5 Funktionen, über die die beste Leitstellensoftware verfügen sollte
Um Sie auf einen Monat voller Blogbeiträge rund um das Thema Leitwarte vorzubereiten – darunter auch ein bahnbrechendes Update zur Compliance-Leitwarte – bieten wir Ihnen hier eine Einführung dazu, worauf Sie beim Kauf einer Leitwarte-Software achten sollten.
Noch vor Ende des Jahres 2020 wird StarCompliance die neueste Version von „Compliance Control Room“ veröffentlichen – der Softwarelösung für automatisierte Kontrollräume, die die Art und Weise revolutioniert, wie Finanzunternehmen Transaktionen abschließen und Risiken verwalten. In den nächsten fünf Wochen werden wir an dieser Stelle über die Einführung des neuen Produkts berichten, mit Experten für Kontrollräume bei Star und darüber hinaus sprechen und einen Vorgeschmack auf unser kommendes E-Book geben: das Handbuch zum Compliance-Kontrollraum. Um Ihnen heute die Funktion eines Kontrollraums noch einmal in Erinnerung zu rufen, beginnen wir mit dieser Einführung in den Kontrollraum: die fünf Funktionen, über die jede Kontrollraum-Software verfügen sollte, die diesen Namen verdient. Viel Spaß beim Lesen.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, doch solange es Software in all ihren Formen gibt, ist dies leider nicht der Fall. Es gibt nach wie vor zahlreiche Unternehmensanwendungen, die nicht in erster Linie für Endnutzer konzipiert sind. In diesem Fall sind Ihre Endnutzer die Verantwortlichen im Kontrollraum und die Mitglieder des Verhandlungsteams, und sie werden Ihre Kontrollraum-Software jeden Tag auf Herz und Nieren prüfen.
Eine grafische Benutzeroberfläche, in der sich die Nutzer intuitiv zurechtfinden können (das Erste, was die Nutzer sehen), sollte auch das Erste sein, worauf Sie bei einer Leitstellensoftware achten sollten. Anbieter von Verbraucher-Software haben dies schon vor langer Zeit erkannt, und nun sind auch die Anbieter von Unternehmenssoftware endlich dazu übergegangen. Endnutzer müssen in der Lage sein, neue Transaktionen mühelos mithilfe von Prozessen wie Schritt-für-Schritt-Assistenten anzulegen, die alle für die Compliance erforderlichen Transaktionsdaten für Überprüfungs-, Genehmigungs- und sogar Prüfungszwecke zusammenführen. Endnutzer müssen außerdem in der Lage sein, aktive Transaktionen in mehreren Rechtsräumen zu verwalten und zu aktualisieren, wichtige Informationen anzuzeigen und Workflow-Anfragen von einer einzigen, zentralisierten Plattform aus zu starten.
Die Leiter der Handelsräume und die Banker in den Handelsteams gehören zur Elite ihres Berufsstandes und legen großen Wert auf ihre Leistung. Eine intuitive und benutzerfreundliche Handelsraum-Software für diese Mitarbeiter an vorderster Front ermöglicht es, Transaktionen schneller und mit geringeren Risiken für das Unternehmen abzuschließen.
2. EINFACHE INTEGRATION
Die Integrationsfähigkeit ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft übersehen wird. Damit Ihre Kontrollraum-Software ihre Aufgabe wirklich erfüllen kann (d. h. ihr Potenzial voll ausschöpft, sodass die Teams kritische Daten überprüfen und analysieren sowie potenzielle Konflikte im gesamten Unternehmen aufdecken können), muss sie mit den anderen Systemen des Unternehmens vernetzt sein. Dazu können das Transaktionsmanagement, die Personalabteilung, die Forschung sowie Ihr System zur Überwachung von Konflikten zwischen Mitarbeitern gehören. Bei der Implementierung Ihrer neuen Kontrollraum-Software wird eine der Prioritäten des Anbieterteams darin bestehen, diese in diese bestehenden Systeme zu integrieren.
Eine Software, die auf einfache Integration ausgelegt ist, sorgt für eine reibungslosere und schnellere Implementierung. Dies trägt zudem dazu bei, einen zuverlässigen Datenfluss aufrechtzuerhalten, sobald Ihre neue Leitstellensoftware betriebsbereit ist und im täglichen Einsatz steht. Und in einer Zeit, in der Unternehmen für ihre Kerngeschäfte ebenso sehr auf externe wie auf interne Anwendungen angewiesen sind, können einfache Integrationen bei Kontrollraum-Software den entscheidenden Unterschied ausmachen. Moderne Kontrollraum-Software fungiert als Aggregator. Ein Informationszentralisierer. Sie bündeln so viele Transaktionsdaten wie möglich an einem einzigen Ort. All dies führt zu einer vereinfachten Analyse der Schlüsselinformationen, was wiederum schnellere und sicherere Entscheidungen sowie klarere Informationen für die Mitarbeiter im Kontrollraum zur Folge hat.
