3 façons d'optimiser les formations à la conformité et les logiciels de conformité
Craignez-vous que vos collaborateurs ne tirent pas pleinement parti de votre logiciel de conformité, ce qui les amène à l'utiliser moins souvent et expose ainsi l'entreprise à un risque accru d'infractions à la législation ? Découvrez ici comment tirer le meilleur parti de votre formation au logiciel de conformité et, par là même, de votre logiciel de conformité.
Les formations traditionnelles destinées aux salariés ont généralement un début et une fin bien définis. Une fois que les entreprises ont embauché leurs salariés, ceux-ci suivent quelques cours, puis se chargent des tâches pour lesquelles ils ont été recrutés. Mais dans de nombreux cas, la formation la plus efficace n’a pas de fin. Elle se déroule en continu et aide les collaborateurs à acquérir de nouvelles compétences tout en travaillant. Certaines professions ont adopté cette méthode. Les pilotes, par exemple, ne cessent d’apprendre une fois leur formation initiale terminée. Ils doivent suivre régulièrement des formations tout au long de leur carrière afin de conserver leurs licences.
Les collaborateurs des prestataires de services financiers peuvent bénéficier de structures de formation conçues de manière similaire, notamment en ce qui concerne les logiciels de conformité. Les responsables de la conformité peuvent mettre en place un logiciel aidant les collaborateurs à accomplir plus efficacement leurs tâches de conformité, mais sans une formation adéquate et continue à l’utilisation de la plateforme, celui-ci ne sera probablement qu’un élément frustrant venant s’ajouter à des journées de travail déjà bien remplies. Si l’objectif est de faciliter l’exécution des tâches de conformité par les collaborateurs, vous devez les former régulièrement. Il est peu probable qu’ils puissent mémoriser les détails de toutes les tâches nécessaires à l’issue d’une seule formation intensive, d’autant plus s’ils ne doivent s’acquitter de ces tâches de conformité que plusieurs semaines, voire plusieurs mois plus tard.
DES FORMATIONS SUR LA CONFORMITÉ SUR MESURE, POUR ACCOMPAGNER LES COLLABORATEURS LÀ OÙ ILS EN SONT
Les formations continues sont donc la cléde l'adoption du logiciel. Si vos collaborateurs utilisent correctement votre logiciel de conformité, ils peuvent contribuer à réduire le risque que votre entreprise enfreigne les limites légales. La plateforme STAR intègre des formations continues dans ses processus de travail, de sorte que les collaborateurs puissent consulter, chaque fois qu’ils entament une nouvelle tâche, un guide leur expliquant étape par étape comment l’accomplir. De plus, les responsables de la conformité peuvent prendre certaines mesures pour s’assurer que les formations continues en matière de conformité soient utiles aux collaborateurs :
1. RENDRE L'ENTRAÎNEMENT PLUS VIVANT
La meilleure façon de former les collaborateurs de manière à ce qu'ils retiennent les informations est d'établir un lien pertinent. Montrez-leur comment les plateformes de conformité, les nouvelles réglementations ou tout autre sujet lié à la conformité abordé lors de la formation s'appliquent à leur travail quotidien. Utilisez des exemples tirés de la vie réelle pour rendre les informations que vous transmettez plus faciles à retenir et plus pertinentes. Si les collaborateurs comprennent en quoi les informations qui leur sont transmises leur sont réellement utiles dans leur fonction, ils seront plus enclins à écouter attentivement et à mieux retenir ces informations.
2. ENTRAÎNEZ-VOUS EN PETITS GROUPES ET PAR COURTS INTERVALLES
Les longues sessions de formation réunissant de grands groupes de personnes peuvent s'avérer fatigantes et ennuyeuses. Et lorsque le groupe est composé de collaborateurs aux missions et responsabilités variées, il est probable que tous les éléments de la présentation ne soient pas pertinents pour l'ensemble des participants. L'attention diminue et les collaborateurs risquent de ne plus être en mesure de retenir les informations qui leur sont importantes. Répartis en petits groupes selon leurs domaines d'activité, les collaborateurs peuvent apprendre de manière plus ciblée et plus concrète. Les formations peuvent également être plus courtes, ce qui permet de mieux maintenir l'attention des collaborateurs.
3. UTILISEZ DES SUPPORTS ATTRAYANTS POUR RENDRE LA FORMATION INOUBLIABLE
La formation aux logiciels de conformité ne doit pas nécessairement ressembler à la lecture d'un manuel juridique. Les supports de formation sont bien plus utiles lorsque les collaborateurs peuvent les comprendre facilement et s'y intéresser. Les courtes vidéos, par exemple, constituent un excellent moyen d'encourager la formation. Elles sont rapides, visuelles et présentent un format familier pour les collaborateurs. Les fiches-conseils et les listes de contrôle interactives sont également utiles, car elles donnent aux collaborateurs le sentiment d'être responsables de leur propre formation.
La formation devrait être bien plus qu’une simple case que les collaborateurs doivent cocher avant de pouvoir se consacrer à leur « vrai » travail. Elle devrait consister en des formations continues qui apportent une valeur ajoutée et aident les collaborateurs à accomplir leur travail plus efficacement. Et en matière de logiciels de conformité, une formation continue permet de s'assurer que les collaborateurs s'acquittent de leurs tâches de conformité et contribuent ainsi à éviter que votre entreprise ne se retrouve dans une situation délicate.
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