4 signes indiquant que vous devez automatiser votre salle de contrôle
Si vous n'êtes toujours pas convaincu des avantages de l'automatisation ou si vous devez faire face à des sceptiques au sein de votre entreprise, cet article de blog pourrait vous aider
Les salles de contrôle constituent le centre névralgique d’une entreprise financière. C’est le carrefour par lequel toutes les données commerciales doivent passer pour être classées, analysées et enregistrées. Mais aussi essentielles soient-elles au bon fonctionnement et à la rentabilité d’une entreprise, les salles de contrôle fonctionnent généralement avec un effectif réduit : peut-être cinq ou six personnes chargées de maîtriser les conflits d’intérêts potentiels liés à des centaines, voire des milliers de transactions qui se déroulent simultanément et dont toutes les données s’entrecroisent.
Sûr et rentable . C’est là tout le problème. Les transactions doivent être traitées rapidement pour ne pas être perdues. Mais la rapidité ne doit pas se faire au détriment de la rigueur : il faut s’assurer qu’aucune limite interne ou externe ne soit franchie à tort. C'est le combat que mènent chaque jour les équipes dans les salles de contrôle, armées peut-être uniquement de tableurs et de chaînes d'e-mails. Mais il devient de plus en plus difficile de gagner cette guerre du XXIe siècle avec des armes du XXe siècle. La réglementation s'intensifie à l'échelle mondiale, de plus en plus de transactions sont effectuées au-delà des frontières et des blocs commerciaux, et les établissements financiers eux-mêmes opèrent à un niveau de plus en plus complexe.
L'automatisation peut vous aider. C'est ce que nous vous promettons. Mais si vous n'êtes pas encore tout à fait convaincu ou si vous cherchez peut-être encore quelques arguments à présenter à la direction, ce qui suit pourrait vous aider.
1. AUGMENTATION DU CHIFFRE D'AFFAIRES
Les équipes de la salle de contrôle constituent l'élite du monde de la conformité. Les collaborateurs en première ligne ont généralement plus d’expérience que tous les autres membres du service. Leur poste est très prestigieux et leurs performances sont au centre de l’attention de la direction, car le volet commercial d’une entreprise constitue traditionnellement un centre de profit important. Ce petit groupe est également soumis à une forte pression pour mener à bien les opérations rapidement et en toute sécurité.
Si le taux de rotation au sein de votre équipe de salle de contrôle est plus élevé que ce à quoi vous êtes habitué ou que ce que vous souhaiteriez, l'automatisation peut faire toute la différence. Un logiciel de salle de contrôle adapté permet d'organiser le flux d'informations entrantes, d'automatiser les tâches administratives les plus chronophages et les plus stressantes, et de permettre à vos meilleurs éléments de se consacrer aux tâches les plus exigeantes sur le plan cognitif, celles auxquelles ils devraient de toute façon s'atteler.
2. AUGMENTATION DES INFRACTIONS
Un point qui semble évident, mais qui mérite sans aucun doute qu’on s’y attarde un peu plus. Si les autorités de contrôle vous font de plus en plus souvent part de choses que vous ne souhaitez pas entendre, cela pourrait indiquer que votre salle de contrôle a, disons, perdu le contrôle. Et si vous faites confiance aux collaborateurs de la salle de contrôle, vous devriez vous demander s’ils ne sont pas trop surchargés pour accomplir leur travail.
Mais même s’ils ne semblent pas débordés, il se peut que le « système » manuel ou semi-manuel de la salle de contrôle ne leur fournisse pas les informations dont ils ont besoin, sous la forme adéquate, pour accomplir leurs tâches. Les grandes entreprises disposent d’une multitude de données commerciales disparates qui doivent être regroupées et cataloguées. Mais même les petites entreprises doivent surveiller de près les listes de surveillance et d'exclusion. Les logiciels de salle de contrôle ne sont plus l'apanage des grandes banques d'investissement.
3. MOINS DE TRANSACTIONS CONCLUES
Ici aussi, le principe est le même : pour une grande banque ou un établissement financier de taille comparable, cette activité peut constituer un important centre de profit. Les transactions doivent être menées avec rigueur, mais aussi rapidement. Vos équipes chargées des transactions sont très probablement en concurrence avec celles d’autres entreprises – toutes travaillent contre la montre pour conclure la meilleure transaction possible pour un client dans un délai donné, voire le plus rapidement possible.
Si le temps presse pour l'équipe chargée des transactions, il en va de même pour l'équipe de la salle de contrôle. Un bon logiciel de salle de contrôle permet non seulement à votre équipe de se décharger de la majeure partie du travail manuel lié au tri des données disponibles, mais il offre également une vision aussi complète que possible de la situation. Ainsi, si votre entreprise enregistre une baisse du nombre de transactions conclues avec succès, un logiciel adapté pourrait bien renverser la tendance.
4. DES AUDITS EXTRÊMEMENT DOULEUREUX
Les audits ou contrôles administratifs ne sont certes jamais les bienvenus, mais ils ne doivent pas nécessairement être les calvaires qu’ils sont parfois. Un ensemble complet de fonctionnalités d’audit et de reporting est un élément essentiel de tout bon logiciel de salle de contrôle. Une telle suite conserve une piste d'audit détaillée pour chaque opération de création, de modification ou de suppression d'une transaction. Elle génère des informations de gestion pertinentes et des analyses éclairantes sur chaque aspect important des activités de l'entreprise, y compris les conflits, les infractions et les solutions.
Et il est prêt à être contrôlé à tout moment du cycle de vie de la transaction. Cette capacité s'appliquerait aussi bien aux audits internes qu'aux audits externes. Un logiciel de salle de contrôle doté de bonnes capacités d'enregistrement peut également apporter davantage de sécurité aux collaborateurs de la salle de contrôle : en effet, la possibilité de retracer les détails du déroulement d'une opération permet non seulement de déterminer si une tâche a été mal exécutée, mais aussi de constater qu'elle a été bien exécutée.
