5 Funktionen, über die die beste Kontrollraum-Software verfügen wird
Um Sie auf einen Monat voller Blogbeiträge zu allen Themen rund um den Kontrollraum vorzubereiten – einschließlich eines bahnbrechenden Updates zum Compliance-Kontrollraum – bieten wir Ihnen diese Einführung in die wichtigsten Aspekte beim Kauf von Kontrollraum-Software.
Noch vor Ende 2020 wird StarCompliance die neueste Version von Compliance Control Room veröffentlichen – der automatisierten Kontrollraum-Softwarelösung, die die Art und Weise verändert, wie Finanzunternehmen Geschäfte abwickeln und Risiken managen. In den nächsten fünf Wochen werden wir an dieser Stelle über die Markteinführung des neuen Produkts berichten, mit Kontrollraum-Experten von Star und anderen Unternehmen sprechen und einen Ausblick auf unser bald erscheinendes E-Book „The Compliance Control Room Handbook“ geben. Um Ihr Wissen über die Funktionen eines Kontrollraums aufzufrischen, präsentieren wir Ihnen heute zunächst diese Einführung in den Kontrollraum – die fünf Funktionen, über die jede gute Kontrollraum-Software verfügen sollte. Viel Spaß dabei.
1. BENUTZERFREUNDLICHKEIT
Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist aber bedauerlicherweise nicht möglich, da es Software in allen möglichen Formen gibt. Es gibt nach wie vor jede Menge Software auf Unternehmensebene, die nicht in erster Linie für Endnutzer entwickelt wurde. Ihre Endnutzer sind in diesem Fall Mitarbeiter der Leitstelle und Mitglieder des Deal-Teams, und sie werden Ihre Leitstellensoftware jeden Tag auf Herz und Nieren prüfen.
Eine grafische Benutzeroberfläche, in der sich Benutzer intuitiv zurechtfinden – das Erste, was sie sehen – sollte auch das Erste sein, worauf Sie bei einer Kontrollraum-Software achten. Anbieter von Verbraucher-Software haben dies schon vor langer Zeit erkannt, und Anbieter von Unternehmenssoftware haben dies nun endlich ebenfalls erkannt. Endnutzer sollten in der Lage sein, mithilfe von Prozessen wie Schritt-für-Schritt-Assistenten problemlos neue Geschäfte anzulegen. Diese Assistenten erfassen alle geschäftsbezogenen Informationen, die die Compliance-Abteilung für die Prüfung, Freigabe und sogar für Audits benötigt. Endnutzer sollten außerdem in der Lage sein, aktive Geschäfte über mehrere Rechtsräume hinweg zu verwalten und zu aktualisieren, wichtige Informationen anzuzeigen und Workflow-Anfragen von einer einzigen, zentralen Plattform aus zu initiieren.
Mitarbeiter im Kontrollraum und Banker im Deal-Team gehören zur Elite ihrer Berufe, und ihre Leistung steht im Mittelpunkt des Interesses. Eine Kontrollraum-Software, die für die Mitarbeiter an vorderster Front intuitiv und einfach zu bedienen ist, sorgt dafür, dass Geschäfte schneller abgewickelt werden und das Risiko für das Unternehmen geringer ist.
2. EINFACHE INTEGRATION
Die einfache Integration ist eine Funktion von Unternehmenssoftware, die allzu leicht und allzu oft übersehen wird. Damit die Software Ihres Kontrollraums ihre Aufgabe wirklich erfüllen kann – nämlich mit maximaler Kapazität zu arbeiten, damit die Teams geschäftskritische Daten prüfen und analysieren sowie potenzielle Konflikte im gesamten Unternehmen aufdecken können –, muss sie mit anderen Unternehmenssystemen verbunden sein. Dazu können das Deal-Management, die Personalabteilung, die Forschung und auch Ihr System zur Überwachung von Mitarbeiterkonflikten gehören. Bei der Implementierung Ihrer neuen Kontrollraum-Software wird die Integration in die vorhandenen Systeme eine der Prioritäten des Lieferantenteams sein.
Bei der Entwicklung der Software wurde auf eine einfache Integration geachtet, damit die Implementierung reibungsloser und schneller verläuft. Darüber hinaus wird dadurch sichergestellt, dass der Datenfluss zuverlässig bleibt, sobald Ihre neue Kontrollraum-Plattform betriebsbereit ist und täglich genutzt wird. Und in einer Zeit, in der Unternehmen für die Durchführung ihrer Kerngeschäftsaktivitäten ebenso auf externe wie auf interne Apps angewiesen sind, können einfache Integrationen bei Kontrollraum-Software den entscheidenden Unterschied ausmachen. Moderne Kontrollraum-Software ist ein Aggregator. Ein Informationszentralisator. Sie führt möglichst viele Handelsdaten an einem Ort zusammen. All dies führt zu einer vereinfachten Erfassung wichtiger Informationen, was wiederum schnellere und sicherere Entscheidungen sowie klarere Erkenntnisse für die Mitarbeiter im Kontrollraum ermöglicht.
3. DER GRÖSSTMÖGLICHE EINBLICK IN MNPI
In einem Finanzunternehmen sind zu jedem Zeitpunkt viele Informationen im Umlauf, die für den Abschluss eines Geschäfts entscheidend sind. Wesentliche nicht öffentliche Informationen. MNPI. Und es gibt keine Garantie dafür, dass diese MNPI ausschließlich aus dem unternehmensinternen Bereich stammen. Sie können genauso gut aus dem öffentlichen Bereich stammen. Aber Sie können nichts verwalten, was Sie nicht kennen, und unabhängig von ihrer Herkunft können nicht erfasste MNPI Geschäfte und den Ruf gefährden.
