5 étapes pour simplifier et alléger le processus de certification

Les autorités de contrôle utilisent les taux d'obtention des certifications comme indicateur général de l'état du programme de conformité global d'une entreprise. Obtenir les certifications adéquates signifie mettre en place correctement les processus et les moyens techniques nécessaires.

Dites à quelqu’un que vous travaillez dans le domaine de la conformité, et vous verrez son regard se voiler. Si vous commencez à parler de votre métier, vous remarquerez peut-être qu’il a du mal à réprimer un bâillement. Laissez les profanes penser ce qu’ils veulent. Pour le responsable de la conformité, l’art et la science de son métier – gérer l’interaction constante et complexe entre les personnes, les directives et les réglementations afin de minimiser les risques et d’optimiser les processus – sont infiniment fascinants.

Mais même le responsable de la conformité le plus enthousiaste redoute probablement les certifications : devoir remonter la hiérarchie pour inciter les collaborateurs à accomplir une tâche qui, en fin de compte, n'est ni particulièrement chronophage ni fastidieuse. Mais les gens résistent, et c’est au responsable de la conformité de veiller à ce que même le dernier employé de l’entreprise remplisse ses attestations dans les délais impartis. Les autorités de régulation le savent. Elles savent à quel point il est difficile d’atteindre les 100 %. Elles y voient un indicateur de la qualité de la gestion globale du programme de conformité : si une entreprise gère correctement les attestations, elle gère probablement aussi correctement le reste de son programme de conformité.

Obtenir les certifications adéquates, c'est maîtriser le processus. La liste de contrôle suivante vous y aidera. La technologie permet désormais de simplifier considérablement le processus de certification. Les logiciels de conformité ont tellement évolué que les responsables de la conformité peuvent déléguer davantage de responsabilités en aval pour la finalisation des certificats, tout en étant mieux informés du taux global de finalisation au sein de l'entreprise. Nous reviendrons plus tard sur les outils technologiques adaptés.

BIEN ORGANISER LE PROCESSUS
1. Préparation : Préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous, puis préparez-vous encore davantage. Comme pour tout projet d’envergure, bon nombre des problèmes pouvant survenir lors d’un processus complexe tel que la certification peuvent être évités grâce à une planification mûrement réfléchie et minutieuse. Le temps que vous consacrez aujourd’hui à la préparation vous aidera plus tard à maîtriser la situation.

• Changements politiques – Y a-t-il eu, depuis le dernier cycle de certification, des changements susceptibles d'avoir une incidence sur ce cycle ?
• Leçons tirées – Y a-t-il, du côté de l'entreprise, des éléments que vous devriez modifier à la lumière des résultats du dernier cycle ?
• Vérifiez les destinataires :c'est une condition préalable indispensablequi est très souvent négligée. Si vous vérifiez les destinataires dès maintenant, la mise en correspondance sera plus facile par la suite.
• Mises à jour du système –Il est désormaistemps de mettre à jour les alertes, les données ou la langue de certification.
• Notification de pré-certification –Il est désormaistemps d'envoyer une notification de pré-certification. « Ça va arriver. Préparez-vous-y. »
• La formation du personnelne doit jamaisêtre sous-estimée,surtout lorsqu'on a l'impression qu'il est difficile d'obtenir des certificats. Envisagez d'organiser des formations ou, à défaut, une séance de questions-réponses.
• Flux des courtiers-négociants – Vosflux sont-ilscomplets ? Des flux de courtiers-négociants de qualité et un logiciel de conformité entièrement automatisé faciliteront considérablement le processus de certification.
• Notoriété générale – Comment comptez-vous faire passer ce message ? Un rappel sur le tableau de bord de la plateforme de conformité ? Une annonce sur le téléviseur du bureau ou sur le tableau d'affichage de l'entreprise ?
• Dates d'échéance – Combien de tempsavant la date d'échéance prévue par la réglementation fixez-vous votre date d'échéance définitive ? Il arrive que les gens partent en vacances ou doivent s'absenter pour des raisons professionnelles et qu'ils manquent ainsi légitimement la période d'examen.

