Les 5 fonctionnalités que devra offrir le meilleur logiciel de salle de contrôle
Afin de vous préparer à un mois riche en articles de blog consacrés à tous les aspects liés à la salle de contrôle – y compris une mise à jour révolutionnaire concernant la salle de contrôle de conformité –, nous vous proposons cette introduction aux principaux éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de salle de contrôle.
Avant la fin de l'année 2020, StarCompliance lancera la dernière version de Compliance Control Room, la solution logicielle automatisée de salle de contrôle qui révolutionne la manière dont les établissements financiers mènent leurs activités et gèrent leurs risques. Au cours des cinq prochaines semaines, nous vous tiendrons informés ici même du lancement de ce nouveau produit, nous nous entretiendrons avec des experts en salles de contrôle de Star et d’ailleurs, et nous vous proposerons un aperçu de notre prochain e-book intitulé « The Compliance Control Room Handbook ». Pour vous rafraîchir la mémoire sur le fonctionnement d’une salle de contrôle, nous vous proposons aujourd’hui cette introduction au sujet : les cinq fonctionnalités que tout bon logiciel de salle de contrôle devrait posséder. Bonne lecture.
1. CONVIVIALITÉ
Cela devrait aller de soi, mais ce n'est malheureusement pas possible, car les logiciels se présentent sous toutes sortes de formes. Il existe encore une multitude de logiciels destinés aux entreprises qui n'ont pas été développés en priorité pour les utilisateurs finaux. Dans ce cas précis, vos utilisateurs finaux sont les agents du centre de contrôle et les membres de l'équipe chargée de la transaction, et ils mettront chaque jour votre logiciel de centre de contrôle à rude épreuve.
Une interface utilisateur graphique dans laquelle les utilisateurs s'y retrouvent intuitivement – la première chose qu'ils voient – devrait également être la première chose à laquelle vous prêtez attention dans un logiciel de salle de contrôle. Les éditeurs de logiciels grand public l’ont compris depuis longtemps, et les éditeurs de logiciels d’entreprise viennent enfin de s’en rendre compte eux aussi. Les utilisateurs finaux doivent pouvoir créer facilement de nouvelles transactions à l’aide de processus tels que des assistants étape par étape. Ces assistants recueillent toutes les informations relatives aux transactions dont le service de conformité a besoin pour la vérification, la validation et même l’audit. Les utilisateurs finaux doivent également pouvoir gérer et mettre à jour des transactions en cours dans plusieurs juridictions, consulter des informations clés et lancer des demandes de workflow à partir d’une plateforme unique et centralisée.
Les collaborateurs de la salle de contrôle et les banquiers de l'équipe chargée des transactions font partie de l'élite de leur profession, et leurs performances font l'objet d'une attention toute particulière. Un logiciel de salle de contrôle intuitif et simple d'utilisation pour les collaborateurs en première ligne permet d'accélérer le traitement des transactions et de réduire les risques pour l'entreprise.
2. INTÉGRATION SIMPLE
La simplicité d’intégration est une fonctionnalité des logiciels d’entreprise qui est trop souvent négligée. Pour que le logiciel de votre salle de contrôle puisse réellement remplir sa mission – à savoir fonctionner à pleine capacité afin que les équipes puissent examiner et analyser les données critiques pour l’entreprise et détecter les conflits potentiels à l’échelle de l’organisation –, il doit être connecté aux autres systèmes de l’entreprise. Cela peut concerner la gestion des transactions, les ressources humaines, la recherche, mais aussi votre système de suivi des conflits entre collaborateurs. Lors de la mise en œuvre de votre nouveau logiciel de salle de contrôle, l’intégration aux systèmes existants sera l’une des priorités de l’équipe du fournisseur.
Lors du développement de ce logiciel, une attention particulière a été portée à la simplicité d’intégration, afin que la mise en œuvre se déroule sans heurts et plus rapidement. De plus, cela garantit la fiabilité du flux de données une fois que votre nouvelle plateforme de salle de contrôle est opérationnelle et utilisée au quotidien. Et à une époque où les entreprises dépendent autant d’applications externes qu’internes pour mener à bien leurs activités principales, la simplicité d’intégration des logiciels de salle de contrôle peut faire toute la différence. Un logiciel de salle de contrôle moderne est un agrégateur. Un centralisateur d’informations. Il rassemble le plus grand nombre possible de données opérationnelles en un seul et même endroit. Tout cela facilite l’analyse des informations importantes, ce qui se traduit par des décisions plus rapides et plus sûres, ainsi que par des informations plus claires pour le personnel de la salle de contrôle.
