5 Schritte für einen einfacheren und unkomplizierteren Zertifizierungsprozess
Die Aufsichtsbehörden nutzen die Abschlussquoten bei der Zertifizierung als groben Maßstab für die Qualität des gesamten Compliance-Programms eines Unternehmens. Gute Zertifizierungsergebnisse sind ein Zeichen dafür, dass die richtigen Prozesse und Technologien zum Einsatz kommen.
Sagen Sie jemandem, dass Sie im Bereich Compliance arbeiten, und Sie werden sehen, wie seine Augen glasig werden. Fangen Sie an, über Ihre Arbeit zu sprechen, und Sie werden feststellen, wie er sich bemüht, ein Gähnen zu unterdrücken. Lassen Sie Fremde doch denken, was sie wollen. Für den Compliance-Beauftragten ist die Kunst und Wissenschaft seiner Arbeit – das Management der ständigen und komplexen Schnittstelle zwischen Menschen, Richtlinien und Vorschriften, um Risiken zu minimieren und den Arbeitsablauf zu optimieren – unendlich faszinierend.
Doch selbst der engagierteste Compliance-Beauftragte fürchtet sich wahrscheinlich vor Zertifizierungen: die Verfolgung der Mitarbeiter von ganz oben bis ganz unten in der Organisationshierarchie, um sie dazu zu bringen, etwas zu tun, was letztendlich keine besonders zeitaufwändige oder mühsame Aufgabe ist. Dennoch leisten die Mitarbeiter Widerstand, und es ist die Aufgabe des Compliance-Beauftragten, dafür zu sorgen, dass auch der allerletzte Mitarbeiter des Unternehmens seine Zertifizierungen fristgerecht abschließt. Die Aufsichtsbehörden wissen das. Sie wissen, dass es schwierig ist, diese Abschlussquote von 100 % zu erreichen. Daher betrachten sie sie als Indikator – als Zeichen dafür, wie das Compliance-Programm insgesamt verwaltet wird: Wenn ein Unternehmen die richtigen Zertifikate erhält, hat es wahrscheinlich auch den Rest seines Compliance-Programms im Griff.
Gute Zertifizierungen zu erhalten bedeutet, den Prozess in den Griff zu bekommen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei. Dank moderner Technologie lässt sich der Zertifizierungsprozess mittlerweile deutlich vereinfachen. Compliance-Software hat sich so weit weiterentwickelt, dass Compliance-Verantwortliche mehr Aufgaben zur Erlangung von Zertifizierungen an untergeordnete Ebenen delegieren können, während sie gleichzeitig einen besseren Überblick über den Gesamtstand der Zertifizierungsquote im Unternehmen behalten. Weitere Informationen zur Auswahl der richtigen Technologie folgen später.
DIE DINGE RICHTIG MACHEN
1. Vorbereitung: Bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor, bereiten Sie sich vor – und bereiten Sie dann noch mehr vor. Wie bei jedem wichtigen Vorhaben lassen sich viele der Dinge, die in einem komplexen Prozess wie dem Zertifizierungsverfahren schiefgehen können, durch eine durchdachte und gründliche Planung vermeiden. Die Zeit, die Sie jetzt in die Vorbereitung investieren, sparen Sie später – und vermeiden so Hektik bei der Behebung von Problemen.
- Änderungen der Richtlinien – Gab es auf regulatorischer Ebene seit der letzten Zertifizierungsrunde Änderungen, die sich auf diese Runde auswirken werden?
- Erkenntnisse – Gibt es auf Unternehmensseite etwas, das Sie angesichts der Ergebnisse der letzten Runde ändern sollten?
- Empfänger überprüfen: eine grundlegende Maßnahme, die oft leicht übersehen wird. Die Überprüfung der Empfänger sorgt dafür, dass spätere Abgleiche einfacher von der Hand gehen.
- Systemaktualisierungen: Es ist nun an der Zeit, gegebenenfalls die Benachrichtigungen, Termine oder die Sprache der Zertifizierung zu aktualisieren.
- Vorabzertifizierungsbenachrichtigung – Es ist nun an der Zeit, den Versand einer Vorabzertifizierungsbenachrichtigung in Betracht zu ziehen. „Es steht bevor. Bereiten Sie sich darauf vor.“
- Mitarbeiterschulung – Sollte niemals unterschätzt werden, insbesondere wenn der Eindruck besteht, dass es schwierig ist, ein Zertifikat zu erwerben. Ziehen Sie Schulungen oder zumindest eine Frage-und-Antwort-Runde in Betracht.
- Maklerunterlagen – Sind Ihre Unterlagen vollständig? Ein reibungsloser Maklerablauf und eine vollständig automatisierte Compliance-Software werden den Zertifizierungsprozess erheblich vereinfachen.
