5 fonctionnalités que le meilleur logiciel de salle de contrôle doit offrir
Pour vous préparer à une série d’articles consacrés à tout ce qui touche à la salle de contrôle, y compris une mise à jour révolutionnaire de la salle de contrôle de conformité, nous vous proposons cette introduction sur les critères à prendre en compte lors de l’achat d’un logiciel de salle de contrôle.
Avant la fin de l’année 2020, StarCompliance publiera la dernière version de Compliance Control Room, la solution logicielle de salle de contrôle automatisée qui révolutionne la manière dont les sociétés financières clôturent leurs transactions et gèrent leurs risques. Au cours des cinq prochaines semaines, dans cette rubrique, nous couvrirons le lancement de ce nouveau produit, échangerons avec des experts en salle de contrôle chez Star et au-delà, et vous offrirons un avant-goût de notre prochain livre électronique : le manuel de la salle de contrôle de conformité. Aujourd’hui, juste pour vous rafraîchir la mémoire sur le fonctionnement d’une salle de contrôle, nous allons commencer par cette introduction à la salle de contrôle : les cinq fonctionnalités que tout logiciel de salle de contrôle digne de ce nom devrait posséder. Bonne lecture.
1. FACILITÉ D’UTILISATION
Cela devrait aller de soi, mais tant que les logiciels, sous toutes leurs formes, existeront, ce ne sera malheureusement pas le cas. Il existe encore de nombreux logiciels d’entreprise qui ne sont pas conçus en priorité pour les utilisateurs finaux. Dans ce cas, vos utilisateurs finaux seront les responsables de la salle de contrôle et les membres de l’équipe de négociation, et ils mettront votre logiciel de salle de contrôle à rude épreuve chaque jour.
Une interface graphique dans laquelle les utilisateurs peuvent naviguer de manière intuitive (la première chose que les utilisateurs voient) devrait également être la première chose que vous recherchez dans un logiciel de salle de contrôle. Les éditeurs de logiciels grand public l’ont compris depuis longtemps, et les éditeurs de logiciels d’entreprise s’en rendent enfin compte eux aussi. Les utilisateurs finaux doivent pouvoir créer facilement de nouvelles transactions grâce à des processus tels que des assistants étape par étape, qui rassemblent toutes les informations relatives aux transactions nécessaires à la conformité à des fins d’examen, d’autorisation et même d’audit. Les utilisateurs finaux doivent également pouvoir gérer et mettre à jour les transactions actives dans plusieurs juridictions, afficher les informations clés et lancer des demandes de workflow à partir d’une plateforme unique et centralisée.
Les responsables des salles de contrôle et les banquiers des équipes de négociation constituent l’élite de leur profession et accordent une grande importance à leurs performances. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et facile à utiliser pour ces acteurs de première ligne permettra de conclure les transactions plus rapidement, tout en réduisant les risques pour l’entreprise.
2. FACILITÉ D’INTÉGRATION
La facilité d’intégration est l’une des fonctionnalités d’un logiciel d’entreprise qui est trop souvent et trop facilement négligée. Pour que votre logiciel de salle de contrôle remplisse réellement sa fonction (fonctionner à plein régime afin que les équipes puissent vérifier et analyser les données critiques et mettre en évidence les conflits potentiels à l’échelle de l’entreprise), il doit être connecté aux autres systèmes de l’entreprise. Il peut s’agir notamment de la gestion des transactions, des ressources humaines, de la recherche, ainsi que de votre système de surveillance des conflits entre employés. Lors de la mise en œuvre de votre nouveau logiciel de salle de contrôle, l’une des priorités de l’équipe du fournisseur sera de l’intégrer à ces systèmes existants.
Un logiciel conçu dans un souci de facilité d’intégration rendra votre mise en œuvre plus fluide et plus rapide. Cela contribuera également à garantir un flux de données fiable lorsque votre nouvelle plateforme de salle de contrôle sera opérationnelle et réellement utilisée au quotidien. Et à une époque où les entreprises dépendent autant d’applications externes que d’applications internes pour mener leurs activités principales, des intégrations faciles peuvent faire toute la différence en matière de logiciels de salle de contrôle. Les logiciels de salle de contrôle modernes font office d’agrégateurs. Un centralisateur d’informations. Ils rassemblent autant de données transactionnelles que possible en un seul endroit. Tout cela se traduit par une analyse simplifiée des informations clés, ce qui permet une prise de décision plus rapide et plus sûre, ainsi que des informations plus claires pour les agents de la salle de contrôle.
