, der Dokumentation Ihrer Ergebnisse usw. Doch neue Technologien können sogar noch besser sein als diese bahnbrechenden Funktionen. Diese Technologie heißt Dashboards, und sie ist nun endlich auch für die Finanz-Compliance verfügbar.

Dashboards, auch als eingebettete Analysen bekannt, sind dynamische Berichtssysteme, die nahezu in Echtzeit arbeiten. Sie bringen wichtige Daten automatisch an die Oberfläche und stellen sie in einem leicht verständlichen, übersichtlichen Format für die Compliance bereit – in der Regel über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens. Dashboards halten die Teams effizient und effektiv auf dem Laufenden – bis hin zu einer sehr detaillierten Ebene –, wer im Unternehmen seine Zertifizierungen abgeschlossen hat und wer nicht. Noch wichtiger für die Compliance-Teams ist jedoch, dass diese Informationen über dieselbe Dashboard-Technologie auch den Vorgesetzten und Linienmanagern zur Verfügung gestellt werden können: in der Regel wiederum über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens.

Wenn diese wichtigen Compliance-Daten den Vorgesetzten weiter unten in der Unternehmenshierarchie – die oft als „erste Verteidigungslinie“ bezeichnetwerden –zur Verfügung stehen ,können die Compliance-Beauftragten einige der grundlegenderen Aufgaben der Compliance-Überwachung delegieren, die bisher nur von ihnen erledigt werden konnten. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit des Compliance-Teams, sondern hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass die Mitglieder der Geschäftsleitung, die den Mitarbeitern am nächsten stehen, dafür sorgen, dass wichtige Aufgaben wie Zertifizierungen rechtzeitig erledigt werden. Oder sogar noch früher, da die Compliance-Abteilung in der Lage ist, die Erfüllungsquoten im gesamten Unternehmen schnell zu bewerten und Druck auf die Führungskräfte auszuüben, deren direkte Mitarbeiter ihren Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommen.

Compliance-Dashboards können auch nützlich sein, um die Einhaltung von Vorschriften durch das Unternehmen nachzuweisen. In Verbindung mit den herkömmlichen Berichtstools Ihrer Plattform können Sie den Aufsichtsbehörden auf einfache Weise zeigen, inwieweit Sie mit den Zertifikaten Schritt halten und wie Sie dies tun. Und zwar auf die modernste und zuverlässigste Art und Weise, die möglich ist.

Ryan Sheridan

Ryan Sheridan ist Executive Director of Product Management bei StarCompliance, wo er eine zentrale Rolle bei der Weiterentwicklung und Verbesserung des Produktangebots des Unternehmens spielt, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf höchstem Niveau zu gewährleisten. Mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung im Bereich Compliance und im Finanzdienstleistungssektor hatte Ryan bereits bedeutende Positionen bei Unternehmen wie der Barclays Investment Bank, der Capital One Financial Corp und JP Morgan inne. Im Laufe seiner Karriere leitete er Überwachungsteams, die auf die Überwachung von Ethikrichtlinien spezialisiert waren und sich mit Transaktionen auf persönlichen Konten, Mitarbeiterzertifizierungen und Aktivitäten im Kontrollraum befassten. Ryans umfassender Hintergrund im globalen Regtech-Compliance-Management passt nahtlos zur wachsenden internationalen Präsenz von StarCompliance. Er hat einen Bachelor of Science der Mount Saint Mary's University und lebt in New Jersey.

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