3 façons d’optimiser la formation à la conformité et les logiciels de conformité
Craignez-vous que vos collaborateurs ne tirent pas pleinement parti de leur logiciel de conformité, ce qui les rend moins enclins à l’utiliser et expose l’entreprise à un risque accru de non-conformité réglementaire ? Voici comment tirer le meilleur parti de votre formation au logiciel de conformité, et ainsi tirer pleinement parti de votre logiciel de conformité.
La formation traditionnelle des employés a tendance à avoir un début et une fin bien définis. Une fois que les entreprises ont intégré les employés, ceux-ci ont suivi certaines formations et ont pris leurs fonctions pour lesquelles ils ont été embauchés. Mais dans de nombreux cas, la formation la plus efficace n’a en réalité pas de fin ; elle est continue et aide les employés à acquérir de nouvelles connaissances au fur et à mesure. Certaines professions adoptent cette méthodologie. Les pilotes, par exemple, ne cessent d’apprendre après leur formation initiale. Ils doivent suivre régulièrement des formations tout au long de leur carrière pour conserver leur licence.
Les employés du secteur des services financiers peuvent bénéficier de structures de formation conçues de manière similaire, notamment en ce qui concerne les logiciels de conformité. Les responsables de la conformité peuvent mettre en place un logiciel pour aider les employés à effectuer les tâches de conformité plus efficacement, mais sans formation adéquate et continue sur la plateforme, cela risque de devenir une source de frustration venant s’ajouter à des journées de travail déjà bien remplies. Si l’objectif est de faciliter l’exécution des tâches de conformité pour les employés, vous devez les former régulièrement. Il est peu probable qu’ils se souviennent des détails sur la manière d’effectuer toutes les tâches nécessaires à l’issue d’une longue session de formation initiale, surtout s’ils n’ont pas réellement besoin d’effectuer ces tâches de conformité avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
ADAPTER LA FORMATION EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ POUR RÉPONDRE AUX BESOINS DES SALARIÉS LÀ OÙ ILS SE TROUVENT
La formation continue est donc essentielle à l’adoption des logiciels, et lorsque vos collaborateurs utilisent réellement votre logiciel de conformité de manière appropriée, ils peuvent contribuer à réduire le risque que votre entreprise enfreigne les limites réglementaires. La plateforme STAR intègre la formation continue dans ses flux de travail, de sorte que chaque fois que les collaborateurs entament une nouvelle tâche, ils peuvent consulter une procédure détaillée qui leur indiquera comment la mener à bien étape par étape. Au-delà de cela, les responsables de la conformité peuvent prendre certaines mesures pour s’assurer que la formation continue en matière de conformité est utile pour les employés :
1. RENDRE LA FORMATION ACCESSIBLE À TOUS
La meilleure façon de former les employés de manière à ce qu’ils retiennent durablement les informations est de créer un lien significatif. Montrez-leur en quoi les plateformes de conformité, les nouvelles réglementations ou tout autre sujet lié à la conformité sur lequel vous les formez s’appliquent à leur travail quotidien. Utilisez des exemples concrets pour rendre les informations que vous souhaitez leur transmettre plus mémorables et pertinentes. Lorsque les employés comprennent en quoi les informations sur lesquelles ils reçoivent une formation leur seront réellement utiles dans leurs fonctions, ils sont plus enclins à écouter attentivement et à mieux les retenir.
2. ENTRAÎNEZ-VOUS EN PETITS GROUPES ET PAR COURTES SÉRIES
Les longues séances de formation réunissant un grand nombre de participants peuvent s’avérer fastidieuses et ennuyeuses. Et si le groupe est composé d’employés aux rôles et responsabilités variés, il est peu probable que l’ensemble du contenu de la présentation soit pertinent pour toutes les personnes présentes. L’attention des employés risque de baisser et ils pourraient ne pas être en mesure de retenir les informations qui leur sont réellement importantes. En formant des groupes plus restreints, répartis par fonction, les employés peuvent apprendre de manière plus ciblée et plus concrète. Les sessions de formation peuvent également être plus courtes, ce qui permet de mieux retenir l’attention des employés.
3. UTILISEZ DES SUPPORTS ATTRAYANTS POUR RENDRE LA FORMATION MÉMORABLE
La formation aux logiciels de conformité ne doit pas donner l’impression de lire un manuel juridique. Les supports de formation seront bien plus utiles si les employés peuvent les comprendre facilement et s’y intéresser. Par exemple, de courtes vidéos peuvent constituer d’excellents supports de formation. Elles sont rapides, visuelles et présentent un format familier pour les employés. Les fiches-conseils et les listes de contrôle interactives sont également utiles ; elles permettent aux employés de se sentir acteurs de leur propre formation.
La formation devrait être bien plus qu’une simple case que les employés doivent cocher avant de pouvoir se consacrer à leur « vrai » travail. Elle devrait consister en des possibilités de formation continue qui leur apportent une valeur ajoutée et les aident à travailler plus efficacement. Et en ce qui concerne les logiciels de conformité, une formation continue peut garantir que les employés s’acquittent de leurs tâches de conformité et contribuent ainsi à éviter à votre entreprise les ennuis avec les autorités réglementaires.
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