3. LA MEILLEURE VISIBILITÉ POSSIBLE SUR MNPI
Dans une entreprise financière, de nombreuses informations décisives pour la conclusion d'une transaction circulent à tout moment. Il s'agit d'informations non publiques importantes (MNPI). Et rien ne garantit que ces MNPI proviennent exclusivement du secteur privé d'une entreprise. Elles peuvent tout aussi bien provenir du secteur public. Mais on ne peut pas gérer ce que l'on ignore, et quelle que soit leur origine, les MNPI non recensées peuvent mettre en péril les transactions et la réputation de l'entreprise.
Garder une vue d'ensemble de toutes ces informations est l'une des missions principales d'une salle de contrôle. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un logiciel offrant à votre équipe une vue d'ensemble aussi complète que possible des informations non publiques (MNPI). Recherchez une plateforme qui donne un aperçu de la face publique d'une entreprise et qui, du côté des transactions, intègre une fonctionnalité de signalement à l'échelle de l'entreprise, permettant aux collaborateurs, où qu'ils se trouvent, de signaler rapidement et facilement la réception d'informations non publiques (MNPI). Cela garantit que l’activité en question soit signalée à la salle de contrôle et que les mesures appropriées soient prises.
4. GARANTIE DE L'INTÉGRITÉ ET DE LA VISIBILITÉ DES DONNÉES
En matière de sécurisation des données clients, un fournisseur de logiciels de conformité doit maîtriser parfaitement ses missions. Recherchez un fournisseur capable de garantir à ses clients et prospects que toutes les données qu’il traite sont conservées dans un environnement sécurisé. Cela peut inclure aussi bien des mesures physiques (telles que l'hébergement des serveurs dans des baies verrouillées au sein d'un site sécurisé) que des mesures au niveau du réseau et des applications (telles que la technologie de « défense en profondeur » et l'authentification unique). Ces informations doivent être facilement accessibles aux personnes intéressées, notamment sur le site web de l'entreprise.
L'intégrité et la transparence des données reflètent également l'idée selon laquelle la salle de contrôle d'une entreprise financière doit être le lieu où convergent toutes les données opérationnelles afin d'y être organisées, analysées et enregistrées. Et les collaborateurs de la salle de contrôle ainsi que la direction chargée de la conformité doivent pouvoir compter sur le fait que tout ce qui transite par ce nœud d’information soit disponible non seulement pour l’analyse immédiate et le traitement des opérations, mais aussi pour un contrôle ultérieur. C’est pourquoi un enregistrement correct des données et un suivi rigoureux des ordres constituent des critères tout aussi importants que les autres lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de salle de contrôle. Un bon logiciel doit être capable de tenir un journal d’audit détaillé pour chaque événement de modification, de création ou de suppression. De plus, il doit être capable de générer des informations de gestion pertinentes sur tous les aspects importants de l’activité commerciale, y compris les conflits, les infractions et les solutions. Tout cela s’applique à toutes les transactions que l’entreprise a en cours à tout moment du cycle de vie de la transaction.
5. Priorité à la centralisation et à la rationalisation
C'est en effet de cette capacité que découlent tous les autres éléments mentionnés ci-dessus. Les salles de contrôle sont des centres névralgiques et, de surcroît, des lieux très animés. Le logiciel doit être développé dès le départ de manière à centraliser, rationaliser et simplifier au maximum les processus au sein de la salle de contrôle. Pour les entreprises financières opérant à l’échelle nationale et internationale, cela signifie mettre à la disposition de toutes les parties prenantes – les membres de l’équipe chargée de la transaction, les équipes de la salle de contrôle et la direction de la conformité – une plateforme unique et interconnectée à l’échelle mondiale, à partir de laquelle elles peuvent mettre à jour les informations relatives aux transactions, lancer des demandes de workflow et consulter les informations et données importantes relatives aux transactions. La gestion des listes de surveillance et des listes de restrictions est une autre activité qui figure en tête de la liste des tâches d’une salle de contrôle. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités complètes de gestion des listes, offrant idéalement la possibilité d’attribuer des entrées au niveau du projet et selon le type de restriction requis, ainsi que de publier des listes de surveillance ou de restrictions dans des systèmes en aval. Pour votre entreprise financière, il est formidable d’avoir de nombreuses transactions en cours, à condition que l’équipe de votre salle de contrôle garde une vue d’ensemble de la situation.
Steve Brown, un opérateur de salle de contrôle chevronné qui collabore avec Star à la rédaction de l’e-book susmentionné, dont la parution est imminente, s’est exprimé ainsi sur l’évolution de son métier depuis ses débuts professionnels il y a près de 30 ans, ainsi que sur l’impact de la technologie et de l’automatisation sur la vie d’un opérateur de salle de contrôle : « Il s’agit de suivre les relations et les comportements dans une optique de surveillance et de contrôle, quelles que soient la taille et la complexité de l’entreprise. On recherche toujours des schémas récurrents. Et c’est précisément là que les logiciels et l’automatisation apportent une aide précieuse : pour identifier les liens et les schémas. Plus on en sait, plus il est facile de surveiller plusieurs sources et plus l’entreprise prospère. »