- Allgemeine Sensibilisierung – Wie möchten Sie darauf aufmerksam machen? Eine Erinnerung im Dashboard der Compliance-Plattform? Ein kurzer Beitrag im Büro-TV oder im Unternehmensforum?
- Fälligkeitstermine – Wie weit vor dem gesetzlich vorgeschriebenen Fälligkeitstermin legen Sie den Fälligkeitstermin für Ihr Unternehmen fest ? Manche Menschen fahren in den Urlaub oder sind auf Geschäftsreise und können daher berechtigterweise die Frist für die Bescheinigungen verpassen.
2. Test: Obwohl dieser Schritt als Phase zwei des Zertifizierungsprozesses aufgeführt ist, ist er technisch gesehen immer noch Teil der Vorbereitung auf die eigentliche Zertifizierung. Hier setzen Sie Ihre gesamte durchdachte und gründliche Planung auf kontrollierte und begrenzte Weise in die Praxis um. Die Tests können wesentlich dazu beitragen, Probleme im endgültigen Zertifizierungsprozess zu erkennen.
- Auto – Gehen Sie alle oben genannten Faktoren und Überlegungen durch, planen Sie sie und senden Sie sich die Zertifizierungssequenz zu. Dies ist Ihre erste Gelegenheit, die eigentliche Sendung zu optimieren.
- Compliance-Team: Lassen Sie Ihre übergeordnete Strategie jetzt von weiteren scharfsichtigen und erfahrenen Fachleuten prüfen. Dies ist Ihre zweite Gelegenheit, die Veröffentlichung zu optimieren.
- Kontrollgruppe: Nun geht es um eine Gruppe von Testnutzern: eine kleine Gruppe zuverlässiger Mitarbeiter, die die endgültigen Zertifikate erhalten werden. Damit sollten Sie nun über einen gut eingespielten Ablauf verfügen.
3. Streitfrage: Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht, viele Tests absolviert und eine Unterrichtseinheit so gut wie möglich vorbereitet und durchdacht. Doch selbst die besten Pläne können nicht alles erklären. Sobald die Prüfungsunterlagen veröffentlicht werden, müssen Sie damit rechnen, dass verwirrende Antworten auftauchen.
- Ausstellungsdatum und -zeit – Dies sind der Tag und die Uhrzeit, zu denen Sie die Zertifikate ausstellen, um eine möglichst hohe Rücklaufquote zu erzielen. Liegt dieser Tag in der Nähe eines Feiertags? Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?
- Personalbesetzung – Wie bereits erwähnt, werden Sie nach der Veröffentlichung dieser Zertifikate mit einer hohen Rücklaufquote rechnen müssen. Verfügen Sie über ausreichend Personal, um die unvermeidlichen Anfragen zu bearbeiten?
4. Nachverfolgung: Die Zertifikate sind ausgegeben, es herrscht reges Kommen und Gehen, und da die Leute langsam beginnen, ihre Zertifikate auszufüllen, fällt Ihnen allmählich auf, wer noch keines hat. Vielleicht sind es die üblichen Verdächtigen. Vielleicht sind es die Neuen. Hier sind einige mögliche Motivationsfaktoren, welche auch immer das sein mögen.
- Erinnerungen: Es handelt sich um direkte E-Mail-Erinnerungen. Wie oft versenden Sie diese? Wann reagieren die Zauderer schließlich darauf?
- Wählen Sie verschiedene Kommunikationskanäle: Kommunikation lässt sich nicht nur an E-Mails messen. Nutzen Sie die Dashboards Ihrer Compliance-Software (weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten). Nutzen Sie das unternehmensinterne Fernsehsystem. Telefonieren Sie, wenn es nötig ist. Bei den höchsten Entscheidungsträgern hat sich ein Besuch vor Ort schon oft als erfolgreich erwiesen.
- Escalade: Ab wann kopieren Sie die Manager? Ab wann sperren Sie die Transaktionsberechtigung eines „Dawdlers“?
- Gute Software – Die Compliance-Software kann über Erfolg oder Misserfolg dieser Überwachungsphase im Zertifizierungsprozess entscheiden. Können Sie automatische Erinnerungen einrichten? Können Sie automatische Eskalationspunkte festlegen?
- Spaß und Spiele – Machen Sie einen Wettbewerb daraus. Erstellen Sie doch eine Tabelle, in der die Erledigungsfortschritte der einzelnen Abteilungen festgehalten werden. Setzen Sie für das Gewinnerteam einen Preis aus.
- Verlassen Sie ausgetretene Pfade – Ein Finanzdienstleister war dafür bekannt, seinen Telefon-Notfalldienst, der Teil seines Notfallplans ist, dazu zu nutzen, um Personen anzurufen, die automatisierte Anrufe immer wieder hinauszögerten.