Den Überblick über all diese Informationen zu behalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben einer Leitstelle. Daher ist eine Software, die Ihrem Team einen möglichst umfassenden Überblick über MNPI bietet, von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einer Plattform, die Einblicke in die öffentliche Seite eines Unternehmens bietet und auf der Deal-Seite über eine unternehmensweite Meldefunktion verfügt, die es Mitarbeitern im gesamten Unternehmen ermöglicht, den Erhalt von MNPI schnell und einfach zu melden. So wird sichergestellt, dass die betreffende Aktivität den Weg in die Leitstelle findet und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden.
4. GEWÄHRLEISTUNG DER DATENINTEGRITÄT UND DATENSICHTBARKEIT
Wenn es um die Sicherung von Kundendaten geht, muss ein Anbieter von Compliance-Software seine Aufgaben im Griff haben. Suchen Sie nach einem Anbieter, der seinen Kunden und Interessenten die Gewissheit gibt, dass alle von ihm verarbeiteten Daten in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden. Dies kann sowohl physische Maßnahmen (wie die Unterbringung der Server in verschlossenen Käfigen in einer bewachten Einrichtung) als auch Netzwerk- und Anwendungsmaßnahmen (wie Defense-in-Depth-Technologie und Single Sign-On) umfassen. Solche Informationen sollten für Interessierte leicht zugänglich sein, unter anderem auf der Website des Unternehmens.
Datenintegrität und Datentransparenz spiegeln auch die Vorstellung wider, dass der Kontrollraum eines Finanzunternehmens der Ort sein muss, an den alle geschäftsbezogenen Daten fließen, um dort organisiert, analysiert und aufgezeichnet zu werden. Und die Mitarbeiter im Kontrollraum sowie die Compliance-Leitung müssen sich darauf verlassen können, dass alles, was diesen Informationsknoten durchläuft, nicht nur für die sofortige Analyse und Geschäftsabwicklung, sondern auch für eine spätere Prüfung zur Verfügung steht. Daher sind eine ordnungsgemäße Datenaufzeichnung und Auftragsverfolgung ein ebenso wichtiges Merkmal wie alle anderen, wenn es um die Auswahl einer Kontrollraum-Software geht. Eine gute Software sollte in der Lage sein, für jedes Änderungs-, Erstellungs- oder Löschereignis ein detailliertes Prüfprotokoll zu führen. Darüber hinaus sollte sie aussagekräftige Managementinformationen zu allen wichtigen Aspekten der Geschäftstätigkeit generieren können, einschließlich Konflikten, Verstößen und Lösungen. Dies gilt für alle Geschäfte, die das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus des Geschäfts abwickelt.
5. Fokus auf Zentralisierung und Rationalisierung
Aus dieser Fähigkeit ergibt sich tatsächlich alles andere, was oben aufgeführt ist. Kontrollräume sind Nervenzentren und zudem sehr geschäftig. Die Software sollte von Grund auf so entwickelt werden, dass sie die Abläufe im Kontrollraum zentralisiert, rationalisiert und so weit wie möglich vereinfacht. Für national und international tätige Finanzunternehmen bedeutet dies, allen Beteiligten – den Mitgliedern des Deal-Teams, den Teams im Kontrollraum und der Compliance-Leitung – eine einzige, global vernetzte Plattform zur Verfügung zu stellen, von der aus sie Deal-Updates vornehmen, Workflow-Anfragen initiieren und wichtige Deal-Informationen und -Daten einsehen können. Die Verwaltung von Beobachtungslisten und Sperrlisten ist eine weitere Aufgabe, die ganz oben auf der To-do-Liste eines Kontrollraums steht. Suchen Sie nach einer Software mit umfassenden Funktionen zur Listenverwaltung, idealerweise mit der Möglichkeit, Einträge bis auf Projektebene und nach Art der erforderlichen Einschränkung zuzuordnen sowie Beobachtungslisten oder Sperrlisten in nachgelagerten Systemen zu veröffentlichen. Für Ihr Finanzunternehmen ist es hervorragend, wenn viele Geschäfte in Bearbeitung sind – solange Ihr Kontrollraum-Team den Überblick über alles behält.
Steve Brown, ein erfahrener Kontrollraum-Mitarbeiter, der gemeinsam mit Star an dem bereits erwähnten, in Kürze erscheinenden E-Book arbeitet, äußerte sich wie folgt dazu, wie sehr sich der Beruf seit seinem Berufseinstieg vor fast 30 Jahren verändert hat und welchen Unterschied Technologie und Automatisierung im Leben eines Kontrollraum-Mitarbeiters gemacht haben: „Es geht darum, Beziehungen und Verhaltensweisen aus einer Überwachungs- und Kontrollperspektive zu verfolgen, unabhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens. Man sucht immer nach Mustern. Und genau hier sind Software und Automatisierung eine echte Hilfe: beim Erkennen von Zusammenhängen und Mustern. Je mehr man weiß, desto einfacher ist es, mehrere Quellen zu überwachen, und desto erfolgreicher ist das Unternehmen.“
