4 Anzeichen dafür, dass Sie Ihren Kontrollraum automatisieren müssen

Wenn Sie immer noch nicht von den Vorteilen der Automatisierung überzeugt sind oder es in Ihrem Unternehmen mit Skeptikern zu tun haben, kann dieser Blog helfen

Kontrollräume sind das Nervenzentrum eines Finanzunternehmens. Der Knotenpunkt, über den alle geschäftsbezogenen Daten laufen müssen, um organisiert, analysiert und aufgezeichnet zu werden. Doch so wichtig sie für den sicheren und profitablen Betrieb eines Unternehmens auch sind, werden die Kontrollräume in der Regel mit einer minimalen Besetzung betrieben: vielleicht fünf oder sechs Personen, die dafür verantwortlich sind, potenzielle Interessenkonflikte bei Hunderten oder sogar Tausenden von Geschäften unter Kontrolle zu halten, die alle gleichzeitig ablaufen und bei denen sich alle Daten überschneiden.

Sicher und profitabel . Das ist der Haken an der Sache. Die Geschäfte müssen schnell abgewickelt werden, damit sie nicht verloren gehen. Aber Schnelligkeit darf nicht auf Kosten der Sorgfalt gehen: Sie müssen sicherstellen, dass keine internen oder externen Grenzen überschritten werden, die nicht überschritten werden sollten. Das ist der Kampf, den die Teams in den Kontrollräumen jeden Tag ausfechten, vielleicht nur mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten bewaffnet. Aber diesen Krieg des 21. Jahrhunderts mit Waffen des 20. Jahrhunderts zu gewinnen, wird immer schwieriger. Die Regulierung nimmt weltweit zu, immer mehr Geschäfte werden über Grenzen und Handelsblöcke hinweg getätigt, und die Finanzinstitute selbst agieren auf einer immer komplexeren Ebene.

Automatisierung kann helfen. Das versprechen wir. Wenn Sie jedoch noch nicht ganz überzeugt sind oder vielleicht noch ein paar Argumente suchen, die Sie der Unternehmensleitung vorlegen können, dann könnte Ihnen das Folgende helfen.
1. UMSATZSTEIGERUNG
Die Teams im Kontrollraum sind die Elite der Compliance-Welt. Die Mitarbeiter an vorderster Front verfügen in der Regel über mehr Erfahrung als alle anderen in der Abteilung. Ihre Tätigkeit ist hochkarätig und ihre Leistung steht im Mittelpunkt des Interesses der Unternehmensleitung, da der Geschäftsbereich eines Unternehmens traditionell ein wichtiges Profitcenter ist. Auch diese kleine Gruppe steht unter großem Druck, die Geschäfte schnell und sicher abzuwickeln.

Wenn die Fluktuation in Ihrem Kontrollraumteam höher ist, als Sie es gewohnt sind oder als Sie es sich wünschen, kann Automatisierung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Die richtige Kontrollraum-Software ordnet die Flut eingehender Informationen, automatisiert die zeitaufwändigsten und nervenaufreibendsten Aspekte der Verwaltung und ermöglicht es Ihren Leistungsträgern, sich den kognitiv anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen, die sie ohnehin erledigen sollten.

2. VERHÄFTETE VERSTÖSSE
Ein offensichtlicher Punkt, der aber zweifellos ein wenig mehr Zeit zum Nachdenken wert ist. Wenn Sie von den Aufsichtsbehörden immer mehr über Dinge hören, die Sie nicht hören wollen, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Kontrollraum, nun ja, die Kontrolle verloren hat. Und wenn Sie Vertrauen in die Mitarbeiter im Kontrollraum haben, sollten Sie sich überlegen, ob diese nicht zu stark belastet sind, um ihre Arbeit zu erledigen.

Aber selbst wenn sie nicht überfordert zu sein scheinen, könnte es sein, dass das manuelle oder halbmanuelle „System“ im Kontrollraum ihnen nicht die Informationen liefert, die sie in der richtigen Form benötigen, um das zu tun, was sie tun müssen. Größere Unternehmen verfügen über eine Fülle von verzweigten Geschäftsdaten, die gebündelt und katalogisiert werden müssen. Aber auch kleinere Unternehmen müssen die Beobachtungs- und Sperrlisten genau im Auge behalten. Kontrollraum-Software ist nicht mehr nur etwas für die großen Investmentbanken.

3. WENIGER ABGESCHLOSSENE GESCHÄFTE
Auch hier gilt: Für eine große Bank oder ein ähnlich großes Finanzinstitut kann das Geschäft ein bedeutendes Gewinnzentrum sein. Geschäfte müssen sorgfältig, aber auch zügig abgewickelt werden. Ihre Deal-Teams stehen höchstwahrscheinlich im Wettbewerb mit Deal-Teams anderer Unternehmen – alle arbeiten unter Zeitdruck, um das beste Geschäft für einen Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens oder vielleicht sogar so schnell wie möglich abzuschließen.

Da die Uhr für das Deal-Team tickt, tickt sie auch für das Kontrollraum-Team. Eine gute Kontrollraum-Software entlastet Ihr Kontrollraum-Team nicht nur vom größten Teil des manuellen Aufwands beim Sortieren der vorliegenden Fakten, sondern liefert auch ein möglichst vollständiges Bild der Situation. Wenn Ihr Unternehmen also einen Rückgang bei der Zahl der erfolgreich abgeschlossenen Geschäfte verzeichnet, könnte die richtige Software das Blatt wenden.

4. UNGEWÖHNLICH SCHMERZHAFTE AUDITS
Audits oder behördliche Prüfungen sind sicherlich nie ein willkommenes Ereignis, aber sie müssen nicht unbedingt die Qualen sein, die sie manchmal darstellen. Ein umfassendes Prüf- und Berichtspaket ist ein wesentlicher Bestandteil jeder guten Kontrollraum-Software. Eine solche Suite führt einen detaillierten Prüfpfad für jedes Erstellungs-, Änderungs- oder Löschungsereignis in einem Geschäftsvorgang. Sie generiert aussagekräftige Managementinformationen und aufschlussreiche Analysen zu jedem wichtigen Aspekt der Geschäftsaktivitäten, einschließlich Konflikten, Verstößen und Lösungen.

Und es ist zu jedem Zeitpunkt des Geschäftslebenszyklus jederzeit prüfungsbereit. Diese Fähigkeit würde sowohl für interne als auch für externe Audits gelten. Kontrollraum-Software mit guten Aufzeichnungskapazitäten kann den Mitarbeitern des Kontrollraums zudem mehr Sicherheit geben, d. h. die Möglichkeit, die Einzelheiten der Abwicklung eines Geschäfts nachzuvollziehen, kann nicht nur Aufschluss darüber geben, ob ein Auftrag schlecht ausgeführt wurde, sondern auch darüber, ob er gut ausgeführt wurde.