5. Prüfung: Herzlichen Glückwunsch. Sie haben es auf die andere Seite geschafft. Ihre interne Frist ist abgelaufen, auch wenn noch Arbeit zu erledigen ist. Einige Mitarbeiter haben ihre Zertifikate nie abgeschlossen, was das Unternehmen in den Bereich der Verstöße gegen die SEC bringt. Es ist Zeit für einen letzten Endspurt, dann eine Prüfung und schließlich ein Blick in die Zukunft.
- Überprüfen Sie es noch einmal: Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wer die Aufgabe erledigt hat und wer sein Zertifikat noch nicht abgeschlossen hat. Sie haben bereits damit begonnen, die Empfänger zu überprüfen. Nun ist es an der Zeit, diese ursprüngliche Liste noch einmal zu überprüfen.
- Prüfungsergebnisse – Gibt es Ergebnisse, die Sie überprüfen müssen? Bei bestimmten Antworten? Bei bestimmten Punkten, die im Rahmen bestimmter Zertifizierungen behandelt werden mussten? Nicht alle Zertifikate sind gleich.
- Verspätete Einreicher – Die SEC ist sehr besorgt darüber, dass Ihr Unternehmen eine Richtlinie zu Bescheinigungen eingeführt und alles in seiner Macht Stehende getan hat, um gegen verspätete Einreicher vorzugehen, einschließlich der Verhängung von Geldbußen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles dokumentieren. Die richtige Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen (siehe unten).
- An die Zukunft denken – Was hat funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Haben sich bestimmte Ihrer Methoden zur Nachrichtenübermittlung als effektiver erwiesen als andere? Dokumentieren Sie alle Rückmeldungen und halten Sie diese für das nächste Mal griffbereit. Ihre Compliance-Software muss in der Lage sein, Ihnen alle erforderlichen Dokumentationsfunktionen zur Verfügung zu stellen.
DIE RICHTIGE TECHNOLOGIE FÜR DIE COMPLIANCE-
Wirhaben bereits in gewissem Umfang aufden Einsatz von Compliance-Technologie hingewiesen, beispielsweise durch die Nutzung Ihrer Compliance-Plattform zur Durchführung von Aufgaben wie dem Versenden automatisierter Erinnerungs-E-Mails, der Festlegung automatisierter Eskalationspunkte, der Dokumentation Ihrer Ergebnisse usw. Doch neue Technologien können selbst diese revolutionären Funktionen noch weiter verbessern. Diese Technologie sind Dashboards, und sie hat nun endlich Einzug in den Bereich der Finanz-Compliance gehalten.
Dashboards, auch als integrierte Analysen bekannt, sind dynamische Berichtssysteme, die nahezu in Echtzeit arbeiten. Sie ermitteln automatisch wichtige Daten und Zusammenfassungen und stellen diese in einem leicht verständlichen und für die Compliance leicht verwertbaren Format dar, in der Regel über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens. Dashboards halten die Teams effizient auf dem Laufenden – bis hinunter auf eine sehr detaillierte Ebene –, wer im Unternehmen seine Zertifizierungen abgeschlossen hat und wer nicht. Noch transformativer für die Compliance-Teams ist jedoch, dass diese Informationen über dieselbe Dashboard-Technologie – in der Regel wiederum über die bestehende Compliance-Plattform des Unternehmens – auch ganz einfach den Vorgesetzten und Führungskräften zur Verfügung gestellt werden können.
Indem diese kritischen Compliance-Daten den Vorgesetzten auf den unteren Ebenen der Unternehmenshierarchie – oft als „erste Verteidigungslinie“ bezeichnet – zur Verfügung gestellt werden, können Compliance-Verantwortliche einen Teil der grundlegendsten Compliance-Überwachungsaufgaben delegieren, die sie zuvor nur selbst erledigen konnten. Dies entlastet nicht nur das Compliance-Team, sondern hat zudem den Vorteil, dass Führungskräfte, die am nächsten an der Belegschaft stehen, dafür sorgen können, dass wichtige Aufgaben wie Zertifizierungen rechtzeitig erledigt werden. Oder sogar im Voraus, da die Compliance-Abteilung in der Lage ist, die Erledigungsquoten unternehmensweit schnell zu bewerten und Druck auf diejenigen Führungskräfte auszuüben, deren direkte Untergebene ihren Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommen.
Compliance-Dashboards können ebenfalls hilfreich sein, um die Compliance des Unternehmens nachzuweisen. Zusätzlich zu den herkömmlichen Reporting-Tools Ihrer Plattform ermöglichen sie es, den Aufsichtsbehörden auf einfache Weise zu verdeutlichen, inwieweit Sie die Zertifizierungsanforderungen erfüllen und wie Sie diese aufrechterhalten – und zwar auf die modernste und zuverlässigste Art und Weise.