2. Test : Bien qu’il soit présenté comme la deuxième phase du processus de certification, il fait techniquement toujours partie de la préparation à la délivrance effective du certificat. C’est à ce stade que vous mettez en œuvre, de manière contrôlée et limitée, toute votre planification mûrement réfléchie et minutieuse. Les tests peuvent grandement contribuer à éviter les problèmes lors de la certification finale.

• Vérifiez etprogrammez vous-mêmetous les facteurs et éléments mentionnés ci-dessus, puisenvoyez-vous la séquence de certification. C'est votre première occasion de peaufiner la procédure de délivrance proprement dite.
• Équipe Conformité – Testez dès maintenantvotre excellente stratégie auprès d’une autre équipe aux yeux avertis et expérimentés. C’est votre deuxième occasion d’affiner votre projet.
• Groupe de contrôle – C'est maintenantau tour d'un groupe d'utilisateurs test : un petit groupe de collaborateurs fiables qui recevront les certificats définitifs. Tout cela devrait vous permettre d'obtenir une séquence bien coordonnée.

3e édition : Vous avez bien préparé le terrain, effectué de nombreux tests et élaboré une séquence aussi bien préparée et réfléchie que possible. Mais même les meilleurs plans ne peuvent pas tout prévoir. Lorsque les certificats seront distribués, attendez-vous à recevoir quelques réponses confuses.

• Date et heure d'émission : il s'agitdu jour et de l'heure auxquels vous émettez les certificats afin d'optimiser le taux de réponse. Ce jour est-il proche d'un jour férié ? Quel est le meilleur moment pour les envoyer ?
• Couverture – Commenous l’avons déjàmentionné, la délivrance de ces certificats va générer un volume important d’activités. Disposez-vous d’une équipe pour répondre aux inévitables questions qui vous seront posées ?

4. Suivi : Les certificats ont été envoyés, les échanges vont bon train, et lorsque les participants commenceront à remplir leurs certificats, vous remarquerez qui n’a pas encore terminé. Ce sont peut-être les habitués. Ou peut-être s’agit-il des nouveaux venus. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments susceptibles de les motiver, quels qu’ils soient.

• Rappels – Il s'agitsimplement derappels par e-mail. À quelle fréquence les envoyez-vous ? À quel moment les indécis finissent-ils par ne plus y prêter attention ?
• Variez les moyens de communication : iln'y a pas que les e-mails. Utilisez les tableaux de bord de votre logiciel de conformité (plus d'informations à ce sujet ci-dessous). Utilisez le système de télévision interne de l'entreprise. Appelez par téléphone si nécessaire. Pour les postes à responsabilité, le simple fait de frapper à la porte a déjà donné des résultats.
• Escalade – À partir de quelmoment copiez-vous les décisions des managers ? À partir de quand privez-vous un fainéant de sa capacité à conclure des affaires ?
• Un bon logiciel de conformitépeut s'avérer déterminant dans cette phase de suivi du processus de certification. Pouvez-vous configurer des rappels automatiques ? Pouvez-vous définir des seuils d'escalade automatiques ?
• Plaisir et jeu – Transformezcela enun concours. Envisagez de créer un tableau de bord récapitulatif pour chaque service. Offrez un prix à l'équipe gagnante.
• Sortez des sentiers battus : une société financièreétait connue pour utiliser son service téléphonique de reprise d'urgence, qui fait partie de son plan de continuité des activités, afin d'appeler les indécis par le biais d'appels automatisés.

5. Rétrospective : Félicitations ! Vous avez réussi à passer de l'autre côté. Votre date limite interne est dépassée, mais le travail reste à faire. Certains collaborateurs n’ont jamais obtenu leurs certificats, ce qui expose l’entreprise à des risques d’infraction aux règles de la SEC. Il est temps de faire un dernier effort, de dresser un bilan et de se tourner vers l’avenir.