3. LA VUE LA PLUS LARGE POSSIBLE DU MNPI
De nombreuses informations cruciales circulent en permanence au sein d’une société financière. Des informations importantes non publiques. Les MNPI. Et rien ne garantit que ces MNPI proviennent uniquement des activités transactionnelles d’une entreprise. Elles peuvent tout aussi bien provenir du grand public. Mais on ne peut pas gérer ce que l’on ignore, et quelle que soit leur origine, la fuite de MNPI peut mettre en péril les transactions et la réputation.
Assurer le suivi de toutes ces informations est l’une des tâches les plus importantes d’une salle de contrôle. Ainsi, un logiciel offrant à votre équipe la vision la plus complète possible des informations non publiques (MNPI) est essentiel à la mission. Recherchez une plateforme qui offre une visibilité à la fois sur l’aspect public d’une entreprise et sur ses transactions, avec une fonctionnalité de reporting à l’échelle de l’entreprise permettant à tous les collaborateurs de signaler rapidement et facilement la réception d’informations privilégiées, garantissant ainsi que l’activité en question parvienne à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. INTÉGRITÉ ET TRANSPARENCE DES DONNÉES GARANTIES
Un éditeur de logiciels de conformité doit faire preuve de solidarité lorsqu’il s’agit de sécuriser les données de ses clients. Recherchez un fournisseur qui met tout en œuvre pour rassurer ses clients et prospects sur le fait que toutes les données dont il a la charge sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure des mesures physiques, telles que l’installation de ses serveurs dans des baies verrouillées au sein d’un site surveillé, ou des mesures au niveau du réseau et des applications, comme la technologie de défense en profondeur et l’authentification unique. Ce type d’informations doit être facilement accessible à ceux qui souhaitent en prendre connaissance, notamment sur le site web de l’entreprise.
L’intégrité et la visibilité des données renvoient également à l’idée selon laquelle la salle de contrôle d’une société financière doit être le lieu où toutes les données liées aux transactions transitent afin d’être organisées, analysées et enregistrées. Et les responsables de la salle de contrôle ainsi que les responsables de la conformité doivent avoir la certitude absolue que tout ce qui transite par ce canal d’informations est conservé non seulement à des fins d’analyse immédiate et de conclusion de transactions, mais également en vue d’un examen ultérieur. Une bonne tenue des dossiers et des traces des ordres sont donc des caractéristiques aussi essentielles que n’importe quelle autre lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle. Un bon logiciel doit être capable de conserver une piste d’audit détaillée pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. Il doit également être capable de générer des informations de gestion pertinentes sur tous les aspects clés de l’activité de transaction, y compris les conflits, les violations et les résolutions. Tout cela pour chaque transaction que l’entreprise a en cours à tout moment du cycle de vie de la transaction.
5. UNE APPROCHE AXÉE SUR LA CENTRALISATION ET LA RATIONALISATION
En réalité, tous les autres éléments énumérés ci-dessus découlent de cette capacité. Les salles de contrôle sont des centres névralgiques solides et très actifs. Le logiciel doit être conçu de toutes pièces pour centraliser, rationaliser et simplifier au maximum les opérations de la salle de contrôle. Pour les sociétés financières opérant à la fois au niveau national et international, cela implique d’offrir à toutes les parties prenantes (membres de l’équipe de négociation, équipes de la salle de contrôle et responsables de la conformité) une plateforme unique et connectée à l’échelle mondiale à partir de laquelle elles peuvent effectuer des mises à jour sur les transactions, lancer des demandes de workflow et visualiser les informations et données clés relatives aux transactions. La gestion des listes de surveillance et des listes restreintes est une autre activité prioritaire dans la liste des tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion des listes, idéalement capable d’associer les entrées au niveau du projet et au type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de surveillance ou des listes restreintes vers les systèmes en aval. Avoir un grand nombre de transactions en cours est une bonne chose pour votre société financière d’entreprise, à condition que l’équipe de votre salle de contrôle puisse rester au courant de tout cela.
Steve Brown, un vétéran de la salle de contrôle qui collabore avec Star sur le prochain livre électronique évoqué plus haut, a expliqué à quel point le métier avait évolué depuis ses débuts, il y a près de 30 ans, et en quoi la technologie et l’automatisation avaient transformé la vie d’un officier de salle de contrôle : « Il s’agit de suivre les relations et les comportements sous l’angle de la supervision et du contrôle, quelle que soit la taille ou le niveau de sophistication de l’entreprise. On est toujours à la recherche de tendances. C’est là que les logiciels et l’automatisation sont vraiment utiles : pour repérer les relations et les tendances. Plus on en sait, plus il sera facile de surveiller plusieurs sources, et mieux se portera votre entreprise. »