3. DER MÖGLICHST WEITE BLICK AUF DAS MNPI
In einem Finanzunternehmen kursieren zu jeder Zeit zahlreiche entscheidende Informationen. Wichtige, nicht öffentliche Informationen. MNPI. Und es ist keineswegs garantiert, dass diese MNPI ausschließlich aus dem Transaktionsbereich eines Unternehmens stammen. Sie können genauso gut aus der Öffentlichkeit stammen. Aber man kann nicht mit etwas umgehen, das man nicht kennt, und unabhängig davon, woher diese Informationen stammen, kann das Verschwinden von MNPI Transaktionen und den Ruf gefährden.
Die Erfassung all dieser Informationen ist eine der wichtigsten Aufgaben einer Leitstelle. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, für den Auftrag unverzichtbar. Suchen Sie nach einer Plattform, die Einblicke sowohl in die öffentliche Seite eines Unternehmens als auch in den Transaktionsbereich bietet und über unternehmensweite Berichtsfunktionen verfügt, die es jedem im Unternehmen ermöglichen, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die betreffende Aktivität die Leitstelle erreicht und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
4. GEWÄHRLEISTETE DATENINTEGRITÄT UND -TRANSPARENZ
Ein Anbieter von Compliance-Software muss alle Hebel in Bewegung setzen, wenn es um die Sicherheit der Kundendaten geht. Suchen Sie nach einem Anbieter, der alles in seiner Macht Stehende tut, um Kunden und Interessenten davon zu überzeugen, dass alle Daten, für deren Verwaltung er verantwortlich ist, in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dazu können physische Maßnahmen gehören, wie beispielsweise die Unterbringung der Server in verschlossenen Schränken in einer überwachten Einrichtung, oder Maßnahmen auf Netzwerk- und Anwendungsebene, wie die „Defense-in-Depth“-Technologie und die einmalige Authentifizierung. Diese Art von Informationen muss für Interessierte leicht zugänglich sein, insbesondere auf der Website des Unternehmens.
Die Integrität und Transparenz der Daten beziehen sich auch auf den Gedanken, dass die Leitstelle eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an dem alle transaktionsbezogenen Daten zusammenlaufen, um dort organisiert, analysiert und gespeichert zu werden. Und die Verantwortlichen des Kontrollraums sowie die Compliance-Beauftragten müssen die absolute Gewissheit haben, dass alles, was diesen Informationsfluss durchläuft, nicht nur zum Zwecke der unmittelbaren Analyse und des Abschlusses von Transaktionen, sondern auch für eine spätere Überprüfung vorhanden ist. Eine ordnungsgemäße Buchführung und die Nachverfolgbarkeit von Aufträgen sind daher ebenso wesentliche Merkmale wie alle anderen, wenn es um die Auswahl einer Kontrollraum-Software geht. Eine gute Software muss in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis einen detaillierten Prüfpfad zu führen. Sie muss außerdem aussagekräftige Managementinformationen zu allen wesentlichen Aspekten der Transaktionsaktivitäten generieren können, einschließlich Konflikten, Verstößen und deren Behebung. All dies gilt für jede Transaktion, die das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Transaktionslebenszyklus abwickelt.
5. FOKUS AUF ZENTRALISIERUNG UND RATIONALISIERUNG
Tatsächlich ergibt sich alles andere, was oben aufgeführt wurde, aus dieser Fähigkeit. Kontrollräume sind solide und sehr geschäftige Schaltzentralen. Die Software muss von Grund auf neu entwickelt werden, um die Abläufe im Kontrollraum zu zentralisieren, zu rationalisieren und so weit wie möglich zu vereinfachen. Für Finanzunternehmen, die sowohl national als auch international tätig sind, bedeutet dies, allen Beteiligten (Mitgliedern des Handelsteams, Kontrollraumteams und Compliance-Verantwortlichen) eine einzige, weltweit vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, über die sie Transaktionen aktualisieren, Workflow-Anfragen starten und wichtige Informationen und Daten zu den Transaktionen einsehen können. Die Verwaltung von Überwachungs- und Sperrlisten ist eine weitere Aufgabe, die ganz oben auf der To-do-Liste eines Kontrollraums steht. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, die idealerweise Einträge auf Projektebene mit der erforderlichen Art der Beschränkung verknüpfen sowie Überwachungs- oder Sperrlisten an nachgelagerte Systeme weiterleiten kann. Eine Vielzahl laufender Transaktionen ist gut für Ihr Finanzunternehmen – vorausgesetzt, das Team in Ihrem Kontrollraum kann den Überblick über all diese Vorgänge behalten.
Steve Brown, ein Veteran der Leitstelle, der gemeinsam mit Star an dem bereits erwähnten E-Book arbeitet, äußerte sich dazu, wie sehr sich die Arbeit seit seinen Anfängen vor fast 30 Jahren verändert hat und welchen Unterschied Technologie und Automatisierung im Alltag eines Leitstellenmitarbeiters bewirkt haben: „Es geht darum, Zusammenhänge und Verhaltensweisen aus der Perspektive der Überwachung und Kontrolle zu verfolgen, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens. Man ist immer auf der Suche nach Mustern. Hier kommen Software und Automatisierung wirklich zum Tragen: beim Erkennen von Zusammenhängen und Mustern. Je mehr man weiß, desto leichter fällt es, mehrere Quellen zu überwachen, und desto besser wird es Ihrem Unternehmen gehen.“