• Vérifiez et revérifiez : assurez-vous de savoir qui a obtenu ses certificats et qui ne les a pas obtenus. Vous avez commencé à vérifier les destinataires. Il est maintenant temps de revoir cette première liste.
• Vérifier les résultats – Y a-t-ildes résultats que vous devez vérifier ? Pour vous assurer de l'exactitude des réponses ? Pour certains points qui doivent être pris en compte dans le cadre de certaines certifications ? Toutes les certifications ne se valent pas.
• Retards de dépôt – La DieSECtient particulièrement à ce que votre entreprise dispose d’une politique de certification et ait pris toutes les mesures nécessaires pour gérer les retards de dépôt, y compris l’imposition d’amendes. Veillez à tout consigner par écrit. Un logiciel adapté peut vous aider à démontrer vos efforts en matière de conformité (voir ci-dessous).
• Anticipez : qu'est-ce quia fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Certaines de vos stratégies de communication ont-elles donné de meilleurs résultats que d'autres ? Consignez chaque retour d'expérience et conservez-le pour la prochaine fois. Votre logiciel de conformité devrait être en mesure de fournir toutes les fonctionnalités de documentation nécessaires.

BIEN UTILISER LA TECHNOLOGIE
Nous avons déjà évoqué, dans une certaine mesure, l’utilisation de la technologiede conformité : l’utilisation de votre plateforme de conformité pour effectuer des tâches telles que l’envoi d’e-mails de rappel automatiques, la définition de seuils d’escalade automatiques, la documentation de vos résultats, etc. Mais les nouvelles technologies peuvent offrir encore plus que ces fonctionnalités révolutionnaires. Cette technologie s'appelle les tableaux de bord, et elle est enfin disponible pour la conformité financière.

Les tableaux de bord, également appelés « analyses intégrées », sont des systèmes de reporting dynamiques fonctionnant quasi en temps réel. Ils extraient automatiquement les données clés, les synthétisent et les présentent sous un format facile à comprendre et à exploiter pour les équipes chargées de la conformité, généralement via la plateforme de conformité existante de l’entreprise. Les tableaux de bord permettent aux équipes de rester informées de manière efficace et performante – jusque dans les moindres détails – sur les collaborateurs de l’entreprise qui ont obtenu leurs certifications et ceux qui ne les ont pas encore obtenues. Mais ce qui est encore plus important pour les équipes chargées de la conformité, c’est que ces informations puissent également être mises à la disposition des supérieurs hiérarchiques et des responsables opérationnels grâce à cette même technologie de tableaux de bord : là encore, généralement via la plateforme de conformité existante de l’entreprise.

Si ces données essentielles en matière de conformité sont mises à la disposition des supérieurs hiérarchiques situés plus bas dans la hiérarchie de l'entreprise – souvent qualifiés de « première ligne de défense » –,les responsables de la conformité peuvent déléguer certaines des tâches les plus fondamentales de surveillance de la conformité, qui, jusqu'à présent, ne pouvaient être effectuées que par eux-mêmes. Cela facilite non seulement le travail de l’équipe de conformité, mais présente également l’avantage supplémentaire de permettre aux membres de la direction, qui sont les plus proches des collaborateurs, de veiller à ce que des tâches importantes telles que les certifications soient effectuées dans les délais. Ou même plus tôt encore, puisque le service de conformité est en mesure d’évaluer rapidement les taux de conformité à l’échelle de l’entreprise et de faire pression sur les responsables dont les collaborateurs directs ne respectent pas leurs obligations en matière de conformité.

Les tableaux de bord de conformité peuvent également s'avérer utiles pour démontrer que l'entreprise respecte la réglementation. Associés aux outils de reporting classiques de votre plateforme , ils vous permettent de montrer facilement aux autorités de régulation dans quelle mesure vous vous conformez aux certifications et comment vous y parvenez. Et ce, de la manière la plus moderne et la plus fiable qui soit.